تخيل أن مهارات استغلال الوقت في العمل كفيلة بأن تجعلك أكثر نجاحًا وثراءً وأقل توترًا وقلقًا -سواء كنت مبتدئًا أو متمرسًا- فأنت دائمًا بحاجة إلى إتقان مهارة إدارة الوقت وتنظيمه في العمل واستغلاله جيدًا في العناية بالمهام المزعجة التي كنت تؤجلها، مثل: تنظيف البريد الوارد أو تحديث التقويم الخاص بك، إضافة إلى أنه يُمكنك أيضًا استغلال الفترات الزمنية القصيرة في توسيع شبكة التواصل الاجتماعي الخاصة بك.
ودائمًا ما تأتي عملية استغلال الوقت ضمن مهارات العمل عند التقدم لوظيفة ما؛ لأن القائمين بالتوظيف وفرق الإدارة على حدٍ سواء يُدركون أن مهارات استغلال الوقت لدى الموظفين يُمكن أن تُساعدهم في إنجاز المهام والتحضير لبعض الأعمال الأخرى، وقد دعم العلم ذلك؛ حيث وجد العديد من الباحثين رابطًا مباشرًا بين مهارات استغلال الوقت والأداء الوظيفي في بيئات الأعمال المختلفة والصناعات الأخرى.
ومع ذلك يُمكن أن تكون مهارات استغلال الوقت في العمل تحديًا كبيرًا، وربما هذا هو السبب في أن الأشخاص والمؤسسات ليسوا دائمًا بارعين وناجحين في ذلك، ولكن في عالم العمل من بُعد في ظل الوباء العالمي فإن استغلال الوقت في العمل بشكل صحيح هو عنصر أساسي في تحقيق النجاح وتعزيز الإنتاجية.
استغلال الوقت في العمل
في وقت ما من حياته يواجه كل شخص منا تقريبًا الكثير من الصعوبات والتحديات في مواكبة الأمور الحياتية والعملية، بالنسبة لبعض الناس فإن ضيق الوقت ليس سوى مشكلة عرضية.
اقرأ أيضًا: هل يُمكن التغاضي عن تطوير الذات؟.. فرص وتحديات
وفي المقابل يواجه البعض الآخر صعوبات مستمرة في إنجاز العديد من الأمور في الوقت المحدد، إنهم بالفعل يميلون دائمًا إلى أن يكون لديهم عدد لا ينتهي من المشاريع غير المكتملة التي تتنافس على جذب انتباههم، ويقضون معظم يومهم في إطفاء الحرائق، وتوجيه أصابع الاتهام، وإلقاء اللوم على الآخرين، أو اختلاق الأعذار عن المواعيد النهائية الضائعة.
ولحسن الحظ، بغض النظر عن الفئة التي تنتمي إليها، يُمكنك ترويض وحش الوقت، من خلال فهم المبادئ الأساسية لمهارة استغلال الوقت في العمل؛ لذا يُناقش موقع «رواد الأعمال» في السطور التالية كيف يُمكن استغلال الوقت في العمل؟ كالتالي:
خطوات استغلال الوقت في العمل
- حلل كيف تقضي وقتك
ينبغي عليك التفكير جيدًا في نقاط قوتك ومسؤولياتك وأهدافك، اسأل نفسك مع كل مهمة عما إذا كانت ضرورية، وما إذا كانت تؤدي إلى نتائج، وماذا سيحدث إذا لم تؤدها، هل تقوم بعمل يجب أن يقوم به شخص آخر، أو مهام لم تعد ذات صلة بأهدافك الحالية؟ ضع في اعتبارك ما إذا كان يمكنك تفويض أو إلغاء بعض المهام إذا لم تكن منتجة أو لا تتوافق مع نقاط قوتك وأهدافك.
بالإضافة إلى ذلك يجب عليك أن تفهم أين تضيع الوقت؟ قد تندهش من مقدار الوقت الذي تقضيه في الاطلاع على رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو تصفح مواقع التواصل الاجتماعي أو التصفح عبر الإنترنت أو البحث عن أشياء لا يمكنك العثور عليها أو الدردشة مع الأشخاص؛ أو في أنشطة أخرى غير منتجة، والمهم في ذلك أن تكون صريحًا مع نفسك بشأن مقدار الوقت الذي تضيعه من خلال إبراز تلك الأنشطة في سجل الوقت.
