فن التفويض الاستراتيجي هو أحد مقومات نجاح أي مؤسسة متمثلة في قائدها. كما يتمثل هذا الفن في تمكّن القائد من توزيع المهام والمسؤوليات على أعضاء الفريق بشكل مدروس وفعّال؛ ما يساهم في تعزيز الأداء العام وتطوير القدرات الفردية لدى العاملين.
التفويض الاستراتيجي ليس مجرد توزيع للأعمال، بل هو عملية ترتكز على الثقة والتوجيه، مع ضمان توازن دقيق بين المسؤولية والحرية. هذه المهارة تلعب دورًا محوريًا في تحقيق الأهداف المؤسسية بشكل أسرع وأكثر كفاءة، مع تمكين الموظفين وتحفيزهم على الابتكار وتحمل المسؤولية.
لذا نقدم في “رواد الأعمال” خارطة طريق لتفويض المهام بفعالية عالية. ومتى يجب عليك التفويض؟ وكيف تنجح في التفويض؟ إضافة إلى مواجهة التحديات والعقبات التي تواجهك.
فن التفويض الاستراتيجي
إن فن التفويض الاستراتيجي باستخدام مبدأ باريتو، المعروف بقاعدة 80/20، هو استراتيجية خالدة يمكن أن تعزز إنتاجيتك بشكل كبير. طبّق هذا المبدأ من خلال التركيز على أهم 20% من المهام التي تولد 80% من نتائج أعمالك، وتفويض الـ 80% المتبقية لأعضاء الفريق المؤهلين.
هذا لا يوفر وقتك فحسب بل يعمل أيضًا على تمكين فريقك وتحسين الكفاءة التشغيلية. بحسب ما ذكره موقع “qui support solutions”.
5 خطوات للتفويض الاسترايتيجي
ونشير فيما يلي إلى 5 خطوات تساعد على تسهيل مهمة التفويض الاستراتيجي وذلك على النحو التالي..
توثيق المهام وتحديد الأولويات
سجّل كل مهمة تؤديها بدقة. وأنشئ قائمة تحتوي على أعمدة مسماة: المهمة، والوقت المستغرق، ومستوى الأولوية. استخدم “عالٍ” للمهام الحاسمة التي تؤدي إلى نتائج أو تلك التي يمكنك تنفيذها فقط، و”متوسط” للمهام المهمة ولكن القابلة للحذف، و”منخفض” للمهام غير العاجلة، و”قائمة الرغبات” للمهام التي ترغب في أدائها ولكن ليس الآن.
تنظيم المهام
افرز المهام الخاصة بك، وضع العناصر ذات الأولوية العالية في الأعلى، تليها المهام المتوسطة، والمنخفضة، وأخيرًا المهام في قائمة الرغبات.
احسب إجمالي الوقت الذي تقضيه في كل مستوى من مستويات الأولوية لترى إلى أين تتجه جهودك.
حساب تكاليف الفرصة البديلة
حدد المهام ذات الأولوية العالية التي يجب عليك أنت فقط التعامل معها. بالنسبة للباقي احسب تكلفة الفرصة البديلة؛ إذا كان سعر الساعة الخاص بك هو 100 دولار، وكنت تقضي 20 ساعة أسبوعيًا في المهام ذات الأولوية المنخفضة فهذا يعني 2000 دولار أسبوعيًا أو 104 آلاف دولار سنويًا يمكن استثمارها بشكل أفضل.
إعداد ميزانية الدعم
فكر في تعيين مساعد افتراضي. وهذا لا يوفر المال فحسب بل يزيد أيضًا من الكفاءة؛ وذلك نظرًا لأن المساعدين غالبًا ما يكونون أكثر مهارة في هذه المهام ويمكنهم التعامل مع عناصر قائمة الرغبات في نفس الإطار الزمني.
اختيار المساعدة المناسبة
قد يكون اختيار فريق الدعم المناسب أمرًا شاقًا. استخدم خدمات مثل Qui، التي تقدم مساعدين افتراضيين (QuiVAs) تم فحصهم مسبقًا وإمكانية الوصول إلى قاعدة بيانات أوسع لشركات VA.
تضمن لك Qui الاختيار من بين أفضل المرشحين فقط؛ ما يجعل عملية التفويض سلسة وموثوقة.
إن التفويض ليس مجرد أسلوب للبقاء لأصحاب الأعمال المنهكين؛ إنه حجر الزاوية في استراتيجية العمل القوية. من خلال تعيين المهام المناسبة للأشخاص المناسبين فإنك لا تحسن وقتك فحسب، بل تعمل أيضًا على تحسين الإنتاجية والربحية الإجمالية لشركتك.
اقبل التفويض قبل أن تغرق، وحدد الأولويات بشكل استراتيجي باستخدام قاعدة 80/20. واستثمر في الدعم عالي الجودة لتغيير طريقة عملك.
