إيجاد الوقت أو بالأحرى المزيد منه معضلة يمكن أن تسميها بـ “معضلة المدير المالي”. كذلك وبصفتك المدير المالي الأعلى في شركتك. فأنت تدرك أن مهمتك الأكثر أهمية هي توفير قيمة كبيرة.
ويعني هذا إيجاد طريقة للتحول من مجرد الحفاظ على وظيفة مالية معقدة في مسارها الصحيح إلى ترسيخ نفسك كشريك فكري أساسي للرئيس التنفيذي، بدلًا من “محاسب مجيد”. كما يقر بعض المديرين الماليين.
كذلك بالنسبة لبعض المديرين الماليين، قد يكون التحدي (تحدي إيجاد الوقت) أكثر كثافةً. حيث يجدون أنفسهم مدفوعين إلى المنصب الأعلى على نحو غير متوقع. ربما عندما تكون الشركة في محنة، أو حدوث تغيير في هيكل الملكية.
يجب على المديرين ليس فقط إيجاد الوقت، وإنما المضي قدمًا. كما لا يمكن تجاهل المتطلبات العاجلة. بما في ذلك إدارة النقد، والتقارير الداخلية والخارجية. وتنمية المواهب، والمخاطر والضوابط، وتخطيط السيناريوهات.
ولكن حتى بعد أكثر التحولات ملاءمة، يتساءل الكثير من المديرين الماليين كيف يمكنهم إيجاد الوقت أو استحضار القدر الهائل من الوقت المطلوب لإدارة وظيفة التمويل في الشركة. وأن يكونوا أيضًا قادة مخضرمين يضعون الاستراتيجية في المقام الأول.
كذلك كيف يمكنهم، في مواجهة التعقيد الهائل للمطالب الملحة وحتى المتنافسة، إثبات المصداقية لجعل كبار القادة الآخرين ينظرون إليهم كـ ”نائب الرئيس التنفيذي” بحكم الأمر الواقع؟
لو كان لديهم وقت أكثر، لكانوا هذا النوع من المديرين الماليين. ولكن لأنهم ليسوا كذلك، فإنهم يحتاجون إلى بذل جهد أكبر من أجل إيجاد الوقت والاستثمار فيه.
طرق إيجاد الوقت
ونرصد فيما يلي طرق عدة تساعد في إيجاد الوقت، ومن ثَمَّ تحقيق النجاح، وذلك على النحو التالي:
1. بلورة الاستراتيجية وأتمتة المهام
تعد الاستراتيجية طريقة تفكير، وليست تمرينًا إجرائيًا أو مجموعة من الأطر. ومع ذلك، في كثير من الأحيان، يجد المديرون الماليون أنفسهم يحلون تمارين إجرائية أو عناصر إطارية.
كما إنهم يكررون البنود الصغيرة دون التوقف للنظر في مدى أهمية هذه التفاصيل حقًا في تنفيذ استراتيجية الشركة. ويواصلون العمل بالروتين نفسه دون النظر في الأنظمة التي يمكن تحسينها جذريًا. والمهام التي يمكن أتمتتها تمامًا.
كذلك يطرح أفضل المديرين الماليين أسئلة أساسية. إنهم يركزون على القضايا الأساسية والاستراتيجية. مثل: تحديد مصادر جديدة للنمو، وتحقيق أعلى عوائد معدلة المخاطر لرأس مال الشركة.
بينما يضمنون أن لديهم عمليات تطوير استراتيجية منضبطة. مع التعبير عن المقاييس بمصطلحات مالية شائعة، مثل: الإيرادات، وتكلفة المبيعات. ومقاييس الأعمال التي تتدفق مباشرة إلى النتائج المالية، على سبيل المثال، معدل الاحتفاظ بالعملاء أو دوران المخزون.
تمكن الأهداف الواضحة القائمة على الاستراتيجية ليس فقط إيجاد الوقت، وإنما التتبع السهل. وتحميل الأشخاص المسؤولية عن النتائج. وتساعد في تعظيم بناء القيمة. إن المديرين الماليين الفعالين، مثلهم كمثل الرياضيين من الطراز العالميّ، يبطئون الأمور ويبسطونها.
كما يستخدم المدير المالي (من أجل إيجاد الوقت) حل تخطيط مصمم خصيصًا لضمان فهم مشترك للدوافع. واحتمالات أهداف الإيرادات والتكاليف والتعاون المبكر للفريق. إن هذا التحسين لا يسهم في إيجاد الوقت فحسب، بل إنه أيضًا أكثر دقةً بكثير من برنامج جداول البيانات الجاهز للاستخدام في وقت سابق للشركة. وعملية اتخاذ القرار غير المترابطة.
