بصفتك موظفًا أو تعمل لحسابك الخاص فأنت تعي تمامًا قيمة تنظيم جدول المهام اليومي، وبطبيعة التغيرات المتلاحقة يكون التخطيط اليومي والأسبوعي ضروريًا لإيجاد وقت كافٍ تقضيه مع الأهل والأصدقاء بينما لا تزال تنجح في عملك؛ لذا من الضروري أن تُخطط جيدًا لأيامك وأسابيعك بعناية.
وعند عدم التخطيط سوف تستغرق مهمة واحدة وقتًا أطول مما كنت تتوقعه، ويُصبح يومك كله في حالة من الفوضى، في جوهره سيؤدي قرار تنظيم جدول المهام اليومي الخاص بك إلى تقليل الفوضى اليومية، إن معرفة ما من المفترض أن تفعله بالتأكيد سوف يصنع إحساسًا قويًا بالهدف والمعنى والتركيز.
والالتزام بجدول يومي يُساعدك بشكل كبير في تكوين عادات جيدة وكسر العادات السيئة، إضافة إلى أنه يساعدك في أن تكون أكثر وعيًا بنفسك بالطريقة التي تحب العمل بها، ويُمكنك زيادة وقتك والوصول إلى أهدافك بشكل أسرع عند اتباع روتين يومي.
تنظيم جدول المهام اليومي
يُمكنك تدوينكل ما تحتاج إلى إنجازه يوميًا، سواء في حياتك المنزلية أو في العمل، ولا تقلق بشأن كيفية تنظيم هذه القائمة؛ هذا تفريغ ذهني وليس قائمة مهام.
اقرأ أيضًا: أسرار النجاح في تنظيم الوقت.. استراتيجية مُربحة
ومن خلال وضع جدولك الزمني في مقدمة ذهنك يعمل التقويم الخاص بك ضد عوامل التشتيت، إذا جاء إليك شخص ما أثناء عملك اطلب منه العودة لاحقًا عند الانتهاء من جزء من العمل المجدول.
من ناحية أخرى عندما تقوم بجدولة وقت للمهام في التقويم الخاص بك فأنت حرفيًا تخصص وقتًا للعمل الذي تريد إنجازه؛ لذلك إذا كانت لديك خمسة أشياء تريد تحقيقها اليوم ولديك 60 دقيقة لكل عنصر فمن السهل إلى حد ما إضافة هذه المواعيد إلى التقويم الخاص بك، ثم يمكنك أن تحسب المدة التي سوف تستغرقها كل مهمة وكيف تتناسب مع يومك، وبحلول نهاية الأسبوع أو الشهر يُمكنك إلقاء نظرة على التقويم الخاص بك لمعرفة ما حققته.
خطوات تنظيم جدول المهام اليومي
يتناول موقع «رواد الأعمال» في السطور التالية خطوات تنظيم جدول المهام اليومي، وهي كالتالي:
ضع مخططًا لجدولك اليومي المثالي
قد يكون السبب وراء تكريس معظم الأشخاص الناجحين لساعاتهم الأولى من اليوم لعمل هادف هو أن هذا هو الوقت الذي تكون فيه طاقتهم بأعلى مستوياتها، ورغم ذلك مع القليل من العمل يُمكنك استخدام الأسلوب نفسه لمطابقة بقية قالب جدولك اليومي مع مستويات الطاقة لديك.
تنظيم المهام حسب الأولوية
دائمًا ما يُفضل البدء بسرد جميع المهام التي تحتاج إلى القيام بها، ثم من القائمة تولى فرز العناصر حسب أولويتها، ما هو الأمر الأكثر إلحاحًا؟ وما هو الأهم؟ ما الأكثر صعوبة؟ ما المهام التي من المحتمل أن تستغرق وقتًا أطول لإكمالها؟ بالطبع يجب أن تأتي تلك المهام الأكثر أهمية في المقام الأول بجدولك الزمني، كما يجب أن يتم إعطاؤها الأولوية ليتم إكمالها أولًا.
بالإضافة إلى ذلك يجب جدولة تلك الأقل أهمية للانتظار أو وضعها في نهاية اليوم أو الأسبوع، اعتمادًا على نوع التقويم الخاص بك.
تخصيص الوقت لمهامك
من المؤكد أن كل نشاط سيحتاج إلى قدر معين من الوقت لإكماله؛ لذلك خصص فترات زمنية مختلفة للمهام المختلفة بناءً على مستويات تعقيدها وقدراتك، دع المهام الأكثر تعقيدًا تأخذ نصيب الأسد من وقتك، في غضون ذلك ضع المهام الأكثر إلحاحًا أولًا في جدولك؛ حتى تتمكن من إكمالها قبل المهام الأقل إلحاحًا، وكجزء من ملاحظاتك يُمكنك التفكير في توضيح سبب احتياجك إلى هذا الوقت الطويل لكل مهمة على حدة.
اقرأ أيضًا: تنظيم روتين العمل.. استراتيجيات مهمة لزيادة الإنتاجية
أثناء ذلك كُن واقعيًا، ولا تخصص وقتًا قصيرًا جدًا لأي عنصر، وتتطلب المهام الأكثر تحديًا مزيدًا من الوقت؛ لذا من المفيد وضع ذلك في الاعتبار أثناء تحديد الجدول الزمني.
احتفظ بقائمة مهام
هناك طريقة رائعة لبدء يومك إلى جانب الكافيين الذي تختاره وهي إعداد قائمة مهام بكل ما تحتاج إلى إنجازه، ابدأ الأسبوع بقائمة تغطي العناصر عالية المستوى التي تحتاج إلى إنهاء هذا الأسبوع، بعد ذلك في قائمة المهام اليومية يُمكنك تقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أكثر قابلية للإدارة.
احتفظ بالأشياء المهمة في مكان واحد
قد يساعدك الاستعداد بجميع جوانب حياتك في أن تصبح أكثر تنظيمًا في جدولك، عند العودة إلى المنزل من العمل ضع في اعتبارك وضع كل متعلقاتك في مكان واحد، مثل: حقيبتك ومفاتيحك وساعتك ونظارتك الشمسية وسماعات الرأس والأجهزة الإلكترونية؛ لتكون جاهزة عندما يحين وقت المغادرة في الصباح، بالتأكيد يساهم هذا في توفير الوقت بجدولك من خلال عدم البحث عن العناصر.
تنظيم مساحة العمل الخاصة بك
إن وجود مكتب منظم في العمل قد يساعد في توفير الوقت أثناء التنقل خلال جدولك الزمني، ضع في اعتبارك اختيار أماكن مخصصة لجميع اللوازم المكتبية والملفات والكتب والعناصر الأخرى التي قد تحتاج للوصول إليها على مدار اليوم، علاوة على ذلك من الضروري أن تُحدد مكان وكيفية جلوسك على مكتبك لاختيار ما يتم وضعه على كل رف أو في كل درج.
اقرأ أيضًا:
سلبيات المرونة في العمل.. عقبات تعطل الإنتاج
كيف تنجح في تنظيم وقت عملك بثبات؟.. استراتيجيات مهمة للتميز
استغلال الوقت في العمل.. استراتيجيات مهمة تُعزز إنتاجيتك
العمل 4 أيام في الأسبوع.. ثقافة عمل جديدة واسعة الانتشار
الالتزام بالجدول الزمني في العمل.. خطوات لتعزيز الإنتاجية
