تعني القدرة على صنع جدول تنظيم الوقت اليومي بشكل جيد وحكيم امتلاك مخطط لحياة ناجحة؛ إذ يساعدك هذا المخطط في معرفة ما يُفترض أن تفعله (ومتى)، كما يوفر إحساسًا بالهدف والمعنى والتركيز.
يساعدك جدول تنظيم الوقت اليومي في تجنب التسويف، والبقاء متحمسًا، وإدارة وقتك بشكل صحيح. ولكن لسوء الحظ القليل منا لديه سيطرة كاملة على أيامنا. بدلًا من ذلك أنت بحاجة إلى شيء مرن؛ أي إلى جدول عمل يومي مرن ومنظم في ذات الوقت.
وتنبع أهمية جدول تنظيم الوقت اليومي من كونه لا يترك أي وقت للمهام “العاجلة” الحتمية التي تطفو على السطح. تستغرق مهمة واحدة وقتًا أطول مما كنت تتوقعه (بفضل مغالطة التخطيط) ويصبح يومك كله في حالة من الفوضى.
اقرأ أيضًا: 5 طرق تساعدك في تنظيم وقتك؟
إعداد جدول تنظيم الوقت اليومي
ويوضح «رواد الأعمال» خطوات إعداد جدول تنظيم الوقت اليومي، وذلك على النحو التالي..
-
ابدأ بالأهم
ينجز الأشخاص الأكثر نجاحًا باستمرار أهم أعمالهم أولًا، ذاك أول ما يتوجب عليك تضمينه في مخطط جدولك اليومي.
قد يعني هذا “ابتلاع ضفدع” (أي إبعاد المهمة الأكثر صعوبة عن طريقك) أو تخصيص وقت للعمل الهادف قبل أي شيء آخر. لكن من أسف أن أغلب اليوم يبدأون اليوم بمشتتات ومحفزات عاطفية وتوتر (مثل البريد الإلكتروني، ووسائل التواصل الاجتماعي، وSlack).
ولا شك أن هذا محض خطأ، فالصبح هو عادة أكثر الأوقات فعالية في يومك. بالنسبة لمعظم الناس تكون طاقتهم أعلى بشكل طبيعي في الصباح وهناك القليل من مصادر التشتيت؛ ما يعني أنه يمكنك حقًا التعمق في عمل مهم.
اقرأ أيضًا: عوامل تنظيم الوقت.. كيف تدير أيامك؟
-
مخطط الجدول اليومي المثالي ومنحنى الإنتاجية
السبب الذي يجعل الأشخاص الأكثر نجاحًا ويكرسون ساعاتهم الأولى من اليوم لعمل هادف هو أن مستويات طاقتهم تكون في أعلى مستوياتها. ورغم ذلك مع القليل من العمل يمكنك تصميم جدول تنظيم الوقت اليومي الخاص بك وفقًا لهذه الفكرة.
نمر جميعًا بفترات مد وجزر للطاقة على مدار اليوم بفضل إيقاعنا اليومي، وهناك ساعة داخلية ترسل عقولنا وأجسادنا خلال لحظات اليقظة والنعاس.
المفتاح السحري للوصول إلى جدول تنظيم الوقت اليومي محكم ودقيق هو مطابقة مستويات الطاقة لديك مع نوع العمل الذي تؤديه.
عندما تكون طاقتنا منخفضة نكون أقل إبداعًا، ونواجه صعوبة في اتخاذ القرارات، ونشعر بسهولة أكبر بالتوتر والارتباك. من ناحية أخرى تُظهر الدراسات أننا أكثر إنتاجية بنسبة تصل إلى 500% عندما تكون طاقتنا عالية ويمكننا الدخول في حالة تدفق.
-
تقنية حظر الوقت
تعد تقنية حظر الوقت أو تحديد مدة زمنية لإنجاز كل مهمة من المهام أمرًا محوريًا، ليس من أجل إعداد جدول تنظيم الوقت اليومي وإنما من أجل التنظيم والإنتاجية العالية بشكل عام.
وتعد هذه الطريقة إحدى أكثر الطرق إنتاجية؛ لأنها تمنع مهمة واحدة من تجاوز يومك بالكامل وتمنعك من تعدد المهام. والفكرة هنا بسيطة تمامًا: قبل أن تبدأ في مهمة من المهام حدد الوقت الذي ستنتهي منها فيه، وإذا حان وقت الانتهاء منها ولم تنجزها بشكل تام فاتركها وانتقل إلى التي تليها؛ كي لا تتأثر بقية مهامك على مدار اليوم.
يقوم الكثير منا بالتوفيق بين وظائف متعددة في الوقت نفسه معتقدين أننا سننجز المزيد، ولكن في الحقيقة العكس هو الصحيح؛ نحن أكثر إنتاجية عندما نركز على شيء واحد في كل مرة.
اقرأ أيضًا: التغلب على التسويف.. خطوات مجربة
-
كن مرنًا
إذا وصلت إلى المرحلة التي ستعين عليك فيها العمل وفق جدول تنظيم الوقت اليومي الخاص بك فمن المهم أن تظل مرنًا طوال يومك وأسبوعك؛ لأن الجدول الذي تبدأ به على الأرجح لن يكون هو الأحداث التي تقع بالضبط.
أفضل جزء في المخطط الرقمي هو أن جدولة المهام تصبح أسهل وأن التغييرات المستقبلية تصبح أقل إرهاقًا. الحياة لا يمكن التنبؤ بها وتصعب السيطرة عليها. سيغير العملاء المواعيد النهائية، وقد تتحول اجتماعاتك الأسبوعية يوم الاثنين إلى أيام الأربعاء. ستكون هذه التغييرات أقل إجهادًا عندما تكون قادرًا على ضبط التقويم اليومي الخاص بك بنقرة زر واحدة.
اقرأ أيضًا:
مهارات إدارة الوقت.. معالم في طريق النجاح
الالتزام بجدول العمل.. كيف يكون؟
تنظيم وقتك بنجاح.. ما الخطوات؟
تذكر المهام.. 6 حيل ذكية تقاوم النسيان
جدول تنظيم المهام.. التحكم فيه أم التخلص منه؟
