تنظيم الوقت التلقائي/ المؤتمت هو نتاج لسطوة الأدوات الرقمية على الحياة المعاصرة، فتنظيم الوقت موجود منذ أمد بعيد ولكن الجديد هو دمج أو بالأحرى الاستعانة بالأداوت الرقمية من أجل إحداث هذه العملية التنظيمية.
وقد كانت الشركات تتعقب الوقت؛ ليس فقط من أجل حساب الساعات ولكن لأغراض الفوترة والدفع. ففي عام 1888 كان ويليام بوندي أول من أدخل ساعة الوقت التي كانت تسمى “مسجل وقت العمال”.
وإنما كان ظهور وتطور تنظيم الوقت التلقائي رهنًا بتقدم الحلول البرمجية لإدارة الوقت، التي تتفوق في الأداء على عرض التوقيت اليدوي بعدة طرق.
وتعمل أنظمة تنظيم الوقت التلقائي على تبسيط عملية تسجيل الوصول إلى حد كبير؛ ما يضيف إليها أقصى قدر من المرونة؛ حيث إنها تمكن المشرفين من الوصول الفوري إلى إدخالات الوقت والبيانات ذات الصلة.
اقرأ أيضًا: استغلال الوقت في العمل.. استراتيجيات مهمة تُعزز إنتاجيتك
أتمتة الوقت والإنهاك الرقمي
يتعلق الأمر بالحصول على أداة لإخبارك بما عملت عليه بدلًا من الاضطرار إلى بدء أجهزة ضبط الوقت وتوصيل الملاحظات. تتمتع التكنولوجيا ببعض الفوائد الجادة؛ حيث تساعد الشركات في تقليل إدارة الجدول الزمني بنسبة 75%.
ويستخدم العامل العادي، حسب بعض الإحصائيات، 36 خدمة سحابية مختلفة في يوم واحد؛ حيث يقوم 68% منا بتبديل التطبيقات 10 مرات في الساعة.
ويجعل هذا التمويه الرقمي من المستحيل عمليًا التقاط كل شيء بدقة باستخدام أجهزة ضبط الوقت اليدوية. وتظهر الأبحاث أنه حتى عند تسجيلها يوميًا فإن الجداول الزمنية التي تعتمد على الإدخال اليدوي لا تكون دقيقة إلا بنسبة 67%.
يمكن أن يكون التتبع اليدوي للوقت مزعجًا أيضًا؛ نظرًا لأن تذكر إدارة أجهزة ضبط الوقت وتدوين الملاحظات أثناء التنقل بين المهام يتطلب منا تقسيم انتباهنا بين العمل وأدوات ضبط الوقت.
وعادة ما تُساق هذه الحجج كتعبير عن أهمية تنظيم الوقت التلقائي؛ ولكني أرى أنها، سواء هي أو الطرق التقليدية، دليل دامغ على الإنهاك الرقمي الذي نحن واقعين تحت نيره.
وعلى أي حال تعمل حلول تنظيم الوقت التلقائي على تقليل الوقت اللازم لإعداد البيانات لكشوف الرواتب، والقضاء على أخطاء تلك الكشوف، وتحسين إدارة القوى العاملة، والمساعدة في تتبع وإدارة نفقات العمالة.
ويتيح تنظيم الوقت التلقائي لأصحاب الأعمال، كذلك، إعادة إشراك الموظفين في تحديد أولويات المهام وتحقيق الأداء العالي؛ ومن خلال الوصول إلى البيانات الخاصة بمتطلبات الوقت وأوصاف المهام المنجزة يمكن للفرق والمديرين إنشاء تقارير تحليلية وحساب الربحية وتحديد الأهداف وتقدير المشاريع القادمة بدقة من حيث الوفاء بالمواعيد النهائية وتكاليف المشروع.
اقرأ أيضًا: العمل 4 أيام في الأسبوع.. ثقافة عمل جديدة واسعة الانتشار
ما هو تنظيم الوقت التلقائي؟
إن التعريف الذي نجنح إليه في هذا الصدد هو اعتبار تنظيم الوقت التلقائي عبارة عن تحقيق تنظيم الوقت العادي من خلال أدوات وتقنيات رقمية حديثة؛ فالبرامج وأجهزة جمع البيانات تساعد أصحاب العمل في تتبع ساعات العمل، وتقليل أخطاء الحساب وتحسين وقت معالجة كشوف الرواتب.
وتوفر أنظمة تنظيم الوقت التلقائي لأصحاب العمل أدوات تسهل المهمة المرهقة المتمثلة في تسجيل الوقت يدويًا وتطبيق قواعد الأجور والساعات الأخرى، مثل تلك المتعلقة بالعمل الإضافي والإجازات والوجبات، على أساس كل موظف.
وعندما يتم القيام به بشكل صحيح يُعد تنظيم الوقت التلقائي أداة توفير قوية لأصحاب العمل. فهو لا يوفر راحة كبيرة لموظفي الموارد البشرية والمشرفين وأصحاب الأعمال فحسب، بل إنه يقلل أيضًا من تكاليف العمالة بشكل كبير.
اقرأ أيضًا: نظرية أكل الضفدع.. كيف تُحدد ما يستحق وقتك؟
عيوب ولكن
هناك العديد من العيوب الموجودة في تنظيم الوقت التلقائي؛ منها مثلًا أنه قد يكون من الصعب التنبؤ بفعالية التكلفة للنموذج المختار لتتبع الوقت، كما قد تكون بعض أدوات تعقب الوقت مربكة للمستخدمين، يتوقف الأمر على وجود الإنترنت، وهذا عيب كبير، ألا يستطيع الإنسان تنظيم وقته إلا إذا كان متصلًا بشبكة الإنترنت؟!
ومع ذلك من السهل معالجة هذه المشكلات إذا نظرت في التفاصيل أثناء اختيار متتبع الوقت، فإذا كنت تعرف بالضبط ما الذي تخطط لتحقيقه، وما الهدف من إدارة الوقت الخاصة بك، يمكنك بالتأكيد العثور على متتبع الوقت الذي يلبي جميع متطلباتك.
بشكل عام مع أنظمة تنظيم الوقت التلقائي المحصنة ضد الأخطاء ستجني الكثير من الفوائد التي ذكرناها أعلاه، ولكن تبقى لكل تجربة ميزاتها وعيوبها.
اقرأ أيضًا:
كيف يمكنك استغلال وقتك بفاعلية؟
الالتزام بالجدول الزمني في العمل.. خطوات لتعزيز الإنتاجية
تنظيم وقت التعامل مع الهاتف.. القاتل الصامت للوقت
تحديات تنظيم الوقت.. ما الذي يعطّلك حقًا؟
تنظيم روتين العمل.. استراتيجيات مهمة لزيادة الإنتاجية