ثلاثة عوائق أمام التفويض عليك تجنبها
وفيما يلي إشارة إلى ثلاثة عوائق أساسية تحد من مهمة التفويض الاستراتيجي وذلك على النحو التالي..
الخوف من فقدان السيطرة
يتردد بعض القادة في التفويض خوفًا من عدم إكمال المهام وفقًا لمعاييرهم. وللتغلب على هذا العائق يجب تحديد توقعات واضحة، وتوفير التدريب والدعم المناسبين، وتنمية ثقافة المساءلة.
انعدام الثقة
يتطلب التفويض أساسًا من الثقة بين القادة وأعضاء الفريق. عليك بناء الثقة من خلال التواصل بشكل مفتوح، والاعتراف بالمساهمات وتقديرها، وإظهار الثقة في قدرات فريقك.
الكمالية
يمكن أن تعوق الكمالية التفويض لأن القادة قد يعتقدون بأنهم وحدهم القادرون على إكمال المهام بالمعيار المطلوب. تقبّل أن الكمال غالبًا ما يكون بعيد المنال وركز بدلًا من ذلك على تحقيق التميز عن طريق التعاون والجهد الجماعي.
ما أهمية التفويض؟
يعد تفويض العمل أمرًا مهمًا لسببين رئيسيين: زيادة الإنتاجية الشخصية إلى الحد الأقصى وإظهار لفريقك أنك تثق بهم في العمل المهم. إن الكل أقوى من الفرد، ومع التفويض الفعال يمكنك إنجاز المزيد معًا كفريق أكثر مما يمكنك تحقيقه بمفردك.
يساعد التفويض الناجح أيضًا في منع الإرهاق. ليس من وظيفتك أن تؤدي كل العمل. بدلًا من ذلك، كمدير، أنت مسؤول عن رؤية الصورة الكبيرة من أجل تفويض المهام المناسبة للأشخاص المناسبين. بحسب ما ذكره موقع “asana”
إن بناء مهارات التفويض الخاص بك يدور حول فهم النتائج المرجوة لمبادرة معينة وتخصيص العمل لأعضاء مختلفين في فريقك، بناءً على مجموعات مهاراتهم المتنوعة.
إن معرفة الوقت المناسب لتفويض المسؤولية لأعضاء الفريق الآخرين هي طريقة رائعة لتصبح قائدًا أكثر فعالية. توفر هذه المهارة الإدارية المهمة فرص التطوير الرئيسية لأعضاء فريقك. اعتمادًا على نوع المهام التي تفوضها يمكن أن يساعدك التفويض في بناء مجموعات مهارات جديدة للفريق ومراقبة التقدم نحو خطط التطوير المهني.
متى يتم تفويض العمل؟
لا يوجد سيناريو واحد مباشر يوضح متى يجب عليك تفويض العمل. لكن بشكل عام اسأل نفسك بعض الأسئلة لتحديد ما إذا كان هذا العمل مفيدًا للتفويض.
الأسئلة التي يجب طرحها قبل تفويض المهام:
- هل هذا العمل أكثر توافقًا مع أولويات عضو آخر في الفريق؟
- هل هناك شخص آخر لديه المعلومات والسياق لأداء هذا العمل؟
- هل هذا العمل فرصة لشخص آخر لينمو ويطور مهاراته؟
- هل سيتكرر هذا العمل في المستقبل؟
- هل لديّ الوقت لتفويض هذا العمل بشكل فعال، بما في ذلك: تدريب الشخص الآخر، والإجابة عن أسئلته، ومراجعة عمله؟
- هل هذا شيء يجب أن أعمل عليه شخصيًا (لأنه ذو تأثير كبير أو مهم للأعمال)؟
- هل الفشل يؤثر في نجاح المشروع؟
- هل لدينا الوقت لإعادة أداء العمل إذا لزم الأمر؟
لا تحتاج إلى الإجابة بـ “نعم” على كل هذه الأسئلة حتى تتمكن من تفويض العمل. لكن طرح هذه الأسئلة على نفسك قبل تفويض العمل يساعدك في تحديد أفضل عمل يمكن تفويضه.
التفويض الجيد
يعد تفويض العمل طريقة رائعة ليس فقط لبناء مهاراتك الإدارية الشخصية، بل لدعم التطوير المهني عبر فريقك. لإعداد زملائك في العمل لتحقيق النجاح تأكد من حصولهم على جميع المعلومات التي يحتاجونها لإنجاز المهمة المفوضة بشكل صحيح.
تستطيع تحقيق ذلك باستخدام أداة إدارة المشروع، التي تمنح أعضاء الفريق رؤية متزايدة ووصولًا غير محدود إلى السياق الذي يحتاجون إليه لإنجاز عمل جيد.
