التخطيط وتنظيم الوقت.. وحدة وتكامل

يعد من أسس التخطيط تنظيم الوقت، وذلك لأسباب كثيرة، إذ يلعب دورًا محوريًا في الإدارة الفعالة للوقت. ‏

كما يحتاج الفرد إلى التخطيط ليومه مسبقًا لتحقيق أقصى استفادة ممكنة من الوقت. ‏ليس هناك فائدة من العمل من أجل العمل فقط، وإنما لا بد من غاية أسمى، تلك ‏الغاية التي لا يمكن الوصول إليها من دون التخطيط المحكم لكل دقيقة في اليوم.‏

وأيضًا يعد من أسس التخطيط تنظيم الوقت لأنه يمنح الفرد إحساسًا بوضوح ‏الاتجاه في المنظمة التي يعمل لصالحها ويحفزه على إكمال المهام في الوقت ‏المحدد.‏

لا تنس أن تخطط كيف تريد المضي قدمًا؛ فمن المهم للفرد أن يضع لنفسه هدفًا ‏ويعمل جاهدًا على تحقيقه. يساعد التخطيط الفرد على معرفة كل ما يجب عليه ‏القيام به بشكل عاجل وما يمكن القيام به بعد قليل.‏

لتخطيط الأمور بشكل أفضل، يجب على الموظفين إعداد خطة مهام؛ حيث يمكنهم ‏تدوين المهام مقابل الفترات الزمنية المخصصة لكل نشاط.‏

يجب أن تأتي الأنشطة ذات الأولوية العالية في المقدمة تليها الأنشطة التي لا ‏تتطلب اهتمامًا فوريًا.‏

يساعدك التخطيط على إنجاز المهام العاجلة والحرجة قبل الموعد النهائي. خطط ‏لكيفية ظهور يومك. ويعد من أسس التخطيط تنظيم الوقت لأنه يمكنك من النهوض ‏بالمهام بشكل أفضل. ‏

ومن نافل القول إن الأفراد الذين يتبنون نهجًا تخطيطيًا واضحًا ينهون العمل في ‏الوقت المحدد مقارنة بأولئك الذين يعملون بلا خطة واضحة.‏

يساعد التخطيط بطريقة ما أيضًا في التنبؤ بالمكان الذي ستقف فيه بعد خمس ‏سنوات من الآن. خطط، على سبيل المثال، لكيفية الوصول إلى منصب معين وفي أي وقت.‏

التحكم في الوقت

ولعل مقولة “يعد من أسس التخطيط تنظيم الوقت” لا تأتي من فراغ، فها هو جيم ‏روم؛ المؤلف ورجل الأعمال الأمريكي يقول: ‏

‏”إما أن تدير يومك، أو أن يديرك يومك”.‏

وما من شك أيضًا في أن الوقت هو أثمن مواردهم. ذلك لأن كل شخص لديه قدر ‏محدود من الوقت. ‏

صحيح أنه لا توجد طريقة لزيادة الوقت المتاح لك، ولكن يمكنك إيجاد طرق ‏لاستخدام وقتك بشكل أفضل. ‏

تعني إدارة الوقت التأكد من أن أفعالك تساعدك على إنهاء الأشياء التي يتعين عليك ‏القيام بها. ‏

كلما تحسنت في إدارة وقتك، ستشعر أن لديك المزيد من الوقت. يمكن قضاء هذا ‏الوقت “الإضافي” في إنجاز المزيد من العمل، أو قضاء الوقت مع عائلتك أو ‏أصدقائك أو ممارسة هواية تستمتع بها.‏

هل لاحظت يومًا أن بعض الأشخاص يبدو أنهم قادرون على إنجاز الكثير؟ لا ‏يعني ذلك أن لديهم وقتًا أطول من أي شخص آخر، بل إنهم يجدون طرقًا أفضل ‏لإنجاز الأمور؛ ولهذا يعد من أسس التخطيط تنظيم الوقت.‏

لن تساعدك مهارات إدارة الوقت على أن تصبح مديرًا أفضل لوقتك فحسب، بل ‏ستساعدك أيضًا على أن تصبح أكثر نجاحًا في مكان العمل.‏

التخطيط مقابل الجدولة

من المفاهيم الخاطئة الشائعة أن الجدولة والتخطيط هما نفس الشيء. في الواقع، ‏هما مختلفان تمامًا. ‏

