إلى حد ما يبدو عسيرًا الحديث عن نصائح لتنظيم الوقت ليس لشيء إلا لكثرة النصائح المنثورة هنا وهناك، ناهيك عن كون المهم ليس النصائح في حد ذاتها وإنما الناتج عن تطبيقها.
في الواقع هناك مجموعة كاملة من التوصيات التي سوف تساعدك في زيادة الإنتاجية وجعل يومك اليوم أفضل مما كان عليه بالأمس. لكن الفكرة الرئيسية للحفاظ على إدارة الوقت هي ترتيب المهام حسب الأهمية والأولوية.
وإن تمكنت من ذلك فلن يكون بوسعك الخوف من أداء أي عمل، ولكن ضع في اعتبارك إنجاز الأصعب والأهم أولًا. طبيعي أيضًا أن وصفات إدارة الوقت قد تكون مختلفة من شخص إلى آخر، ولكن البدء بالأصعب والأهم قد يساعدك في ترتيب يومك على نحو جيد وحكيم.
نصائح لتنظيم الوقت
ونوضح في «رواد الأعمال» أفضل عدة نصائح لتنظيم الوقت، وذلك على النحو التالي..
-
ارفض الإلهاءات وقل «لا»
حالما تنخرط في عملك حقًا قد تجد أن هناك سيلًا من المكالمات والرسائل وإشعارات وسائل التواصل الاجتماعي، كل هذا مزعج ومعرقل ولكن لماذا لا تقف في وجه هذا كله وتدير له ظهرك؟!
مثل هذه الإلهاءات والمشتتات تقضي على يومك وتأكل وقتك، وتبطئ من معدل إنتاجيتك. لتجنب ذلك أغلق كل شيء وتجاهل ما يمكن أن يقاطعك، وركز على عملك الحقيقي، هذه واحدة من أفضل نصائح لتنظيم الوقت.
فمن شأن هذا أن يساعدك في إدارة الوقت بشكل أكثر كفاءة ولا تقلق إذا فشلت في أول مرة، افعل ذلك عدة مرات في اليوم. عاجلًا أم آجلًا سوف تعتاد عليه ويصبح عادة، وستحصل على نتائج رائعة.
اقرأ أيضًا: أهمية الوقت للموظف الجديد.. نقاط مفصلية
-
ضع الساعة أمامك وراقب وقتك
قد تبدو هذه نصيحة غريبة لكن جربها وسترى الفرق بنفسك. الفكرة هنا أننا حين نغرق في الروتين اليومي نفقد توجهنا الزمني، ومن ثم فإن أفضل طريقة للتغلب على هذه المشكلة هي وضع الساعة قريبة من نظرك.
الوقت ينقضي صحيح لكنك من خلال هذه الطريقة ستكون سابقًا بخطوة.
-
لا تتجاهل المهام الصغيرة
هل جربت هذا؟ هل نحيت المهام الصغيرة جانبًا حتى بدا وكأن هناك تلة كبيرة من المهام ملقاة على عاتقك؟!
حدث هذا بالطبع؛ لذلك فإن واحدة من أفضل نصائح لتنظيم الوقت أن تنجز هذه المهام كلما حان وقتها ولا تؤجلها أبدًا. والأذكى من ذلك أن تحاول تجميع هذه المهام الصغيرة مع بعضها، وإنجاز أكبر عدد منها في وقت واحد.
-
اكتب قائمة المهام كل يوم
تريد نصائح لتنظيم الوقت؟ هذه ناجعة حقًا. ضع عملك اليومي ومكان وجودك في دفتر ملاحظاتك وراقب تلك القائمة باستمرار. ثم ضع علامة على كل مهمة بعد الانتهاء منها.
كلما تم إجراء ذلك بشكل أسرع كان ذلك أفضل لخططك اليومية. في نهاية اليوم ستجعلك صورة خطتك اليومية التي انتهيت منها بالفعل راضيًا وسعيدًا، وتلك أصلًا واحدة من أفضل نتائج تنظيم الوقت.
اقرأ أيضًا: أشهر مضيعات الوقت.. ما الذي يهدر حياتك؟
-
حدد المواعيد النهائية وحافظ عليها
لعل ما يجعل قراراتك تتم بشكل أسرع هو إتمام المهام بدقة وفي الوقت المحدد بالضبط، هذه نصيحة من أفضل نصائح لتنظيم الوقت، ولكنها نتيجة أيضًا. فكلما كنت ملتزمًا كنت أقدر على أداء مهامك في مواعيدها المحددة تمامًا.
ولا تنسَ أن تحديد المواعيد النهائية أمر فعال دائمًا، سواء في العمل أو الحياة اليومية.
-
امنح انتباهك الكامل لمهمة واحدة وتجنب تعدد المهام
لا تتورط في تعدد المهام هذا فخ، وإنما حاول إعطاء اهتمامك الكامل لمهمتك الحالية حتى يحين وقت الانتقال إلى المهمة التالية. وقلل من مصادر تشتيت انتباهك وكن واضحًا عندما تحتاج إلى أخذ قسط من الراحة. أثمة نصائح لتنظيم الوقت أفضل وأيسر من هذا؟!
تجنب تعدد المهام لأن عقلك غير مبرمج للتعامل مع العديد من المهام في وقت واحد. يتطلب التوفيق بين مشاريع متعددة والتبديل بين المهام أن يتوقف عقلك ويعيد التركيز.
قد يستغرق الأمر ما يصل إلى 15 دقيقة حتى يعود عقلك أخيرًا إلى حالة التركيز والإنتاج. يعرضك تعدد المهام أيضًا لخطر ارتكاب أخطاء أكثر بنسبة تصل إلى 50%.
اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت للمدير الجديد.. مفتاح نجاح الشركات
-
لا تقلل من شأن الدقائق القليلة
فترات الراحة القصيرة هنا وهناك ستكون في الإجمال جزءًا كبيرًا من يومك. ولكن لا تنسَ أن أخذ فترات راحة يساعدك في الراحة وإعادة التعيين.
كما أنه من خلال إدارة وقتك بحكمة يمكنك الاستفادة الكاملة من وقت الراحة؛ إما للتحقق من مهمة أو اثنتين من قائمة مهامك أو إعطاء عقلك استراحة.
ما نقصده ببساطة هو أن تُولي الدقائق القليلة التي تهدر هنا وهناك عنايتك الكاملة، دون أن يعني هذا بطبيعة الحال الغفلة عن أخذ قسط من الراحة والترويح عن نفسك.
-
ضع الغد في اعتبارك
تساعدك إدارة الوقت في فهم ما يجب أداؤه اليوم وما الذي يمكن أن ينتظر حتى الغد. ومع ذلك لا تغفل عن مهام الغد وأولوياته. هذه نصيحة ذكية من بين عدة نصائح لتنظيم الوقت؛ لأنها لا تساعدك في التركيز على الوقت الحالي فحسب، وإنما على المستقبل أيضًا.
عندما تدفع المهام إلى يوم آخر تأكد من عدم المماطلة. إذا وجدت نفسك تماطل بشكل مستمر في مهمة أو مشروع خذ لحظة للتفكير في دوافعك لفهم سبب ذلك، وكن صادقًا مع نفسك.
اقرأ أيضًا:
كيف توازن بين العمل والحياة الأسرية؟
دليل تنظيم الوقت.. ملامحه وطرق إنشائه
ترتيب المهام الأسبوعية.. طرق لتحقيق الإنتاجية
