ليس بإمكانك معرفة إجابة السؤال: متى يفشل جدول تنظيم الوقت؟ إلا إذا اتبعت خطوتين، الأولى: مراجعة طريقة تنظيم وقتك ذاتها؛ أي المنهجية التي تتبعها في ذلك، والثانية: مراجعة الجدول، فربما يكون جدولك غير واقعي، أو عبارة عن مجموعة من الأمنيات.
هذا المحوران قادران على أن يمدانك بإجابة صحيحة عن السؤال: متى يفشل جدول تنظيم الوقت؟ لكن لا ينبغي أن تيأس إن فشلت في تنظيم وقتك من قبل؛ فالمهم أن تعود إلى المسار الصحيح.
متى يفشل جدول تنظيم الوقت؟
ويحاول «رواد الأعمال» الإجابة عن سؤال: متى يفشل جدول تنظيم الوقت؟ وذلك على النحو التالي..
-
التخطيط بالتمني
إذا كان جدولك عبارة عن قائمة أمنيات فلست بحاجة عندئذ لطرح السؤال: متى يفشل جدول تنظيم الوقت؟ لأنه سيفشل بالفعل، فطالما أنك لم تعالج أبدًا هذا الكم الهائل من العمل من قبل فلماذا سيكون اليوم أو هذا الأسبوع مختلفًا؟ تمثل قائمة الرغبات ما ترغب في تحقيقه ولكن ليس ما ستحققه.
-
لا يوجد وقت رد الفعل
حتى الأشخاص الذين يتمتعون بفاعلية كبيرة في التخطيط والجدولة يجب أن يتفاعلوا مع ما يصل إلى 20% من المهام التي لم يتمكنوا من توقعها.
إنهم يعلمون أنه سيكون هناك 20% من المهام تتطلب اتخاذ إجراء لكنهم غير متأكدين من طبيعة تلك المهام المحددة. تخيل تأثير هذا إذا كان المكون التفاعلي لدورك هو 30% أو 40% أو حتى 50%.
اقرأ أيضًا: أهمية الوقت للموظف الجديد.. نقاط مفصلية
-
الانقطاعات
يتعين على معظمنا التعامل مع شكل من أشكال الانقطاعات في العمل. إذا كنا نعمل على مهمة معقدة بشكل معقول فإن الانقطاعات تكون ضارة بالإنتاجية بسبب قطع حبل تفكيرنا أو تركيزنا. يجب أن يكون هناك نهج مدروس إما لإدارة أو التخطيط للانقطاعات، وإلا فقد تكون هذه حالة من الحالات التي تصلح كإجابة عن سؤال: متى يفشل جدول تنظيم الوقت؟
-
تسلسل غير صحيح
إذا كان تسلسل بعض المهام في الترتيب خاطئًا أو أنه لا يمكن إكمالها في الوقت المتوقع أو أن الإجراء قد فات أوانها يتأثر التقدم سلبًا. وعندها ستكون قد عرفت عمليًا متى يفشل جدول تنظيم الوقت؟
- عدم تصديق أنه يمكنك متابعة الجدول
إذا كنت لا تعتقد أنه يمكنك إكمال كل ما هو مدرج في الجدول الزمني فلن توجد علاقة عاطفية لتحقيق ذلك، ومن ثم لن تحققها. أنت تجدول الأنشطة لأنك تعرف بشكل بديهي أنه يجب عليك فعل ذلك، ولكن ذلك غير مصحوب بالمستويات اللازمة من التصميم أو الاقتناع.
اقرأ أيضًا: أشهر مضيعات الوقت.. ما الذي يهدر حياتك؟
-
إعطاء الأولوية للآخرين
بينما يكون الجدول قيد التنفيذ فإنك تستمر في عدم تنفيذ المهام عندما يحين موعدها وإعطاء الأولوية للمهام الأخرى. قد يكون هذا بسبب صعوبة إكمال المهام في الجدول، فهي ليست الأنشطة التي تحب أداءها أو أنها مجرد مهام خاطئة.
-
الاستمرار في إعادة الجدولة
عندما يحين وقت تنفيذ مهام محددة تستمر في إعادة جدولتها إلى تاريخ لاحق -أتراك مضطرًا لطرح السؤال: متى يفشل جدول تنظيم الوقت؟ بعد الآن- تجعل التكنولوجيا ذلك أمرًا سهلًا للغاية إذا كان جدولك موجودًا في تقويم البريد الإلكتروني الخاص بك ولكن جدولك غير مفيد بشكل أساسي إذا واصلت فعل ذلك بشكل متكرر.
التبرير الذي يتم تقديمه أحيانًا لعدم تنفيذ الجدول الزمني يرجع إلى بيئة الأعمال. سيكون هناك شكل من أشكال “إننا مشغولون للغاية بحيث لا يمكننا التخطيط بفعالية، فعملاؤنا يطالبون بشدة لدرجة أننا بحاجة إلى الاستجابة بشكل عاجل للبقاء قادرين على المنافسة، وأولويات مديري المتغيرة دائمًا وما إلى ذلك”.
كل هذه التفسيرات يمكن أن تكون صحيحة جزئيًا إلى حد ما -وقد تصلح كإجابة عن سؤال متى يفشل جدول تنظيم الوقت؟- لكنها هي أيضًا أشكال من الأعذار؛ لأن مفتاح الجدول الزمني الناجح هو بناؤه على أساس البيئة. خلاف ذلك سيكون غير فعال.
اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت للمدير الجديد.. مفتاح نجاح الشركات
ماذا تفعل؟
وطالما أنك قد عرفت الآن متى يفشل جدول تنظيم الوقت؟ فيجب أن تعرف الطرق التي تجنبك هذا الفشل، وهذه خمسة خطوات يجب اتباعها لتحسين دقة جدولك الزمني:
-
الخطة الأسبوعية
كحد أدنى تحتاج إلى خطة أسبوعية تضع في الاعتبار كل ما يجب إكماله للأسبوع القادم. من الناحية المثالية سيكون لديك أيضًا أهداف أو أهداف شهرية يجب أن تعكسها الخطة الأسبوعية.
-
استباقي وتفاعلي
يجب أن يأخذ الجدول في الاعتبار المهام التي تجدولها لإكمالها بشكل استباقي بالإضافة إلى النسبة المئوية للوقت الذي تحتاج إلى تخصيصه للمهام التي تحتاج إلى الرد عليها.
-
المهام المتكررة
ستكون هناك مهام متكررة يمكنك جدولتها في العمل. ستنشئ روتينًا عندما تجدول مهامك المتكررة وتنفذها بشكل متكرر.
-
الالتزام
الجدول الزمني لن يحدث ما لم تلتزم بتحقيقه. سترى قيمة به بمجرد أن تتمكن من تحقيقه بشكل فعال.
عليك أن تختار طريقة عملك. إن مدى قدرتك على الجدولة يحدد ما إذا كنت ستتعامل مع رد الفعل، أو مفرط في الالتزام، أو متحكمًا. ضع إيقاعًا لمساعدتك في أداء أفضل أعمالك باستمرار.
اقرأ أيضًا:
استثمار الوقت.. أوقف هدر حياتك
الاستعانة بالتقويم لتنظيم الوقت.. كيف يكون؟
فوائد تنظيم الوقت.. 8 مكاسب حقيقية
جدول تنظيم الوقت اليومي.. أهميته وكيفية إعداده
