لا شك أن تحديد أولويات العمل واحدة من أقدم المشاكل في مكان العمل، لا سيما في ظل المزيد من المهام التي يجب القيام بها يوميًا، ورسائل البريد الإلكتروني التي لا تتوقف، والتوقعات التي ربما تفوق طاقتك وإمكانياتك.
وعلى الرغم من ذلك فإن تحديد أولويات العمل يمكن أن يغيّر حياتك، فمعرفة أولوياتك تقلل التوتر وتساعدك في التركيز، كما يمكن أن تحسن من الإنتاجية وطرق إدارة الوقت، بل تساعد في تحقيق التوازن بين العمل والحياة؛ من خلال إنشاء حدود أفضل ليوم عملك.
وبمجرد أن تعرف طرق تحديد أولويات العمل فإنك تدرك أن الكثير من العمل الذي شعرت بأنه عاجل لا يحتاج حقًا إلى اهتمامك الفوري، وأن هناك ما هو أجدى منه وأهم.
ولكن في حين أن عناصر تحديد أولويات العمل بسيطة (أي معرفة المهام التي يجب القيام بها وترتيبها حسب الأهمية)، إلا أنها بعيدة كل البعد عن كونها تمرينًا بسيطًا.
اقرأ أيضًا: الروتين الصباحي.. كيف تستعد للعمل؟
استراتيجيات تحديد أولويات العمل
ويرصد «رواد الأعمال» بعض الاستراتيجيات التي تساعد في تحديد أولويات العمل، وذلك على النحو التالي..
قائمة المهام العامة
يأتي التحديد الفعّال للأولويات من فهم النطاق الكامل لما تحتاج إلى إنجازه، حتى المهام العادية يجب تدوينها والنظر فيها. فلمنح نفسك صورة كاملة من الجيد تضمين كل من المهام الشخصية ومهام يوم العمل في قائمة مهام واحدة.
ويجب أن يتم التقاط كل شيء؛ فبمجرد تدوين كل شيء يتم تحديد أولويات العمل عادةً وفقًا لأهمية كل مهمة ومدى كونها عاجلة وملحة ومدتها والمكافأة التي تتوخى الحصول عليها من خلال النهوض بهذه المهمة بالذات.
-
تحديد المهم بناءً على الأهداف
على الرغم من أنها قد تبدو استراتيجية فورية لإدارة الوقت إلا أن تحديد أولويات العمل يعد أمرًا أساسيًا في تحقيق الأهداف طويلة المدى؛ إذ يساعدك فهم ما تعمل من أجله حقًا في تحديد المهام الأكثر صلة بهذه النتائج المستقبلية.
وقد يكون من المفيد في تحديد أولويات العمل تقسيم هذه الأهداف الكبيرة إلى أهداف أصغر مرتبطة بالوقت، فعلى سبيل المثال: يمكن تفكيك الهدف السنوي إلى قوائم مهام شهرية، والتي تؤدي بعد ذلك إلى مهام أسبوعية وأولويات يومية وما إلى ذلك.
ويُعتبر هذا التفكير الشامل أمرًا حيويًا في تحديد أولويات العمل بشكل فعال: من المفاهيم الخاطئة الشائعة أن الانشغال يعني التقدم. ومع ذلك فإن ملء يومك بالمهام التي ليس لها تأثير في هدف نهائي هو إهدار للوقت. عليك أن تكون صريحًا مع نفسك بشأن القيمة الدائمة لكل مهمة، ودائمًا ضع الهدف النهائي في الاعتبار.
اقرأ أيضًا: تنظيم جدول المهام اليومي.. كيف يُمكن ذلك؟
-
معرفة ما هو عاجل حقًا
إذا أردت أن تعرف كيفية تحديد أولويات العمل فيجب أن توفر قائمة المهام الخاصة بك رؤية كاملة للمواعيد النهائية؛ ما يساعدك في تحديد المهام التي يجب إكمالها على الفور والتخطيط مسبقًا وفقًا للمواعيد النهائية المستقبلية.
من المهم أيضًا تحديد مواعيد نهائية حتى عندما لا تكون مطلوبة رسميًا؛ خلافًا لذلك سوف تستمر في تأجيل المهام المهمة لمجرد أنها ليست حساسة للوقت. ويمكن أن تكون هذه الاستراتيجية مفيدة أيضًا في زيادة الإنتاجية وتقليل التسويف كذلك.
-
منهجية المهام الأكثر أهمية
اقترح رجل الأعمال والمؤلف ستيفن كوفي في كتابه “العادات السبع للأشخاص ذوي الكفاءة العالية” عام 1989 تصنيف المهام (ومن ثم ترتيبها حسب الأولوية) وفقًا للأهمية والإلحاح.
- عاجل ومهم: يجب القيام بهذه المهام أولًا.
- مهم ولكن ليس عاجلًا: خصص وقتًا في التقويم لإنجاز ذلك دون مقاطعة.
- عاجل لكن غير مهم: مندوب. مندوب. مندوب.
- ليست عاجلة أو مهمة: أزلها من قائمة مهامك.
ولكن هناك استراتيجية أخرى لضمان إعطاء الأولوية للمهام المهمة -حتى إذا طلبت أعلاه من أصحاب المصلحة الضاغطين أو الطلبات المخصصة “العاجلة”- وهي منهجية المهام الأكثر أهمية (MIT).
تتضمن هذه الاستراتيجية، من استراتيجيات تحديد أولويات العمل، إنشاء قائمة منفصلة من ثلاث مهام فقط يجب القيام بها في ذلك اليوم. يجب اختيار هذه المهام لأهميتها أكثر من إلحاحها.
لاتخاذ القرار اسأل نفسك أسئلة موجهة نحو الهدف: ما المهام التي سيكون لها أكبر تأثير في النتيجة النهائية؟ ما الذي يمكنني فعله اليوم لتعزيز تقدمي نحو هذا الهدف؟
اقرأ أيضًا:
إعادة تنظيم الوقت المهدر.. وقف السير إلى الهاوية
كيف تنجح في تنظيم وقت عملك بثبات؟.. استراتيجيات مهمة للتميز
كيف تحافظ على وقتك؟.. كن منتجًا
تنظيم الوقت التلقائي.. الإنجاز في عصر مؤتمت
استغلال الوقت في العمل.. استراتيجيات مهمة تُعزز إنتاجيتك