ونوضح في «رود الأعمال» الفرق بين التخطيط والجدولة على النحو التالي..‏

• التخطيط

هو إعداد قائمة المهام بترتيب محدد للإكتمال لإنجاز شيء ما. غالبًا ما توصف ‏بأنها الخطوات المطلوبة لتحقيق الهدف الذي لديك. ‏

يمكن أيضًا وصف وضع الخطة بأنه بيان نوايا. على سبيل المثال، “سأذهب إلى ‏السوبر ماركت بعد ظهر هذا اليوم” هي خطة.‏

• الجدولة

لا تتعلق الجدولة بما يتم القيام به ولماذا، بل تتعلق أكثر بالوقت. قد لا يكون ‏للخطط أوقات وتواريخ محددة، ولكن الجدول الزمني يفعل ذلك.‏

‏ الجدولة هي المكان الذي نأخذ فيه الخطة ثم نبدأ في “إضافة” المهام لدينا إلى ‏الوقت المتاح لدينا – على سبيل المثال، إضافتها إلى التقويم أو المخطط.‏

بمجرد أن نخطط لوقتنا بشكل فعال، يجب علينا جدولة وقتنا بشكل فعال أيضًا. كما ‏ترون، فإنهما شيئان مختلفان للغاية. ستجد أنه من الصعب جدًا جدولة وقتك إذا لم ‏تخطط لوقتك بشكل فعال أولًا. ولهذا يعد من أسس التخطيط تنظيم الوقت.‏

في الأساس، نحن لا نخطط لوقتنا. نحن نخطط لمهامنا والجدول الزمني هو المكان ‏الذي نخطط فيه للوقت الذي سنستخدمه لإنجاز هذه المهام. وبدون جدول زمني، ‏تصبح الخطة مجرد قائمة من المهام التي لن تدفعنا نحو إكمالها.‏

كيفية التخطيط لوقتك بشكل فعال

فيما يلي بعض الخطوات البسيطة التي تساعدك على جدولة وقتك بفعالية:‏

• إعداد الخطة

يعد من أسس التخطيط تنظيم الوقت، ولذلك لا بد من إعداد خطة شاملة بما يتعين ‏عليك القيام به من مهام على مدار اليوم أو الأسبوع أو الأشهر، على حسب نوعية ‏الخطة وما يجري التخطيط له كذلك.‏

• تقسيم المهام إلى مهام أصغر

‏ إذا كان لديك مهام كبيرة (على سبيل المثال مدتها أكثر من ساعة)، فقسّمها إلى ‏مهام أصغر. يمكنك القيام بذلك عن طريق البحث عن الفواصل الطبيعية أو المعالم ‏الرئيسية في المهمة وتقسيمها تبعًا لذلك.‏

• إنشاء مخطط

استخدم تقويمًا أو يوميات إلى صفحة بيضاء أو قم بإنشاء قالب باستخدام ‏Microsoft Excel‏ أو ‏Word‏ يعرض أيام الأسبوع والمهام المطلوب إنجازها ‏لكل يوم.‏

• تضمين فترات الراحة ‏

‏ تعامل مع الغداء وفترات الراحة كمهام حتى يتعين عليك تذكرها ومن ثم الحصول ‏عليها كل يوم.‏

• البدء بالمهام العادية

‏ حدد من خطتك في الخطوة الأولى المهام التي تعتبر مهام عادية أو متكررة. انظر ‏إلى المواعيد النهائية، وامنح نفسك بعض الوقت للطوارئ وقرر متى سيتم الانتهاء ‏منها (تهدف إلى القيام بذلك في نفس الوقت، في نفس اليوم من كل أسبوع أو ‏شهر).‏

• تخصيص وقت لأهم المهام

‏ أضف مهامك إلى مخططك عن طريق حجب الوقت. يجب أن توضح ما هي ‏المهمة الأهم لديك؛ حتى تكرس لها كامل وقتك وطاقتك.‏

• إضافة المهام الأقل أهمية

أضف المهام الأقل أهمية إلى مخططك، وقم بملء الفجوات بين المهام الأكثر ‏أهمية.‏

• المرونة والتخطيط للطوارئ

‏ إذا تغير شيء ما، على سبيل المثال، حصلت على مهمة جديدة لمرة واحدة، فحدد ‏ما ينبغي عليك تغييره في الخطة، وتذكر يعد من أسس التخطيط تنظيم الوقت ولا ‏معنى لذلك من دون مرونة.‏

وإذا اضطررت فلا بأس بإزالة بعض المهام الأقل أهمية لإفساح المجال لتلك ‏الأكثر أهمية. ‏