2. التركيز على المسارات الكبيرة
إن إحدى أكثر الطرق فاعلية لتقليص الأشياء الصغيرة هي التركيز على الأشياء الكبيرة. كما أن التدرج يتطلب الكثير من الجهد، ولكنه لن يؤدي إلى تغيير كبير.
كذلك تُظهِر أبحاث “ماكينزي” أن القادة، ربما على نحو يخالف البديهة، يميلون إلى تحقيق نتائج أفضل من حيث الأداء على مستوى أعلى وأدنى عندما يركزون على الكل بدلًا من مجموع أجزائه.
وفيما يتصل بتخصيص الموارد. ينبغي للمديرين الماليين أن يفكروا بمنظور تحويل يتجاوز 60% من الإنفاق الرأسمالي السنوي إلى وحدات أعمال مختلفة كل عشر سنوات.
ومع ذلك، واعتمادًا على الصناعة المحددة لشركتك. فقد تكون المدة الزمنية أقصر كثيرًا. كذلك من السمات المميزة الأخرى للتحرك الكبير تحسين الهامش الإجمالي الذي يضع عملك ضمن أعلى 30% في صناعته. وتحسين إنتاجية المبيعات والتكاليف العامة والإدارية ضمن أعلى 40%. وتحسين إنتاجية العمالة ضمن أعلى 30% من الشركات المماثلة.
على سبيل المثال، يركز المدير المالي في صناعة علوم الحياة وقته الشخصي على تخصيص رأس المال. ولا يضع سوى ثلاث أولويات رئيسة، مثل: تطوير الأعمال الخاصة بالمنتجات المبتكرة. وتمويل التطوير السريري لدعم البرامج الداخلية. ودعم الإطلاق الناجح لأكبر منتج تجاري.
كما يتيح هذا التركيز على تخصيص رأس المال للمدير المالي بالانضمام للفريق، ودفع التحركات الكبرى الأكثر أهمية بالنسبة للشركة. وكل هذا بسبب القدرة الفائقة على إيجاد الوقت.
3. التبسيط الجذري
إن أكثر المديرين الماليين فاعلية هم الذين يبسطون وظائفهم جذريًا. وحتى بين الشركات الصغيرة أو المتوسطة الحجم، ليس من غير المعتاد أن يكون لدى أقسام المالية مئات، أو حتى آلاف، التقارير التي يتعين على موظفيها تعبئتها. وكثيرًا ما تكون المعلومات مكررة أو الأسوأ من ذلك، غير مرتبطة بالاستراتيجية.
كما يمتد التكرار أيضًا إلى مسؤوليات وأدوار الموظف، فقد تكون المهمة نفسها مع بعض التنوع، تحت مسؤولية أشخاص عدة.
كذلك يتفوق المديرون الماليون الفعّالون على هذا النوع من الانفصال بين المهام المختلفة عبر رسم الأدوار والمسؤوليات. ما يسمح لهم بدوره بتجهيز التفاصيل الأكثر أهمية.
بينما يضعون أنفسهم في مكان الرئيس التنفيذي للشركة. ويتخيلون ما قد يطلبونه إذا كانوا يديرون الشركة. لقد أشار الرئيس التنفيذي إلى أحد كبار المسؤولين الماليين الذين يتمتعون بكفاءة عالية، والذين يفكرون على مستوى المؤسسة بوصفها “موسوعة متنقلة”. إنه تشبيه مناسب للغاية، لا يمكن لشخص واحد أن يعرف كل شيء. لكنه يستطيع أن يكون استباقيًا في تحديد القضايا الأكثر أهمية.
إن كبار المسؤولين الماليين الفعّالين يعرفون كيفية إيجاد الوقت، ويحققون أهدافًا بعيدة المدى من خلال تحديد النتائج المحتملة بوضوح. والحفاظ على تركيز فرقهم فيما هو مطلوب لتوفير قيمة هائلة.
4. الحفاظ على وتيرة العمل
إن بعض الأيام تكون أكثر انشغالًا من غيرها. وبعض الأوقات، مثل: عملية استحواذ كبيرة، أو حدث سلبي مادي، أو حتى الأيام التي تسبقها مباشرة. وتشمل نتائج مالية ربع سنوية أو سنوية رئيسة. قد تكون شديدة على نحو خاص. ولكن لا ينبغي أن يكون كل يوم وكأنه أزمة جديدة.
كما يتمكن أكثر المديرين الماليين فاعلية من إيجاد الوقت عبر استثمار الجهد في بناء الأدوات والتقارير والتقويمات التي توفر التغيير السريع. كذلك يبدأ هؤلاء المديرون الماهرون بأساسيات إدارة الأداء، بما في ذلك القوالب الموحدة. وعناصر العمل الواضحة. والنتائج المستهدفة التي تُحدّث بانتظام لتتبع التقدم.
