لن نذيع سرًا بقولنا إن تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة لا يقل أهمية عن تنظيم أهم الأشياء في حياتك؛ ذلك لأن مثل هذه الأشياء التي تستصغرها ولا تقيم لها وزنًا إنما تأكل من وقتك وتستنزفه، ومن ثم تأتي نتائجها بالسلب على ما يتعين عليك القيام به من أعمال مهمة.
أضف إلى ذلك أن عدم القدرة على تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة يمكن أن يعيق قدرتك على قضاء الوقت بشكل هادف والالتزام بما هو أكثر أهمية، ولكن عندما تفلح في هذه المهمة فإنك تمنح لنفسك الفرصة لتنمية الهوايات والعادات والاختيارات المهنية التي تعتبر ضرورية لسعادتك الشخصية والعملية على حد سواء.
ناهيك عن أن تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة يعني أنه سيكون لديك المزيد من الوقت للقيام بأشياء تهمك، مثل ممارسة الرياضة أو قضاء الوقت مع العائلة والأصدقاء أو ممارسة هواية أو متابعة مشاريع أخرى.
اقرأ أيضًا: التخلف عن تسليم المهام.. الأسباب والعلاج
طرق تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة
ويرصد «رواد الأعمال» بعض الطرق التي تساعدك في تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة، وذلك على النحو التالي..
-
تحديد الأولويات
الخطوة الأولى التي لا مناص منها على طريق تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة أن تحدد أولوياتك بالفعل وبدقة. لدينا جميعًا مهام يجب أداؤها ذات أهمية متفاوتة. يجب القيام ببعض الأشياء في الوقت الحالي، وهناك مهام أخرى يجب القيام بها قريبًا، والبعض الآخر ليس مهمًا أو عاجلًا.
وطالما أن الحال كذلك فإن عليك كتابة قائمة بالمهام الملقاة على عاتقك وضعها في واحدة من الفئات الأربع التالية:
- الأشياء المهمة والعاجلة.
- الأشياء المهمة ولكنها ليست عاجلة.
- الأشياء التي ليست مهمة ولكنها عاجلة.
- الأشياء التي ليست مهمة ولا عاجلة.
وستكون حياتك أكثر اتزانًا عندما تقضي وقتك في مهام مهمة ولكنها ليست عاجلة، وبهذه الطريقة تكون قد عرفت أول خطوة على طريق تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة.
اقرأ أيضًا: كيف تجدد نشاطك العملي؟.. استراتيجيات وأهداف
-
الأصعب أولًا
تريد فعلًا أن تتمكن من تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة؟ حسنًا قم بالأصعب أولًا، وسوف تسير الأمور بعد ذلك على ما يرام.
إذا كانت لديك مهمة أو مشروع صعب أمامك فقد تميل إلى تأجيل القيام بأصعب الأجزاء، ولكن من الأفضل التخلص من الأشياء الصعبة في أسرع وقت ممكن؛ إذ إنك لا تريد أن تلوح هذه المهمة الصعبة فوق رأسك لبقية اليوم.
ويوصي خبراء إدارة الوقت بهذه الاستراتيجية؛ إذ سيكون من المريح التخلص من المهام الصعبة، وستشعر بمزيد من الإنتاجية، وبعد ذلك ستكون متفرغًا لتولي أجزاءً أسهل من مهامك.
هذه طريقة مثالية ليس فقط من أجل تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة وإنما لتنظيم الوقت بشكل عام.
-
تتبع الوقت
بعض الناس يجيدون إدارة الميزانيات، ومعرفة مقدار الأموال التي يكسبونها وما هي نفقاتهم الشهرية، إذا أردت أن تتمكن من تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة لديك فقم بنفس الحسابات مع الوقت، وستفلح في مسعاك.
تتبع، على سبيل المثال، لمدة أسبوع الوقت الذي تستغرقه للقيام بالمهام اليومية، مثل: غسل حوض مليء بالأطباق، وغسل الملابس، وطهي وجبة، وترتيب السرير.. إلخ.
من الشائع أن يبالغ الناس في تقدير الوقت الذي يستغرقه القيام بمهام بسيطة والتقليل من الوقت الذي يستغرقه القيام بمهام أكبر. إذا كتبت ورأيت على الورق كيف تقضي وقتك فسوف يساعدك ذلك في إدارته بشكل أفضل؛ ومن ثم ستكون أقدر على تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة.
اقرأ أيضًا: الروتين الصباحي.. كيف تستعد للعمل؟
-
الجدولة وإزاحة غير المهم
لقد حددت أهدافك وتتبعت كيف تقضي وقتك، وأعطيت الأولوية لما يجب القيام به، وكلها متطلبات أساسية لعملية تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة، فقد حان الوقت لوضع خطة محكمة، ولكن من المهم أن تكون مرنًا.
ومن الأفضل أثناء وضع الخطة تلك العمل مع نقاط قوتك والعمل في الأوقات التي تعلم فيها أنك ستكون أكثر إنتاجية. وإذا كان ما تفعله لا يجدي في أول الأمر فلا تخف من إجراء تغييرات حتى تجد جدولًا مناسبًا أكثر لمهام عملك وغير المتعلقة بالعمل. ضع جدولًا يناسب احتياجاتك، وبعدها ستأخذ الأمور مسارها الطبيعي.
اقرأ أيضًا: تنظيم جدول المهام اليومي.. كيف يُمكن ذلك؟
-
البقاء على المسار الصحيح
وإذا كنت عرفت من خلال الطرح السابق كيفية تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة فإن هذا وحده ليس كافيًا، وإنما يجب أن تظل على المسار الصحيح، ولا تحيد عنه، وإلا فما جدوى القيام بالأمر لبضعة أيام أو أسابيع؟!
احتفظ بجدول أو دفتر ملاحظات أو ما تشاء، لكن المهم أن تركز على الاستدامة، وألا تنصرف إلى عاداتك السيئة السابقة التي كنت تقتل بها وقتك وتهدر بها أيامك.
اقرأ أيضًا:
إعادة تنظيم الوقت المهدر.. وقف السير إلى الهاوية
كيف تنجح في تنظيم وقت عملك بثبات؟.. استراتيجيات مهمة للتميز
كيف تحافظ على وقتك؟.. كن منتجًا
تنظيم الوقت التلقائي.. الإنجاز في عصر مؤتمت
استغلال الوقت في العمل.. استراتيجيات مهمة تُعزز إنتاجيتك
