تنظيم وقت التعامل مع الهاتف.. القاتل الصامت للوقت

أمسى تنظيم وقت التعامل مع الهاتف المحمول، اليوم، حاجة ماسة؛ فهو القاتل الصامت للوقت، والمُجهز على أي رغبة في الإنجاز والعمل الجاد، هذا بالإضافة إلى وسائل التواصل الاجتماعي بطبيعة الحال.

ولكي تدرك حتمية تنظيم وقت التعامل مع الهاتف فلتعلم أنه في الربع الثالث من عام 2021 أمضى مستخدمو iOS في الصين، بحسب إحصائيات موقع Statista المتخصص، أكثر من 14 مليار ساعة على تطبيقات التسوق عبر الأجهزة المحمولة. بالإضافة إلى ذلك بلغ الوقت الذي يقضيه الناس مع الألعاب المحمولة ما يقرب من 10 مليارات ساعة.

والأنكى من هذا أن الوقت الذي يقضيه الناس مع الهواتف المحمولة آخذ في الازدياد؛ فقد ارتفع متوسط الوقت الذي يقضيه المستخدم يوميًا على الهاتف، في السنوات الأخيرة، ليصل إلى إجمالي 4 ساعات و23 دقيقة اعتبارًا من أبريل 2021، وذلك دون احتساب وقت التحدث على الهاتف.

ومن المتوقع، بحسب إحصائيات موقع Statista، أن يصل هذا الرقم إلى حوالي 4 ساعات و35 دقيقة بحلول عام 2023.

هذه الإحصائيات تؤكد أن تنظيم وقت التعامل مع الهاتف أمسى واحدًا من أهم واجبات الوقت التي علينا النهوض بها في الوقت الحالي، وإلا فإننا لن نفعل شيئًا أكثر من عدو ولُهاث خلف مهامنا دون أن ننجز أو ننهي منها شيئًا.

اقرأ أيضًا: تنظيم روتين العمل.. استراتيجيات مهمة لزيادة الإنتاجية

الهاتف ومعدل الإنتاجية

يُعد التعامل مع المكالمات الهاتفية جزءًا حيويًا من أي عمل -ولهذا لا مناص من تنظيم وقت التعامل مع الهاتف- على الرغم من أن الوقت الذي يتم قضاؤه في المكالمات الهاتفية غالبًا ما يضيع أو يذهب هدرًا، كما تتأثر إنتاجيتك بكل مكالمة، لا سيما أن قضاء الوقت في استخدام الهاتف المحمول يُعتبر وقتًا ممتعًا بشكل دائم ويمكن أن تستمر المكالمات لفترة طويلة جدًا أو أن تعطل سير عملك.

لذلك يجب أن تتضمن عملية تنظيم وقت التعامل مع الهاتف استراتيجية للتعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة، وإلا فإن مغبة ذلك ستكون وخيمة على عملك وإنتاجيتك، وحياتك الشخصية كذلك.

اقرأ أيضًا: ترتيب أولويات العمل.. خطوات عملية

استراتيجيات تنظيم وقت التعامل مع الهاتف

ويرصد «رواد الأعمال» بعض استراتيجيات تنظيم وقت التعامل مع الهاتف، وذلك على النحو التالي..

• تحديد الأولويات

إذا تلقيت مكالمة لا تحتاج إلى التعامل معها على الفور، ففكر في السماح لها بالانتقال إلى البريد الصوتي، أو اسأل المتصل عن الوقت المناسب لمعاودة الاتصال به.

بمعنى أنه ليس من الواجب عليك أن تتعامل بشكل فوري مع كل مكالمة واردة إليك، فإن فعلت فستعمل وفقًا لمنهج المتصل، وستكون قد رضخت لطريقته هو في تنظيم وقته، على حساب تنظيمك أنت لوقتك.

