صحيح أن يومك، مثل أي شخص آخر، هو 24 ساعة فقط. ومع ذلك بطريقة ما يبدو أن بعض الأشخاص قادرون على إنجاز المزيد أكثر من غيرهم. تنظيم وقتك هو السر، يتعلق الأمر بكيف تخطط وتضع أولوياتك وتنتج يومًا بعد يوم. لا يمكنك توفير المزيد من الوقت، ولكن إدارته بحكمة ستجعلك أكثر سعادة وصحة وإنتاجية.
تعتمد عملية تنظيم وقتك بشكل كبير على ظروفك الفردية الفريدة، ولكن بعض النصائح العامة يمكن أن تساعدك في تنظيم حياتك بشكل أفضل، مما يؤدي إلى تحسين قدرات إدارة الوقت بشكل كبير، فما الذي يساعدك في تنظيم وقتك بحكمة وفعالية؟
طرق تساعدك في تنظيم وقتك
ويقدم «رواد الأعمال» بعض الطرق التي تساعدك في تنظيم وقتك، وذلك على النحو التالي..
-
التركيز على الصورة العامة
يكاد يكون من المستحيل أن تكون منتجًا عندما تكون غير منظم أو أن تغرق في التفاصيل. ما تحتاجه لكي تتمكن من تنظيم وقتك هو نظرة شاملة لجدولك الزمني، ومهام عملك بالكامل، أي أنك بإحكام قبضة قوية على الصورة الكبيرة.
فقط من خلال الرؤية الواضحة للكل/ للصورة العامة، يمكنك التعمق بفعالية في التفاصيل الدقيقة وإنجاز الأمور على نحو أسرع وأكثر فعالية.
اقرأ أيضًا: مهارات إدارة الوقت.. معالم في طريق النجاح
-
تحديد الأولويات في وقت مبكر
تحديد الأولويات طريقة ذكية لضمان يوم مثمر وتنظيم وقتك، ولكنك ستحتاج إلى معرفة ما تحتاج إلى معالجته أولاً ولماذا، بالإضافة إلى تحديد بالمهام التي يجب النهوض بها ومتى يتوجب ذلك.
يجب أن يحدث هذا قبل أن يبدأ يومك، مع تقييم صادق لما يجب تحقيقه والوقت الذي سوف يستغرقه لإكماله.
بشكل أكثر تحديدًا: يجب أن تهدف هذه الخطوة من خطوات تنظيم وقتك إلى جمع كل مهامك في قائمة واحدة وتقسيمها حسب الشهر أو الأسبوع أو اليوم.
افصل المهام المهمة أو العاجلة عن المهام ذات الأولوية الأقل، ثم ضمّنها في جدول يومك، وتعامل مع أهم المهام أولًا واحفظ المهام الأقل أهمية لوقت لاحق.
وإذا أردت حقًا الفلاح في تنظيم وقتك فاحصل على تفاصيل قابلة للتنفيذ في كل مهمة من مهامك: المشروع، وتاريخ الاستحقاق، والالتزام بالوقت، ثم قم بتعديلها حسب الحاجة؛ من أجل تحديد أولويات عبء العمل الخاص بك ووضع جدول زمني يلبي جميع مسؤولياتك.
اقرأ أيضًا: الالتزام بجدول العمل.. كيف يكون؟
-
مركزة المعلومات
إمكانية الوصول هي مفتاح الإدارة الفعالة للوقت؛ الوقت الذي يقضيه في البحث عن المعلومات هو الوقت الضائع. اجعل حياتك أسهل قليلاً؛ من خلال دمج جميع ملاحظاتك ومهامك وجداولك في مكان واحد.
ستكون قادرًا على التراجع والحصول على عرض واضح ومتماسك وصورة كبيرة لموقفك، وترتيب أولويات مهامك بشكل أفضل، ولن تضيع ساعات ثمينة في تعقب المعلومات المهمة.
كلما كان الوصول إلى المعلومات التي تحتاجها أسهل زادت سهولة التصرف بناءً عليها، وكنت أقدر على تنظيم وقتك.
إذا كان عليك التنقل باستمرار بين التطبيقات للحصول على البيانات التي تبحث عنها فسيؤثر ذلك بشكل كبير في قدرات إدارة الوقت لديك ويسبب إحباطًا كبيرًا.
-
تحديد مواعيد نهائية والالتزام بها
أهم شيء عند تولي أي مهمة هو موعدها النهائي، سواء كانت مفروضة ذاتيًا أو مفوضة. توفر المواعيد النهائية جدولًا زمنيًا محددًا وفكرة عن مقدار الوقت الذي ستحتاج إلى تخصيصه لكل مهمة.
ينظم العديد من الأشخاص يومهم من خلال وضع قائمة مرجعية وإلغاء كل مهمة بمجرد الانتهاء. لسوء الحظ لا يؤدي هذا النهج إلى تنظيم وقتك بكفاءة ويمكن أن يؤدي في الواقع إلى نتائج عكسية. تفشل القوائم البسيطة في حساب الوقت المتوقع لكل مهمة ونادرًا ما يتم تحديد أولوياتها.
بدلًا من التركيز على قوائم المهام رتب مهامك حسب المواعيد النهائية.
اقرأ أيضًا: تنظيم وقتك بنجاح.. ما الخطوات؟
-
الحصول على استراحات بين حين وآخر
غالبًا ما يمنع الخوف من فقدان الإنتاجية الأشخاص من أخذ فترات راحة عندما يحتاجون إلى ذلك. ومع ذلك فإن فترات الراحة ليست صحية فحسب، ولكنها ضرورية ليوم عمل مثمر، ومن ثم للنجاح في عملية تنظيم وقتك؛ إذ ستعمل بشكل أفضل عندما تستوفي المعايير التالية:
يجب أن تركز الاستراحة على نشاط مختلف تمامًا عن النشاط الذي كنت تعمل عليه للتو. ويجب أن تبقيك في إطار ذهني متعلق بالعمل؛ ما يسمح لك بالعودة إلى العمل بسرعة.
أي استراحة مفيدة بشرط أن يتم أخذها عندما تحتاجها حقًا، وتوفر الاستراحات إحساسًا بالرفاهية؛ من خلال تقليل التوتر والسماح لك بالتركيز بشكل أفضل على وظيفتك عند انتهاء فترة الراحة.
اقرأ أيضًا:
تذكر المهام.. 6 حيل ذكية تقاوم النسيان
جدول تنظيم المهام.. التحكم فيه أم التخلص منه؟
استهلاك وقت الفراغ.. طرق التغلب على المشكلة
تنظيم وقت الموظف.. أدوات مُهمة لزيادة الإنتاجية
تحديد مهام الموظفين.. تنظيم الأداء ورفع الإنتاجية
