التخلف عن تسليم المهام.. الأسباب والعلاج

التخلف عن تسليم المهام مسألة على قدر كبير من الأهمية؛ ذلك لأنها تقول الكثير من الأشياء وتوصل العديد من الرسائل عن الموظف أو الشركة على حد سواء.

وهي دومًا مسألة ذات وجهين؛ فالقيام بعمل جيد لا يقل أهمية عن إكمال المهمة في الوقت المحدد، كما أن الوفاء بالمواعيد النهائية ليست مهمة فقط لإدارة الوقت ولكنها مهمة جدًا لمساعدة الموظف في تحقيق أهدافه.

ولكن من العسير إدراك خطورة التخلف عن تسليم المهام من دون النظر إلى الوجهة المضادة؛ حيث تحفز المواعيد النهائية وتسليمها في الوقت المطلوب الفرق على العمل الجاد والعمل معًا مع تشجيعهم على أن يصبحوا أكثر إنتاجية.

وتسليم في الموعد المحدد تؤكد العمل الجماعي؛ فمن السهل تأخير أو نسيان مهمة ليس لها موعد نهائي متفق عليه، كما تساعدنا المواعيد النهائية في التعاون لتحقيق هدف مشترك، والحفاظ على المشاريع المعقدة ومتعددة المراحل على المسار الصحيح.

وتوضح المواعيد النهائية ما نتوقع تقديمه؟ ومتى؟ هذا يعني أنه يمكننا التحكم في عملنا دون أي ارتباك.

يمكن أن تكون هناك أيضًا عواقب لمسألة التخلف عن تسليم المهام؛ فعلى المستوى الشخصي يمكن أن يؤدي ذلك إلى الإضرار بسمعة الموظف والإضرار بآفاق حياته المهنية، خاصة إذا حدث التخلف عن تسليم المهام أكثر من مرة وأمسى فعلًا متكررًا وعادة.

وقد يكون التخلف عن تسليم المهام أيضًا ضارًا للغاية على المستوى التنظيمي؛ فمن المحتمل أن يؤثر تفويت الموعد النهائي في سمعة الشركة، ويمكن أن تكون له آثار مالية خطيرة إذا أدى التأخير إلى شرط جزائي في العقد.

ويعد تحديد المواعيد النهائية والالتزام بها أمرًا مهمًا لأي مهمة وأي دور تقريبًا، كما يعد الوفاء بها أمرًا ضروريًا للتشغيل السلس للمؤسسة ككل.

اقرأ أيضًا: إعادة تنظيم الوقت المهدر.. وقف السير إلى الهاوية

أسباب التخلف عن تسليم المهام

ويرصد «رواد الأعمال» بعض أسباب التخلف عن تسليم المهام، وذلك على النحو التالي..

• ضعف الاتصال

يُعتبر الاتصال الواضح والموجز أمرًا بالغ الأهمية للوفاء بالمواعيد النهائية في المشاريع، ومن ثم فإن غيابه أو ضعفه أحد الأسباب الرئيسية في التخلف عن تسليم المهام.

يقول 47% من الموظفين إنه من الصعب عليهم الحصول على فكرة جيدة عن الوجهة التي يتجه إليها المشروع وبالتالي يحدث التخلف عن تسليم المهام.

وتتطلب المواعيد النهائية العمل الجماعي والتعاون بين أعضاء الفريق، ولا يمكن أن يحدث هذا إذا كانوا غير مدركين تمامًا لرؤية وأهداف المشروع، وما هو المطلوب بالضبط لإكماله في التاريخ المطلوب.

للتأكد من أن الفريق يفهم سبب أهمية المشروع بالنسبة للشركة، وما يحتاجون إلى القيام به لدفعه إلى الأمام، وكيف ينبغي عليهم هيكلة عملهم لإنجازه في الوقت المحدد، على المدراء إيضاح الأمور التالية: متطلبات المشروع، مخرجات المشروع، الأدوار والمسؤوليات لكل موظف.

اقرأ أيضًا: كيف تنجح في تنظيم وقت عملك بثبات؟.. استراتيجيات مهمة للتميز

• سوء إدارة الوقت

يؤدي سوء إدارة الوقت إلى التخلف عن تسليم المهام، بل ربما إلى فشل المشروع حتى قبل أن يبدأ، ولكن يجب أيضًا أن تكون قادرًا على التنبؤ بالوقت الذي يجب أن يستغرقه المشروع.

إذا لم يكن الأمر كذلك فإن فقد يحدث تسويف؛ لأنه لا يوجد مؤشر على مقدار الوقت الذي يجب أن يستغرقه المشروع بشكل واقعي، ولا يوجد مقياس للتوقعات والمتطلبات غير الواقعية للموظفين.

لمعالجة مشكلات إدارة الوقت فكر في الاستثمار في نظام برمجيات لإدارة الوقت؛ إذ ستساعد على تخطيط وجدولة المهام، وتسجيل الحضور وسير العمل، والتعامل مع كشوف الرواتب، وبالتالي قد نتجنب التخلف عن تسليم المهام.

اقرأ أيضًا: كيف تحافظ على وقتك؟.. كن منتجًا

• ضعف الإمكانيات اللوجستية

من المفترض أن تقلل التكنولوجيا من عبء العمل وتوفر الوقت لكنها في بعض الأحيان تفعل العكس، وتكون سببًا في التخلف عن تسليم المهام.

في المتوسط يضيع العمال الذين يتعاملون مع مشاكل تكنولوجيا المعلومات مثل تعطل الأجهزة وضعف الإنترنت وخلافه حوالي 22 دقيقة في اليوم؛ وهو ما يعني أن هناك حوالي ساعتين من وقت العمل الضائع كل أسبوع و95 ساعة في السنة على أساس 40 ساعة عمل في الأسبوع.

وكلما زادت معاناة الفريق من هذه المشاكل تفاقمت مشكلة التخلف عن تسليم المهام وحدث تأخير في تسليم العمل في الوقت المحدد تمامًا.

وعلى أي حال فإن مثل هذه المشكلات اللوجستية يمكن أن تتسبب في انخفاض الإنتاجية وعدم اكتمال العمل بالشكل الأمثل، والتخلف عن تسليم المهام، ناهيك عن استياء الموظفين.

اقرأ أيضًا:

تنظيم الوقت التلقائي.. الإنجاز في عصر مؤتمت

استغلال الوقت في العمل.. استراتيجيات مهمة تُعزز إنتاجيتك

العمل 4 أيام في الأسبوع.. ثقافة عمل جديدة واسعة الانتشار

نظرية أكل الضفدع.. كيف تُحدد ما يستحق وقتك؟

كيف يمكنك استغلال وقتك بفاعلية؟