اقرأ أيضًا: تنظيم وقت التأمل.. ضوابط واقتراحات

• التمسك بالغرض من المكالمة

ولعل الاستراتيجية الثانية من استراتيجيات تنظيم وقت التعامل مع الهاتف أن تكون حريصًا على وضع المكالمة في سياقها الصحيح، سواءً كانت مكالمة عمل أو مكالمة شخصية.

فعادة ما تخرج المكالمات الهاتفية عن السيطرة بسرعة عندما يحب شخص ما الدردشة؛ لذلك من المحتم عليك مواجهة هذا الانحراف عن الهدف الأساسي من المكالمة، وأن تبقيها على المسار الصحيح ولكن بحزم مع تعليقات مثل، “إذن ما تقوله هو …” أو أن تقوم بتلخيص ما يقوله المتحدث حتى وإن كان هو قد انحدر إلى مسار فرعي آخر لا علاقة له بالغرض الأساسي من المكالمة.

• تلخيص المكالمة

لا تتكأ فقط على إبقاء المكالمة على مسارها الصحيح، وإنما عليك، كاستراتيجية أخرى من استراتيجيات تنظيم وقت التعامل مع الهاتف، أن تقوم بتلخيص المكالمة، ومعرفة الهدف المحدد منها بدقة؛ إذ عادة ما يتم نسيان تفاصيل المكالمة بسهولة أو إساءة فهمها؛ لذا لخّص تفاصيل المكالمة للتأكد من أن كلا الطرفين في نفس المساق.

فإذا كان الغرض من المكالمة الترتيب لاجتماع مثلًا فعليك أن تنهي المكالمة بالقول: “سأقابلك في مكتبك الساعة 2:00 مساءً. يوم الأحد وسنناقش فكرتك لكيفية إنجاز المهام عن بُعد”.

اقرأ أيضًا: تنظيم وقت المدير المخضرم.. أسس يجب إتقانها

• سجل تفاصيل المكالمات

ليس من الصواب أن تعتمد على ذاكرتك، وإنما من المفيد أيضًا مراجعة تفاصيل المكالمة. وأثناء المكالمة يمكنك تدوين ملاحظات في مكان ستتذكر الرجوع إليه لاحقًا.

وإذا كان الأمر متعلقًا بالعمل، فعليك بعد إنهاء المكالمة أن ترسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة إلى الشخص الذي تحدثت معه لتحديد موضوع المكالمة وتكرار التفاصيل المهمة.

• التخطيط لمكالماتك

ومن بين استراتيجيات تنظيم وقت التعامل مع الهاتف الناجعة الاحتفاظ بجدول أعمال للمكالمات الهاتفية التي تحتاج إلى إجرائها.

فمن شأن هذا أن يساعد في التركيز بكل مكالمة على النقاط التي تحتاج إلى مناقشتها، كما ستتجنب أيضًا الاضطرار إلى تكرار المكالمة لأنك نسيت مناقشة شيء مهم.

اقرأ أيضًا: أسرار النجاح في تنظيم الوقت.. استراتيجية مُربحة

• جدولة المكالمات

وأخيرًا عليك إدراك أن جدولة المكالمات واحدة من ضمن استراتيجيات تنظيم وقت التعامل مع الهاتف التي لا غنى عنها؛ لذا عليك القيام بجدولة الاجتماعات الهاتفية، والتخطيط للرد على رسائل البريد الصوتي خلال هذا وقت زمني محدد.

عند التخطيط لإجراء مكالمات هاتفية ضع في اعتبارك الأوقات التي تتوفر فيها جهات الاتصال التي تحاول الاتصال بها. عادةً لا تكون جدولة وقت الهاتف خلال ساعات الراحة هي الأكثر فعالية وإنتاجية.

اقرأ أيضًا:

مفاهيم تنظيم الوقت.. تأسيس نظري

تنظيم وقت التعامل مع العملاء.. مقترحات عملية

3 كتب في تنظيم الوقت.. من التنظير إلى الممارسة

سلبيات المرونة في العمل.. عقبات تعطل الإنتاج

تنظيم الوقت على مواقع التواصل.. استراتيجية تحقيق النجاح