محتّم أن تعرف كيف يمكنك استغلال وقتك بفاعلية؛ وذلك لأن من طبيعة الوقت أنه سريع المرور لا ينتظر أحدًا، ومن ثم يصعب التحكم فيه ومراقبته، فإذا مرت ساعة فلن تستعيدها ما حييت.
وإهدار الوقت ليس إهدارًا للمال فحسب وإنما هو إهدار لحياتك أيضًا، فما العمر إلا أيام في نهاية المطاف؛ ولهذا من المحتم أن يعرف كل واحد منا كيفية استغلال وقته بفاعلية، وإلا فالعواقب ستكون وخيمة، أو على الأقل سنعدو دومًا من غير أن نصل.
اقرأ أيضًا: تنظيم وقت التعامل مع الهاتف.. القاتل الصامت للوقت
كيف يمكنك استغلال وقتك بفاعلية؟
ويرصد «رواد الأعمال» بعض الخطوات والاقتراحات التي تساعدك في استغلال وقتك بفاعلية؛ وذلك على النحو التالي..
-
تحقق من الوقت
أول خطوة لمعرفة كيفية استغلال وقتك بفاعلية أن تعرف أين يذهب وقتك، أن تعرف بالضبط كيف تقضي وقتك. في العمل مثلًا يجب أن تعرف المهام التي تسرق وقتك، ثم تحدد تاليًا ما يمكنك فعله حيال ذلك.
فقد تقضي، على سبيل المثال، ساعة على البريد الإلكتروني بدلًا من إكمال المشاريع المهمة، ومن شأن مجرد هذه المعرفة أن تعينك على معرفة الكيفية التي تقضي بها وقتك؛ إذ يمكن أن تساعدك معرفة أين يذهب وقتك بالضبط في اتخاذ قرارات بشأن تفويض المهام أو تغيير عاداتك أو أي أمر آخر قد تراه مناسبًا.
اقرأ أيضًا: تحديات تنظيم الوقت.. ما الذي يعطّلك حقًا؟
-
تعيين مدة زمنية
تلك واحدة من أنجع الطرق التي تعينك على معرفة كيفية استغلال وقتك بفاعلية، بل من أفضل طرق تنظيم الوقت بشكل عام في ظل كثرة المهام.
تقوم بعض الشركات في الواقع بتقسيم الموظفين إلى مجموعات، وتحصل المجموعة التي تنهي مشروعًا أو مهمة على مكافأة، ويمكنك تطبيق هذا المبدأ على أي مهمة.
ضع حدًا زمنيًا محددًا، مثل ساعة أو ساعتين. ثم حاول إنهاء المهمة في الوقت المحدد، وسوف تشعر بالتحفيز والمتعة وأنت تفعل ذلك، وستكون راضيًا جدًا عن نفسك إن أنهيت المهمة في الوقت المحدد لها سلفًا؛ وبهذا ستدرك أن استغلال وقتك بفاعلية يتطلب نوعًا من الذكاء وليس مجرد كبير جهد.
-
قائمة المهام
لا سبيل للحديث عن كيفية استغلال وقتك بفاعلية من دون التطرق إلى قائمة المهام؛ إذ تعمل على توفير الوقت، وإذا كانت لديك قائمة فلن تضطر أبدًا إلى التساؤل عما هو مدرج في جدول الأعمال اليومي أو ماذا تفعل بعد ذلك.
في الواقع تحافظ قائمة المهام على تركيزك وتحفيزك، وستشعر بالرضا في كل مرة تقوم فيها بإلغاء مهمة من قائمتك بعد إنهائها.
تتيح لك القوائم أيضًا رؤية ومراقبة تقدمك. حتى لو كنت محاطًا بمشتتات فإن قائمتك ستبقيك على المسار الصحيح؛ لذا هي طريقة لا غنى عنها في تعلم كيفية استغلال وقتك بفاعلية.
اقرأ أيضًا: تنظيم روتين العمل.. استراتيجيات مهمة لزيادة الإنتاجية
-
مهمة واحدة في كل مرة
إذا اخترت القيام بمهمة ما فراجعها حتى النهاية وقم بإنهائها. تجنب القيام بنصف العمل؛ ما يعني التخلي عن مهمتك الحالية والقيام بشيء مختلف تمامًا.
أحد الأمثلة على نصف العمل هو كتابة تقرير ثم التحقق فجأة من بريدك الإلكتروني دون سبب وكتابة الردود على الرسائل التي تأتيك عبر البريد أو أي منصة أخرى، ليس هذا بمثابة إدارة سيئة للوقت وإنما تشتيت للتركيز.
إذا أردت حقًا استغلال وقتك بفاعلية فركز على المهمة التي بين يديك وتجنب التشتت والقفز بين المهام.
-
الأهم أولًا
قم بأهم مهامك في الصباح، فكل تلك المهام المجهدة والتي هي الجزء الأكبر من عملك يجب أن تقوم بها في الصباح إذا أردت استغلال وقتك بفاعلية.
والسبب في هذا بسيط، فطالما أن لديك أكبر قدر من الطاقة في الصباح ستتمكن من معالجة المهام بكفاءة، بالإضافة إلى ذلك فإن الشعور بالإنجاز عند الانتهاء من أهم الأشياء أولًا سيجعل بقية اليوم أفضل بكثير.
اقرأ أيضًا: ترتيب أولويات العمل.. خطوات عملية
-
التفويض
لا يمكنك أن تفعل كل شيء بمفردك؛ لذا تخلص من بعض المهام عن طريق تفويضها إلى شخص آخر، فربما حان الوقت لتدريب شخص ما على القيام ببعض العمليات البسيطة في عملك أو مكتبك.
ومن شأن هذا أن يحررك ويتيح لك الفرصة للتركيز على المشاريع الأكبر أو المهام الأكثر تعقيدًا.
-
التخطيط للمستقبل
ولا مناص من التخطيط للمستقبل إذا كنت تفكر في استغلال وقتك بفاعلية؛ فالتخطيط المسبق جزء مهم من إدارة الوقت. من الناحية المثالية يجب أن تخطط مسبقًا للأسبوع أو على الأقل في اليوم السابق.
فعندما تعرف بالضبط ما يجب القيام به لليوم أو الأسبوع ستظل منظمًا ومركّزًا، كما يمكنك تقسيم المهام على مدار أيام لمعرفة مقدار الوقت المطلوب لإكمال المشروع مقدمًا. ولا شك أن إنفاق بضع دقائق فقط في التخطيط المسبق يمكن أن يغير طريقة عملك.
اقرأ أيضًا:
تنظيم وقت التأمل.. ضوابط واقتراحات
تنظيم وقت المدير المخضرم.. أسس يجب إتقانها
أسرار النجاح في تنظيم الوقت.. استراتيجية مُربحة
مفاهيم تنظيم الوقت.. تأسيس نظري
تنظيم وقت التعامل مع العملاء.. مقترحات عملية
