يتفق كثيرون على أن التغيير التنظيمي يتم إما بإجبار الناس على التغيير، أو وضع حافز مناسب يجعلهم يقبلون به، أو خلق رؤية مقنعة تُحدِث إلى حد ما صدمة، تؤثر في الناس فجأة فتجعلهم يقبلونه وكأنهم قد أبصروا بعد الظلام.
لكن هناك سببان يجعلان الأساليب السابقة لا تصلح للعمل:
- الأول: دافع جوهري؛ لأن الفرد وحده يستجمع الرغبة في التصرف بطريقة معينة، ونحن لا نحفز الشخص، بل فقط نهيئ له الظروف لإطلاق العنان لدافعه.
- الثاني: لن تجد نظام الحوافز الذي يطالب به الموظفون؛ لأن طرق التحفيز تختلف من شخص لآخر؛ حتى إن نظرية الحافز 2.0 لدانييل بينك، التي توجه حديثها إلى الغرض، والغموض، والإنجاز لن تناسب سوى فئة معينة من الموظفين، لكن يظل هناك موظفون لا يحفزهم سوى أسلوب الجزرة والعصا (يعني المال).
إن التغيير يبدأ من القمة؛ أي من قائد العمل، وذلك من خلال أربع وسائل:
- اجعل اجتماعاتك مميزة:
والتمييز هنا ليس من حيث الحضور فحسب، بل أيضًا الغرض، فلا شك أن هناك اجتماع أسبوعي أو عدة اجتماعات للتوقعات المالية، لكن ما الغرض منها؟ هل لاتخاذ قرارات جديدة؟ أم للمساهمة في قضية؟ أم لإعلام الآخرين؟ كن واضحًا قدر المستطاع عند جدولة مواعيد الاجتماعات والغرض منها، حتى يتهيأ لها الأشخاص المناسبون.
- لا تقبل تبرير من يتخلف عن الاجتماع
يكمن جمال التكنولوجيا في أنها تحد من الأعذار التي يمكن أن نختلقها، فإذا كان من المقرر عقد الاجتماع الدوري في الموعد نفسه من كل شهر، فسوف يكون المشاركون إما مستدعين للاجتماع، أو حاضرين. أو لم يجدولوا مواعيد سفرهم أثناء هذا الوقت. هنا، يتطلب الأمر اتخاذ القرار المناسب بأن يكون الأشخاص المناسبون في الاجتماع؛ ما يعني لا عذر لمن تغيب.
- ضع معايير محددة
بالرغم من أهمية تحديد الغرض من الاجتماع، لكنه ليس كافيًا، فيجب وضع معايير لكل اجتماع، تتغير فقط وفقًا لغرض الاجتماع، مع ضرورة وجود شخص يملك سلطة اتخاذ القرار.
- المتابعة
يجب حصر كل من تخلف عن الاجتماع، ومعرفة سبب التخلف. فالمساءلة هي الوسيلة الوحيدة الناجعة إلى حد ما، التي تفرض على الجميع الالتزام. فإذا أردت متابعة موظفيك من خلال مشاريعهم فإنك تحتاج إلى:
- وضع “آخر موعد نهائي” A DDD والذي لا يجب أن يتجاوز التاريخ المطلوب إكمال المهمة فيه. إنه الموعد الأخير الذي تختم فيه اسمك على المشروع وتسلمه. فأي استهتار بعد هذا التاريخ يعني تنازلك عن المساءلة.
- اربط غرض المهمة أو المشروع بغرض العمل أو الشركة. فعندها فقط سيشعر صاحب الشركة ليس فقط بالمشاركة، ولكن أيضًا بقيمة مساهمته.
وكما قلت، لا شيء يتم بسرعة الصاروخ. ولكن عندما تهيئ البيئة المناسبة لتوائم السلوكيات المناسبة للنمو والنجاح، فسوف تجد أن السلوكيات المناسبة ترتقي إلى مستوى المناسبة.