اقرأ أيضًا: كتب ريادية يجب أن تقرأها.. خطوتك الأولى للمضي قُدمًا
- حدد الأولويات
عندما يتعلق الأمر بإدارة أو استغلال الوقت في العمل فإن تحديد الأولويات يتطلب منك أن تكون أكثر استراتيجية في تلك القرارات، وتُشير الكثير من الأبحاث إلى أن هناك عددًا من العوامل التي تؤثر في تحديد الأولويات، في المقام الأول: “الأهمية والتأثير، والإلحاح، والصعوبة والتعقيد، والمواعيد النهائية”، إضافة إلى أن هذه الأبحاث تؤكد أن جزءًا كبيرًا من تحديد الأولويات هو معرفة ما يجب أن نقول له “لا”؛ لأننا في النهاية لا نستطيع أن نفعل كل شيء.
أضف إلى ذلك أنه ينبغي عليك أن تقرر متى وبأي ترتيب ستفعل كل ما تختار القيام به؛ حتى تتمكن من الوفاء بالمواعيد النهائية النسبية، على سبيل المثال: لنفترض أن لديك ثلاثة مشاريع كبيرة، بالإضافة إلى جميع مهامك اليومية، قد يعني تحديد الأولويات تقسيم كل مشروع من هذه المشاريع الكبيرة إلى خطوات منفصلة، ثم تحديد المهام التي يجب عليك إكمالها يوميًا للبقاء على المسار الصحيح لكل مشروع، مع مراعاة الأهمية والإلحاح، والبقاء أيضًا على رأس المهام المتكررة مثل: رسائل البريد الإلكتروني ومكالمات العملاء.
- ضع خطة للقضاء على ضياع الوقت
في كثير من الأحيان تتطلب عملية استغلال الوقت في العمل بشكل أفضل إنشاء قائمة بأكبر الأنشطة التي تهدر وقتك، ثم خطط جيدًا للتخلص منها تمامًا أو تقليل الوقت الذي تقضيه فيها بشكل كبير.
ولعل الطريقة الأفضل والمثالية بشأن تلك الأنشطة المهدرة للوقت هي تدوين سبب المشكلة وخطوات حلها باستخدام العديد من الأدوات المستخدمة في التنسيق.
- اجعل قوائم المهام معقولة
بالطبع قد لا يوجد شيء أسوأ من أن تشغل نفسك بمئات الوظائف التي يجب عليك القيام بها ولا تصل إلى النهاية أبدًا؛ لذلك كُن حريصًا على وضع قوائم مهام معقولة، مع وضع قيود الوقت في الاعتبار، واشعر بالإيجابية التي يجلبها وضع علامة على كل مهمة مكتملة، لا تقلق إذا لم يكن طول قائمتك ميلًا فالقوائم الأقصر هي الأفضل في الواقع، ويُظهر تقسيم المشاريع الكبيرة إلى تكرارات صغيرة تقدمًا واضحًا وسيحفزك وأنت تتحرك نحو المنتج النهائي.
إذا كنت تضع لنفسك باستمرار أهدافًا غير منطقية فسوف تبطئ نفسك فقط، والمشاعر السلبية لوجود قائمة غير مكتملة يمكن أن تلحق أضرارًا جسيمة بثقتك بنفسك، ومن ناحية أخرى حاول ألا تدع الإلهاء يسيطر عليك؛ إذ يُعتبر التركيز على الوظيفة المحددة التي تقوم بها هو مفتاح نجاحك كشركة صغيرة ناشئة؛ لذا حاول الحفاظ على تركيزك لفترات من الوقت، ثم خذ استراحة قصيرة قبل العودة مرة أخرى.
اقرأ أيضًا:
أسرار النجاح في تنظيم الوقت.. استراتيجية مُربحة
الالتزام بالجدول الزمني في العمل.. خطوات لتعزيز الإنتاجية
تنظيم روتين العمل.. استراتيجيات مهمة لزيادة الإنتاجية
الالتزام بالطموح.. استراتيجيات تحقيق الهدف
كيفية الحفاظ على تركيزك أثناء الاجتماعات.. نتائج مثمرة
