القواعد الإدارية.. لماذا يجب اتّباعها؟

تلعب القواعد الإدارية دورًا كبيرًا في بيئة العمل؛ إذ تُعلم الموظفين بالقواعد والأسس التي يجب عليهم الالتزام بها، وتوقعات الشركة وقيمها، والقضايا المتعلقة بالموارد البشرية مثل الإجازة المدفوعة الأجر وأهلية التأمين الصحي وما إلى ذلك.

ويجب أن تغطي القواعد الإدارية مجموعة واسعة من الاحتياجات داخل المؤسسات، وأن تكون بمثابة دليل لكيفية عملها. عند وضع القواعد الإدارية ضع في اعتبارك الغرض من كل سياسة مقترحة ومصلحة العمل ككل، وتحقيق الأهداف طويلة المدى.

ما هي القواعد الإدارية؟

في أبسط تعريف لها القواعد الإدارية عبارة عن توجيهات تحدد أو تقيد أنشطة المؤسسات والموظفين على حد سواء. وقد صُممت هذه القواعد لمساعدة المؤسسة في تحقيق أهدافها، وغالبًا ما يجد أولئك الذين ليس لديهم قواعد عمل واضحة وتعريفات إجرائية مكان عمل فوضويًا مع نتائج غير متسقة، وضعف معنويات الموظفين، وعملاء غير راضين.

ومن المهم الإشارة إلى أن مفهوم القواعد الإدارية أو قواعد العمل ليس حديثًا، وإنما تم تطوير أو اختراع هذه القواعد من خلال جهد شعبي؛ لتوفير أفضل نهج ممكن للعمليات التجارية. لكن اعتماد قواعد العمل كمفهوم واسع للمؤسسات لم يحدث حتى أوائل التسعينيات.

يتم الآن قبول القواعد الإدارية كشرط أساسي لمعظم المنظمات. غالبًا ما يتم استخدامها للمساعدة في إعداد تدفقات النظام أو مخططات التدفق الإجرائي التي تحدد كيفية عمل الشركة.

وعندما يتم وضع قواعد العمل بشكل صحيح فإنها توفر الكفاءة والاتساق والقدرة على التنبؤ والفوائد. كما أنها تضمن أن العمل يمكن أن يستمر في المضي قدمًا.

الطبيعة المزدوجة لقواعد العمل

عند وضع قائمة بالقواعد الإدارية ضع في اعتبارك دائمًا طبيعتها المزدوجة. يجب أن تتعامل هذه اللوائح مع ما تتوقعه الشركة من الموظفين وما يجب أن يتوقعه الموظفون من الشركة. لا تنس أبدًا موظفيك أو احتياجاتهم عند وضع هذه السياسات أو القواعد الإدارية.

بالإضافة إلى ذلك تذكر أن الموظفين قد يصبحون مرتبكين إذا تم وضع الكثير من السياسات، أو تم اعتماد سياسات وقواعد شديدة التقييد؛ فهذا يمكن أن يؤدي إلى خنق الإبداع وتدني الروح المعنوية.

على الجانب الآخر يمكن أن تؤدي السياسات شديدة المرونة أو ذات النهايات المفتوحة إلى الارتباك وصنع حالة من الفوضى. إن الوسطية والاعتدال مطلوبان هنا بشدة.

اقرأ أيضًا: كيف تفصل الموظف دون الشعور بتأنيب الضمير؟

اتباع القواعد الإدارية

ويرصد «رواد الأعمال» بعض ملامح أهمية القواعد الإدارية التي تحتم اتباعها والعمل وفقًا لها، وذلك على النحو التالي..

• توحيد الجهود والرؤى

يمكن للقواعد الإدارية الواضحة والموجزة أن تؤثر بشكل كبير في نجاح الأعمال؛ إذ تضمن أن الإدارة والموظفين على نفس الصفحة؛ من خلال توفير حالة من التناغم عبر الإدارات والإجراءات والثقافات.

• توفير بيئة عمل آمنة ومنتجة

تعزز القواعد الإدارية بيئة عمل إيجابية وآمنة ومنتجة. وتختلف كل شركة عن غيرها؛ لذلك ستختلف السياسات المحددة لكل شركة.

ومع ذلك تشترك العديد من المنظمات في احتياجات مماثلة عندما يتعلق الأمر بلوائح الموارد البشرية.

• التنظيم

تساعد القواعد الإدارية الشركة في وضع مبادئ توجيهية من المتوقع أن يعمل الموظفون وفقًا لها، كما أنها تحدد أسلوب عمل الشركة وتعكس فلسفتها.

يمكن أن تتضمن القواعد الإدارية أي شيء؛ بدءًا من معايير التوظيف وكيفية تعيين جداول العمل، إلى سياسات وإجراءات الشركة المحددة وتفاعل العملاء والتوسط في تسوية المنازعات.

• تقليل الأخطاء

إن وجود جميع الموظفين على الصفحة نفسها حول كيفية عمل الوظائف ووجود قواعد محددة لاتباعها يقلل من الأخطاء ويحسن الإنتاجية.

ويمكن أن تقلل السياسات الإدارية من احتمالية إساءة استخدام أصول الشركة أو إهدار الموارد. يمكن لمثل هذه الضوابط الداخلية أيضًا إنشاء ممارسات محاسبية أكثر دقة.

• الحماية من الملاحقة القضائية

يساعد وضع واتباع قواعد الأعمال والسياسات الإدارية في حماية الشركة من الدعاوى القضائية المحتملة. شريطة أن يتبع المديرون القواعد كما هو موضح ويمكنهم توثيق نهجهم، وحينها ستكون الشركة في وضع أفضل إذا تم رفع دعاوى ضدها.

• حل النزاعات

من المهم أن تكون لديك قواعد في حالة نشوء نزاع بين الموظفين، أو حتى بين الموظفين والمدراء؛ فمن شأن القواعد الإدارية أن تمثّل المرجعية أو الدستور الداخلي الذي يحتكم إليه الجميع في تلك الحالة.

اقرأ أيضًا:

إلزام الفريق بالعمل الجيد.. سياسات واستراتيجيات

الصراحة مع الموظفين.. أهميتها وطرق تعزيزها

تقييم الموظفين للمدير.. الإمكانية والآليات

المساعدة الخفية للمرؤوسين.. حيل الإدارة الذكية

أخطاء الموظف الناجح.. ماهيتها وكيفية تخطيها؟