جدول تنظيم المهام.. التحكم فيه أم التخلص منه؟

ليس بإمكان أحد التشكيك في أهمية جدول تنظيم المهام، لا سيما أنه يساعد في العمل بكفاءة وإنتاجية عالية، فعندما تخصص وقتك فإنك تنظم يومك في سلسلة من المواعيد والاجتماعات والمكالمات، بينما تدخر وقت الفراغ للأنشطة أو المهام الأخرى.

ولكن الحق أيضًا أن الإفراط في الجدولة قد يأتي بنتائج عكسية تمامًا، فقد وجدت دراسة أجريت في هذا الصدد أن الجدولة يمكن أن تأتي بنتائج عكسية، بل يمكن أن تؤثر سلبًا في معدلات الإنتاجية.

القلق وتآكل الوقت

الكثير من سلبيات جدول تنظيم المهام لها علاقة بتوقع اجتماع أو موعد؛ فعندما نعلم أن اجتماعًا مجدولًا أو مكالمة هاتفية تلوح في الأفق يمكن أن يجعلنا ذلك نشعر بأن لدينا وقتًا أقل للقيام بما نحتاج إلى القيام به.

في إحدى الدراسات سُئل الحاضرون في مؤتمر أكاديمي عما إذا كانوا سيذهبون إلى النقاش التالي بعد حوالي ساعة. قال البعض إنهم سيفعلون، وقال آخرون إنهم لن يفعلوا ذلك. أفاد أولئك الذين خططوا لحضور النقاش أن الساعة التي سبقته أشعرتهم بأن وقت المؤتمر سيكون أقصر.

لذا يبدو أن وجود نشاط قادم قد قلص مقدار الوقت الذي شعر فيه الناس بضرورة القيام بشيء ما.

اقرأ أيضًا: تنظيم وقت المهام العاجلة.. كيف يُمكن ذلك؟

التركيز على الأشياء غير المهمة

من بين سلبيات الإفراط في التركيز على جدول تنظيم المهام أنه قد يدفع إلى التركيز على الأشياء غير المهمة.

تقول جولي؛ مؤلفة كتاب SHED Your Stuff، Change Your Life: «عندما تفرط في التركيز على جدولك الزمني فإنه لا يتوفر لديك الوقت للتفكير في أولوياتك وقوائم مهامك، ومن السهل جدًا أن تنشغل وتقضي وقتًا هائلًا في الأشياء التي ليست بالضرورة مهمة».

ومن ثم عليك إذًا قضاء بعض الوقت في التفكير بالمهام التي تحتاج حقًا إلى إنجازها الآن، وأي المهام يمكن أن تنتظر أو يتم التخلي عنها تمامًا.

التحكم في جدول تنظيم المهام أم التخلص منه؟

ما بين قائل بضرورة التحكم المفرط في جدول تنظيم المهام ومنادٍ بحتمية الاستغناء عنه تمامًا تغيب الحقيقة، والحل الوسط الذي نقترحه هو الإبقاء على جدول تنظيم المهام لكن بشرط أن نكون قادرين على التحكم فيه لا ندعه يتحكم هو فينا.

ويقدم «رواد الأعمال» بعض الطرق التي تساعد بالتحكم في جدول تنظيم المهام بشكل فعال يسمح بالحفاظ عليه دون أن تكون له آثار سلبية، وذلك على النحو التالي..

• بناء المناطق العازلة

عند جدولة نشاط أو موعد نهائي اصنع “منطقة عازلة” -لنقل 15 إلى 30 دقيقة قبل وبعد كل مهمة- بدلًا من جدولة العناصر متتالية.

ويخدم تضمين المناطق العازلة عددًا من الوظائف؛ أولًا: توفير فترات الراحة التي تحتاجها لتكون فعالًا ويقر بأن جميع المهام تقريبًا تتطلب نوعًا من وقت الانتقال العقلي والجسدي.

ثانيًا: يساعدك في التعامل مع العناصر غير المتوقعة التي تظهر خلال اليوم. وتميل الاجتماعات، على وجه الخصوص، إلى تضمين كل من المهام التحضيرية والمهام اللاحقة، وإنشاء منطقة زمنية لاستيعاب تلك المطالب يمنعها من المساهمة في سلسلة كاملة من التأخير.

• اعرف متى تعمل بشكل أفضل

يتمتع كل فرد بأوقات ذروة من الطاقة والإبداع والتركيز الذهني، انتبه إلى هذا المد والجزر وقم بتكييف جدول تنظيم المهام الخاص بك وفقًا لذلك، وخطط لإنجاز المهام الصعبة عندما يحتمل أن تتم معاقبتك على عدم القيام بها.

وأنجز المهام الأقل أهمية أو تحديًا عندما تكون لديك طاقة منخفضة أو تحتاج إلى نوع من الراحة. سوف يسمح لك العمل باستخدام أنماط الطاقة الطبيعية بإنجاز المزيد في وقت أقصر وبجهد أقل.

اقرأ أيضًا: مضيعات الوقت.. نواقيس خطر

• افهم حدودك

لا يعرف الكثير منا الوقت الذي يستغرقه فعليًا لإكمال المهام الروتينية خلال اليوم؛ ونتيجة لذلك لا يكون لدينا أدنى فكرة عن مقدار الوقت الذي يجب تخصيصه للأنشطة المختلفة.

من المهم في هذه الحالة تحديد وقت معين لإنجاز كل مهمة من المهام؛ فمن شأن هذا أن يمنحك الإرشادات التي يجب اتباعها عند تقديم التزامات زمنية مماثلة في المستقبل.

ويمكنك البدء كذلك بمضاعفة مقدار الوقت الذي تعتقد أن شيئًا ما “يجب” أن يستغرقه. من المحتمل أن يجعلك هذا قريبًا من متطلبات الوقت الفعلي، ويمكنك دائمًا استخدام أي وقت متبقٍ للحصول على السبق في مهمتك التالية. أخيرًا تجنب جدولة أكثر من مهمة شديدة الصعوبة في اليوم نفسه. إنها وصفة للإرهاق والقلق.

• احترم أولوية اللحظة

من أجل التحكم في جدول تنظيم المهام بشكل فعال خصص ساعات محددة للعمل والأسرة والرعاية الذاتية، ولا تدع أي جانب يطغى على الآخر.

فحدوث ذلك -أن تنخرط في العمل بينما أنت جالس مع أفراد أسرتك- يمكن أن يكون ذا عواقب وخيمة على عملك وحياتك الشخصية على حد سواء.

اقرأ أيضًا:

تنظيم الوقت للكسالى.. التغلب على مشكلة مزمنة

تنظيم وقت ما قبل الأعياد.. الاستعداد المبكّر

تنظيم وقت الأعمال الطارئة.. استراتيجيات فعالة

تنظيم وقت العمل عن بعد.. 6 نصائح عملية

تنظيم جداول الأعمال.. نصائح وخطوات