دليل تنظيم الوقت.. ملامحه وطرق إنشائه

ما لم يكن دليل تنظيم الوقت واقعيًا فلن يعرف سبيل النجاح، ومعنى كون الدليل واقعيًا أن تكون أهدافه منطقية، وأن تكون قادرًا على تحقيقها. صحيح أن الطموح قد يغريك وأنت تضع جدولًا أو مخططًا لأيامك وأوقاتك لكن اعلم أن الأهداف الكبيرة التي لا يمكنك تحقيقها سوف تصيبك بنوع من الإحباط.

لذلك عليك الموازنة عند وضع دليل تنظيم الوقت الخاص بك بين الطموح من جهة والواقعية من جهة أخرى، بمعنى أنه من الواجب أن تصل بطموحك إلى آخر حدود الممكن/ الواقع بالنسبة لك.

وطبيعي أن تعمد إلى التعديل في دليل تنظيم الوقت الخاص بك كلما كانت الفرصة مناسبة لذلك، أو كلما دعت الحاجة لذلك، ومؤكد أنه من الجيد أن ترقي جدولك وتجعله أكثر طموحًا كلما كنت أقدر على إدارة جدولك على النحو الجيد.

دليل تنظيم الوقت

ويوضح «رواد الأعمال» بعض ملامح دليل تنظيم الوقت، وذلك على النحو التالي..

• تحديد الأهداف بشكل صحيح

عند تأسيس دليل تنظيم الوقت يجب أن تضع أهدافًا قابلة للتحقيق والقياس. واستخدم طريقة SMART عند تحديد الأهداف.

في الأساس تأكد من أن الأهداف التي تحددها قابلة للقياس والتحقيق وذات صلة وفي الوقت المناسب.

• ترتيب الأولويات بحكمة

حدد -عند إرساء ملامح دليل تنظيم الوقت الخاص بك- أولويات المهام بناءً على الأهمية ومدى ضروريتها.

على سبيل المثال: انظر إلى مهامك اليومية وحدد ما يلي:

-مهمة وعاجلة: عليك تأدية هذه المهام على الفور.

-مهمة ولكن ليست عاجلة: قرر متى تؤدي هذه المهام.

عاجلة لكن غير مهمة: عليك تفويض هذه المهام إن أمكن.

ليست عاجلة وليست مهمة: ضع هذه المهام جانبًا لتفعلها لاحقًا.

اقرأ أيضًا: استثمار الوقت.. أوقف هدر حياتك

• وضع الحدود الزمنية

يساعدك تحديد قيود الوقت لإكمال المهام في أن تكون أكثر تركيزًا وفعالية. إن بذل الجهد الإضافي الصغير حتى تحدد مقدار الوقت الذي تحتاجه لتخصيصه لكل مهمة يمكن أن يساعدك أيضًا في التعرف على المشكلات المحتملة قبل ظهورها. بهذه الطريقة يمكنك وضع خطط للتعامل معهم.

على سبيل المثال: افترض أنك بحاجة إلى كتابة خمس مراجعات في الوقت المناسب للاجتماع. ومع ذلك فأنت تدرك أنك ستتمكن فقط من إنجاز أربع منهم في الوقت المتبقي قبل الاجتماع. إذا أدركت هذه الحقيقة في وقت مبكر فقد تتمكن بسهولة من تفويض كتابة إحدى المراجعات إلى شخص آخر.

ورغم ذلك إذا لم تنجز هذه العملية قبل ذلك فربما ينتهي بك الأمر إلى عدم إدراك مشكلة الوقت حتى ساعة واحدة فقط قبل الاجتماع. في هذه المرحلة قد يكون من الصعب جدًا العثور على شخص ما لتفويض إحدى المراجعات له.

• أخذ استراحة بين المهام

عند أداء الكثير من المهام دون استراحة يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك. خذ بعض الوقت بين المهام لتصفية ذهنك وتجديد نشاطك. فكر في الحصول على قيلولة قصيرة أو الذهاب في نزهة قصيرة أو التأمل. لا تنس هذا عند وضع دليل تنظيم الوقت الخاص بك.

اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت للمدير الجديد.. مفتاح نجاح الشركات

• التفويض والتنظيم الذاتي

استخدم التقويم الخاص بك لإدارة الوقت على المدى الطويل. اكتب المواعيد النهائية للمشاريع أو المهام التي تشكل جزءًا من إكمال المشروع ككل.

فكر أيضًا في الأيام التي قد يكون من الأفضل تكريسها لمهام محددة. على سبيل المثال: قد تحتاج إلى التخطيط لاجتماع لمناقشة التدفق النقدي في يوم تعرف فيه أن المدير المالي للشركة متاح.

• إزالة المهام/ الأنشطة غير الأساسية

من المهم، عند وضع دليل تنظيم الوقت الخاص بك، إزالة الأنشطة أو المهام الزائدة. حدد ما هو مهم وما يستحق وقتك. تؤدي إزالة المهام / الأنشطة غير الأساسية إلى توفير المزيد من وقتك لإنفاقه على أشياء مهمة حقًا.

• التخطيط للمستقبل

تأكد من أن تبدأ كل يوم بفكرة واضحة عما عليك فعله في ذلك اليوم. ضع في اعتبارك أن تجعل من المعتاد، في نهاية كل يوم عمل، المضي قدمًا وكتابة قائمة “المهام” ليوم العمل التالي. بهذه الطريقة يمكنك الركض في صباح اليوم التالي.

اقرأ أيضًا:

ترتيب المهام الأسبوعية.. طرق لتحقيق الإنتاجية

هل يضيع وقتك في الاجتماعات؟

متى يفشل جدول تنظيم الوقت؟

أهمية الوقت للموظف الجديد.. نقاط مفصلية

أشهر مضيعات الوقت.. ما الذي يهدر حياتك؟