وينبغي للمديرين الماليين وفرقهم أن يكون لديهم دليل موحد يحدد الأسئلة الرئيسة لتقييم النتائج الفعلية والمتوقعة لحالة الزخم، والاستثمارات، وتتبع المبادرات.
كذلك ينبغي لهم أيضًا وضع إرشادات واضحة بشأن متى تكون هناك حاجة إلى تحليلات مخصصة، على سبيل المثال، إدارة التباين استنادًا إلى عتبة محددة، والوضوح بشأن العمليات والحوكمة والجداول الزمنية.
كما يجب على المدير المالي الفعّال لضمان حصول المشاريع الأكثر تأثيرًا على الموارد التي تحتاجها، الاجتماع مع كبار أعضاء فريقهم. والرئيس التنفيذي، مرة واحدة على الأقل أسبوعيًا لتتبع تخصيص الموارد.
5. التغلب على الجمود الثقافي
إن الأداء المالي يقاس في نهاية المطاف بالأرقام الصارمة. ولكن بعض أكبر مصادر إهدار الوقت ليست رياضية، بل سلوكية. كما أن ثمة الكثير من التحيزات البشرية الشائعة، بما في ذلك الميول نحو تجنب المخاطرة والنفور من الخسارة. وتظهر باستمرار في المنظمات الكبيرة، وتعيق الأمور وتؤدي إلى نتائج أسوأ.
كما يوجد الكثير من التحولات التي يمكن للمديرين الماليين فعلها للتغلب على الجمود الذي يعرقل من إيجاد الوقت. بالنسبة للمبتدئين، يجب أن يكونوا واضحين بشأن أولوياتهم الاستراتيجية. بدلًا من الانحراف عن المسار بمشاريع براقة، أو الأسوأ من ذلك تهميش الخطة الاستراتيجية، لتكون مجرد عنصرًا آخر في قائمة المهام الخاصة بهم.
كذلك فإن أفضل ممارسة هي تتبع محفظة مبادرات الشركة عبر آفاق متعددة. وتحديث الاستراتيجية بناءً على مدى تقدم الشركة فعليًا. ومقارنة نتائج السنوات الثلاثة السابقة بخطة السنوات الثلاثة القادمة على أساس مستمر.
كما لا ينبغي للمديرين الماليين إضاعة الوقت في إيجاد إجماع. إن القادة الأكثر فاعلية هم الذين يصوغون الاستراتيجية حول الخيارات الرئيسة. ويوازنون الطموحات في ضوء موارد شركتهم وصناعتها. فضلًا عن الاتجاهات الاقتصادية الكلية الأوسع نطاقًا. كذلك يحرصون على تحديد الأولويات بلا هوادة.
6. الحرص على العادات الجزئية
إن العنصر الأخير الحاسم في كونك مديرًا ماليًا فعّالًا في إدارة/إيجاد الوقت هو ممارسة عادات جزئية فعّالة. وهي ممارسات يومية وطرق عمل تجعل القائد أكثر فاعلية. يمكن للأفعال الصغيرة والخطوات المنفصلة أن تحدث فرقًا هائلًا.
كما إن العادة الجزئية الأولى، التي قد يُنظر إليها على أنها الأكثر تحديًا على الإطلاق، هي أن تكون صريحًا عند إدارة الأمور.
يبدأ هذا بالتحدث مع الرئيس التنفيذي. من الشائع أن يفترض المديرون الماليون، وخاصة في بداية ولايتهم، أنهم والرئيس التنفيذي متوافقون بشأن الأولويات الرئيسة.
إن المدير المالي الفعّال يجعل هذه التفاهمات واضحة. كما يوجد طرق عدة لتوضيح الأولويات وخطط العمل، حتى فهم أن أفضل نهجًا يعتمد على أنماط الرئيس التنفيذي والمدير المالي الفردي.
كذلك تتضمن النصائح العملية رسالة بريد إلكتروني شهرية يكتبها المدير المالي إلى الرئيس التنفيذي. وأجندة محددة للقاءات فردية منتظمة، وخطة رسمية للتنمية المهنية تحدد الأولويات مقدمًا.
ومن خلال الوضوح والتحديد، يمكن للمديرين الماليين تحديد الأولويات على نحو أفضل، وأن يكونوا أكثر فاعلية سواء في اجتماعات لجنة الاستثمار أو إدارة وظيفة التمويل.
أخيرًا، لكي تكون في أفضل حالاتك، وتتمكن من إيجاد الوقت، يجب على المديرين الماليين أن يجتهدوا في الالتزام بروتين ثابت. كما يتمثل ذلك في ممارسة الرياضة، وتخصيص وقت للراحة والاسترخاء، والحصول على قسط كافٍ من النوم. علاوة على تحديد وقت لحياتك العائلية والشخصية.
المقال الأصلي (هنــــــــا).
