هل يضيع وقتك في الاجتماعات؟ قد تفاجأ عندما يطرح عليك هذا السؤال، وقد لا تتصور أن هناك وقتًا يُهدر في الاجتماعات أصلًا، أليست الاجتماعات من صميم العمل؟! لكن الواقع أن وقتًا كثيرًا يهدر في هذه الجلسات، وأغلبها غير مهم على الإطلاق.
وجدت دراسة حديثة أن بدء الاجتماعات كان التحدي الأكثر شيوعًا في الاجتماع. يُضيع ما يزيد على 50% من مستخدمي مؤتمرات الفيديو ما يقرب من 10 دقائق لكل اجتماع في إعداد الاجتماع. عندما لا تبدأ في الوقت المحدد تفقد وقت المناقشة وتركيز المجموعة التي جمعتها. ألا ترى أنه من المنطقي طرح السؤال: هل يضيع وقتك في الاجتماعات؟
واستطلعت دراسة أجرتها جامعة نورث كارولينا آراء 182 من كبار المديرين في مختلف الصناعات حول اجتماعاتهم وأظهرت النتائج ما يلي:
-وجد 71% منهم أن اجتماعاتهم غير مثمرة وغير فعالة.
-قال 65% إن الاجتماعات تمنعهم من إكمال عملهم.
هذه نسبة كبيرة من كبار المديرين الذين يجدون الاجتماعات مضايقات لا تقدم قيمة. في الواقع تشير التقديرات إلى أن الاجتماعات غير المنتجة تكلف الشركات ما يصل إلى 37 مليار دولار سنويًا. ومن ثم ليست الاجتماعات (غير المفيدة) مضيعة للوقت فحسب ولكنها هدر للمال أيضًا.
اقرأ أيضًا: أشهر مضيعات الوقت.. ما الذي يهدر حياتك؟
هل يضيع وقتك في الاجتماعات؟
وطالما أنك وحدك القادر على إجابة السؤال: هل يضيع وقتك في الاجتماعات؟ فسوف يوضح «رواد الأعمال» بعض الطرق التي تساعد في تقليل الوقت المهدر في الاجتماعات، وذلك على النحو التالي..
-
تحديد مدير للاجتماع
من المهم وجود شخص معين مسؤول عن وضع جدول الأعمال والحفاظ على الاجتماع في المسار الصحيح.
يمكن لقائد الاجتماع تحريك المناقشة وعدم السماح لها بالتورط في أحاديث لا طائل من ورائها.
-
وضع جدول أعمال
يجب أن يكون لكل اجتماع جدول أعمال يتم تحديده مسبقًا، هذا مهم إذا كنت تسأل: هل يضيع وقتك في الاجتماعات؟ وكيف تتجنب ذلك؟، هذا يضمن أن يعرف الجميع ما ستكون عليه مواضيع المناقشة أو المقاييس.
يُعتبر إعداد جدول أعمالك سريعًا طريقة رائعة لإضاعة وقت موظفيك؛ لذلك لا تفعل ذلك. يساعد وجود قائد للاجتماع أيضًا في ضمان أن يكون لديك هدف ونية وراء كل اجتماع.
اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت للمدير الجديد.. مفتاح نجاح الشركات
-
تعيين الحدود الزمنية
إذا قمت بجدولة اجتماع مدته ساعة واحدة فاحرص على عقد اجتماع لمدة ساعة واحدة. إذا كانت اجتماعاتك تتجاوز الوقت المحدد بانتظام فمن المحتمل أنك لا تديرها بكفاءة. حدد عددًا محددًا من الدقائق لكل نقطة نقاش والتزم بهذا الحد.
-
دعوة الأشخاص المناسبين للاجتماع
في كثير من الأحيان تعقد شركة ما اجتماعًا على مستوى القسم ولكن يجب على بعض الفرق المشاركة فيه بينما لا تتم مناقشة أي شيء ذي صلة بهم.
فمن شأن هذا أن يهدر وقت هؤلاء الناس ويأخذهم بعيدًا عن العمل الذي ينبغي عليهم أداؤه.
اقرأ أيضًا: استثمار الوقت.. أوقف هدر حياتك
-
تنظيم الاجتماع
ضمن موضوعات جدول أعمالك يجب عليك هيكلة كيفية تقدم الاجتماع. على سبيل المثال: بالنسبة لموضوع معين قد ترغب في تقديم نظرة عامة على الموقف، وتصفح أي بيانات، وإجراء مناقشة، ثم اتخاذ القرارات.
إن تنظيم الاجتماعات على هذا النحو سيقلل من حضور الأشخاص، وإذا كانت هناك حدود زمنية لكل خطوة فسيكون لديك اجتماع مثمر في الوقت المناسب. وهكذا لن تعرف هل يضيع وقتك في الاجتماعات؟ ولكنك ستعرف كيف تتغلب على ذلك في حال حدوثه.
-
البرامج للاجتماعات عن بعد
لن يؤدي ذلك إلى إبقاء موظفيك عن بُعد أكثر تفاعلًا فحسب بل إنه أيضًا أقل تكلفة بنسبة 60% من وجود جميع الموظفين في المكتب للاجتماع.
تعمل برامج مؤتمرات الفيديو على ربط فرقك عن بُعد وداخل المكتب بشكل فعال، وستزيد من سهولة التعاون والعمل الجيد الذي يتم إنشاؤه بواسطة الفرق.
اقرأ أيضًا: الاستعانة بالتقويم لتنظيم الوقت.. كيف يكون؟
-
التركيز على ما هو ضروري
غالبًا ما تعقد الشركات عددًا قليلًا من الاجتماعات الأسبوعية بغض النظر عما إذا كانت هناك موضوعات مناقشة كافية لملء الوقت أم لا.
إذا وجدت أن المعلومات التي سيتم تقديمها في اجتماع يمكن إرسالها بالبريد الإلكتروني بسهولة إلى الأشخاص بدلًا من ذلك، فأرسلها بالبريد الإلكتروني! قم بإلغاء الاجتماعات المتكررة إذا لم تكن مفيدة.
-
تدوين الملاحظات
في كثير من الأحيان لا نشعر برغبة في تدوين الملاحظات على شيء ما لأننا نفترض أننا سنتذكره لاحقًا. ثم يأتي “لاحقًا” وتلك المعلومات ضاعت في الأثير ولن نسمع عنها مرة أخرى.
اطلب من شخص ما، طالما أنك تريد أن تعرف هل يضيع وقتك في الاجتماعات؟ وتتغلب على ذلك، تدوين ملاحظات الاجتماع وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى الحاضرين بعد ذلك. يتحرك عالم الأعمال بسرعة ولا توجد سوى مساحة كبيرة في أدمغتنا لتخزين المعلومات. امنح الجميع استراحة من خلال توثيق اجتماعاتك. بهذه الطرق لن تكون عرفت هل يضيع وقتك في الاجتماعات؟ ولكن ستكون عرفت الطرق اللازمة للتغلب على ذلك.
اقرأ أيضًا:
فوائد تنظيم الوقت.. 8 مكاسب حقيقية
جدول تنظيم الوقت اليومي.. أهميته وكيفية إعداده
عوامل تنظيم الوقت.. كيف تدير أيامك؟
التغلب على التسويف.. خطوات مجربة
