قد تشعر أحيانًا بأن الوقت يمر من بين يديك ومازلت تعمل على أداء المهمة نفسها، وأنك متأخر عن جدولك الزمني، كما أن معدل إنتاجيتك ضعيف، ما السر وراء ذلك؟ إن هذه الأمور ليست أكثر من آثار سلبية لبعض الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت وتنظيمه.
وما هو أكثر تعقيدًا من هذا، أن يحاول المرء تنظيم وقته ثم يجد أنه لم يعد قادرًا على إدارة وقته بحكمة وكفاءة، فضلًا عن أن سرعته وكفاءته في إنجاز مهامه ليست على النحو المطلوب. تنبع هذه الأمور من الخطأ في العملية التأسيسية (تنظيم الوقت) وبالتالي سيكون كل ما يترتب عليها خطأ.
ويتطرق «رواد الأعمال» إلى أبرز الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت، وذلك على النحو التالي:
اقرأ أيضًا: تفويض المهام وإدارة الوقت
الفشل في تحديد الأولويات
ليست كل المهام الملقاة على عاتقك على نفس درجة الأهمية، فهناك أمور مهمة، لكن هناك مهام ملحة وعاجلة، والخطأ في تحديد مدى أهمية كل منها سيقودنا إلى خطأ آخر وهو خطأ تأخير المهمات العاجلة، وبالتالي إهدار الوقت.
ومما يصعب تحديد الأولويات ظهور مهمة ما _قد تكون على قدر كبير من الأهمية_ أثناء العمل على مهمة أخرى، لكن معضلة كهذه سيتم التعامل معها بكفاءة بفعل الخبرة؛ فتعلم كيفية تحديد الأولويات عملية طويلة، وستحتاج إلى وقت وخبرة لاكتشاف الأسلوب الأكثر فاعلية، وهو الأسلوب الأفضل بالنسبة لك.
بدء اليوم متأخرًا
ستفشل كل جهودك لإكمال مهامك اليومية بسلاسة بغض النظر عن مدى تطلبها إذا لم تبدأ يومك مبكرًا، يشترك جميع الناجحين والقادة الأكثر نفوذا في شيء واحد: إنهم يستيقظون مبكرًا لأداء مهامهم عالية القيمة.
ومما يجعل الاستيقاظ مبكرًا على قدر كبير من الأهمية هو أنك إذا بدأت يومك متأخرًا فستكون عرضة لـ «تأثير الدومينو» أي أن كل شيء في اليوم سيتأثر بهذا التأخر في الاستيقاظ، كما أنك ستكون مضطرًا إلى إعادة جدولة المهام من جديد، علاوة على أنك ستشعر بأنك مُطارد والوقت يداهمك، وأن هناك حاجة للإسراع، ما سيضعك تحت ضغط كبير.
اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت في الإجازات.. أعد شحن طاقتك بدون معوقات
التسويف
هذا أحد أبرز الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت؛ حيث يختلق المرء لنفسه دومًا أعذارًا بعدم البدء في العمل، فضلًا عن أنه سيشعر بالذنب نظرًا لعدم أداء العمل، خاصة إذا كان عاجلًا أو ضروريًا.
أفضل طريقة لتجنب هذا السيناريو هو أن تنخرط في العمل فعليًا وأن تدير ظهرك للأعذار المختلقة غالبًا، خصص، على سبيل المثال، قدرًا صغيرًا من وقتك لبدء المهمة؛ إذ سيؤدي ذلك إلى تحفيز خيالك وجذب انتباهك، ما سيجعلك متأهبًا للانهماك في العمل بتركيز كامل.
يمكنك أيضًا تقسيم المهمة إلى عدة مهام صغيرة يمكن التحكم فيها، سيساعدك ذلك في تتبع الوقت وسيوفر لك نظرة عامة واضحة على مقدار الوقت الذي ستحتاجه لإنجاز هذه المهمة التي كنت تماطل في أدائها.
اقرأ أيضًا: 5 نصائح لتنظيم الوقت تساعدك في ربح المال
الفشل في إدارة المشتتات
إن ما يجعل إدارة الوقت عملية عسيرة بعض الشيء هو كثرة المشتتات وعوامل الإلهاء التي نتعرض لها بشكل مستمر، ومن أبرزها: وسائل التواصل الاجتماعي، الهاتف المحمول، والثرثرة مع الأصدقاء أثناء وقت العمل.
كل هذه العوامل تقف حجر عثرة أمام قدرتنا على امتلاك وقتنا والتحكم فيه بشكل فاعل. ولن يتمكن المرء من التغلب على هذه الإلهاءات ما لم يكن حاسمًا، ولديه القدرة على قوة «لا» لكل ما يخرج عن خطته أو يصرفه عن أهدافه.
فخ تعدد المهام
ثمة وهم رائج اسمه «تعدد المهام» وبغض النظر عن إمكانية أداء أكثر من مهمة في وقت واحد من عدمه، فإن الأكثر فعالية والأسرع أيضًا هو أداء الكثير من المهام ولكن بشكل متسلسل ووفق جدول مُعد مسبقًا.
إن فعل العديد من الأشياء في الوقت نفسه يمنعك من التركيز على جميع مهامك بالتساوي، ويستغرق وقتًا أطول بكثير من إكمال مهامك بالتسلسل.
إذًا، حين يرغب المرء في إنجاز عمله بشكل أكثر كفاءة وسرعة فعليه أن يضع سلسلة من المهام يؤديها واحدة تلو الأخرى لا أن يقوم بالكثير من الأمور في وقت واحد، فمن شأن هذا أن يعطل لا أن يساعد في الإنجاز.
وبعدُ فهذه بعض الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت والتي يمكن عبر تلافيها أن نكون أكثر حكمة وفعالية في إدارة وتنظيم ما لدينا من وقت.
اقرأ أيضًا:
استراتيجيات تنظيم الوقت للنجاح اليومي
