ترتيب أولويات العمل.. خطوات عملية

لا شك أن الأولويات ذاتها تختلف من شخص لآخر، لكن ترتيب أولويات العمل يمكن أن يسير وفق منهجية واحدة إلى حد كبير، وإن كان من الممكن أن يكون لكل واحد من الناس في ترتيب أولوياته مذهب خاص به.

وإنما تأتي أهمية ترتيب أولويات العمل من كونها تساعد في تقليل التوتر، وزيادة التركيز، بالإضافة إلى تحسين الإنتاجية وإدارة الوقت بفعالية، بل تساعد ترتيب أولويات العمل في تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

فبمجرد أن تتمكن من ترتيب أولويات العمل سوف تدرك أن الكثير من العمل الذي شعرت بأنه عاجل لا يحتاج حقًا إلى كبير اهتمام، أو على الأقل ليس عاجلًا بالشكل الذي تظنه.

إن ترتيب أولويات العمل هو تلك العملية التي تعينك على تحديد مستوى أهمية وإلحاح مهمة أو شيء أو حدث. إنها مهارة أساسية لأي محترف عامل وهي ضرورية للغاية لمديري المشاريع لإتقانها.

اقرأ أيضًا: تنظيم وقت التأمل.. ضوابط واقتراحات

استراتيجيات ترتيب أولويات العمل

ويستعرض «رواد الأعمال» بعض الخطوات والاستراتيجيات التي تساعدك على ترتيب أولويات العمل، وذلك على النحو التالي..

• حصر المهام

الخطوة الأولى على طريق ترتيب أولويات العمل أن تعمل على حصر كل ما يمكن أن تفكر في إنجازه في يوم واحد.

ليس عليك، بالطبع، أن تقلق بشأن الطلب أو عدد المهام التي سترى أنه مطلوب منك النهوض بها؛ فمن شأن القدرة على ترتيب أولويات العمل أن تساعدك في معرفة كيف ومتى تخصص وقتك لكل مهمة بحكمة وفعالية.

• تحديد المهام الأكثر أهمية

الآن وبعدما حصرت كل المهام المطلوب منك النهوض بها فإن عليك أن تحدد المهام الأكثر أهمية في قائمة المهام الخاصة بك. ويمكنك تحديد ذلك بناءً على المواعيد النهائية التي لديك لهذا الأسبوع أو توقعات العميل أو طلبات زملاء العمل.

والمؤكد أن الطرق التي يمكنك الاعتماد عليها في تحديد المهام العاجلة/ الأكثر أهمية كثيرة، لكن ما يعنينا هنا أن تقوم بذلك على النحو الصحيح؛ فلو أنجزت هذه الخطوة بنجاح فسيكون ما بعدها أيسر.

• قوائم المهام

لقد عرفنا الآن المهام العاجلة _وتلك خطوة حاسمة على طريق ترتيب أولويات العمل_ فلزامًا عليك أن تحدد لكل مهمة وقتًا لتشرع في إنجازها خلاله، ووقتًا آخرًا تنتهي منها فيه، كما أن ترتيب أولويات العمل يؤدي بك إلى القدرة على التحكم في وقتك بشكل أسهل، فقد تجد أنك تركز بشكل أفضل على تلك المهام اليومية عندما يكون لديك تذكير مرئي لكل مهمة تحتاج إلى إكمالها. ويمكن أن يوفر إكمالها أيضًا شعورًا بالإنجاز.

اقرأ أيضًا: تنظيم وقت المدير المخضرم.. أسس يجب إتقانها

• وضع الحدود والتوقيت

الطريق المعبّد للوصول إلى ترتيب أولويات العمل والإنجاز بشكل عام هو وضع توقيت محدد لكل مهمة من المهام، ربما يكون لديك زملاء في العمل يتصلون بك أو يرسلون بريدًا إلكترونيًا أو يذهبون إلى مكتبك بانتظام للتحدث معك حول القضايا غير العاجلة، ومن المناسب إخبارهم بأنك تركز على مشروع ما وسوف تتحدث معهم في وقت لاحق. كما يمكنك أن تطلب منهم عدم إزعاجك أثناء الصباح، ولكن يسعدك التحدث في فترة ما بعد الظهر.

وستصيب بهذه الطريقة عصفورين بحجر واحد: تضع حدودًا بينك وبين الناس، وتحمي أوقاتك _الشخصية والعملية_ وستتمكن ثانيًا من إنجاز مهامك على النحو الأمثل وفي الوقت المضروب لها سلفًا.

• التغلب على المشتتات

لا سبيل إلى التمكن من ترتيب أولويات العمل بدون التغلب على المشتتات الجمة التي تعترض طريقنا طوال اليوم؛ فمن الطبيعي أن يتشتت انتباهك طوال اليوم، سواء كنت قد حولت تركيزك إلى مهمة أخرى أو كنت تستجيب لزميل في العمل.

يمكنك أيضًا تحديد فترات الراحة، مثل استراحة لتناول القهوة لمدة 10 دقائق في منتصف الصباح والمشي لمدة 15 دقيقة في وقت متأخر بعد الظهر.

اقرأ أيضًا: أسرار النجاح في تنظيم الوقت.. استراتيجية مُربحة

• أولوية واحدة في كل مرة

قد يكون من المغري القيام بمهام متعددة لإنجاز المزيد، ولكن غالبًا ما يكون من الأفضل التركيز على مهمة واحدة في كل مرة. تلك طريقة مثالية لـ ترتيب أولويات العمل.

يمكن أن تضمن هذه الاستراتيجية توجيه انتباهك الكامل إلى تلك المهمة حتى تتمكن من إكمالها بكفاءة قبل الانتقال إلى العنصر التالي في قائمتك. فقد يكون لديك فرصة أكبر لتسليم العمل الجيد عندما لا تشتت انتباهك بالمهام الأخرى.

• تفويض المهام

إذا كان بإمكانك تعيين واجبات أو مشاركة المسؤوليات مع زملاء العمل تستطيع إعداد قائمة بكل ما تحتاج لإكماله بحلول نهاية الأسبوع وتفويض مهام محددة للآخرين.

ومن شأن هذا التفويض أن يعينك على التمكن من ترتيب أولويات العمل بشكل جيد؛ ومن ثم تحديد المهام التي يمكن للآخرين إنهاؤها دون إشرافك، وقم بتعيينها لزملائك في العمل حتى تتمكن من التركيز على المشكلات التي تحتاج إلى اهتمامك الفوري.

اقرأ أيضًا:

مفاهيم تنظيم الوقت.. تأسيس نظري

تنظيم وقت التعامل مع العملاء.. مقترحات عملية

3 كتب في تنظيم الوقت.. من التنظير إلى الممارسة

سلبيات المرونة في العمل.. عقبات تعطل الإنتاج

تنظيم الوقت على مواقع التواصل.. استراتيجية تحقيق النجاح