الخطوات التسع لكتابة خطتك الاستراتيجية

يعتبر التخطيط الاستراتيجي من أهم الأنشطة في إدارة أي منظمة؛ إذ يستخدم لتحديد الأولويات، والتركيز على الموارد المتوفرة، سواءً كانت مالية أو بشرية أو معلوماتية، وتعزيز عمليات الإنتاج، وضمان عمل الموظفين لتحقيق الأهداف المشتركة، والمساعدة على التوصل إلى اتفاق حول النتائج المرجوة، وتقييم وضبط اتجاه المنظمة في استجابة لبيئتها المتغيرة. ويُعد التخطيط الاستراتيجي، جهدًا منضبطًا، تتخذ المنظمة من خلاله القرارات الأساسية والإجراءات التي تشكل وتوجه مستقبلها، كما يحدد أهداف المنظمة، والأساليب التي تُستخدم لتحقيق تلك الأهداف. على هذا النحو، فإن التخطيط جزء لا يتجزأ من عمل المؤسسة، ولاغنى عنه في وضع خطة العمل، والاهتمام بكل التفاصيل. في هذا الإطار، نذكِّر بقانون “براينت ريسي” بأن التخطيط يحفظ الوقت، وأن كل دقيقة تقضيها في التخطيط توفر لك عشر دقائق في التنفيذ، وكذلك المثل الصيني الذي يقول:” المستقبل ملك منْ يخططون له”. هناك العديد من الأطر والمنهجيات المختلفة لسياقة التخطيط الاستراتيجي؛ حيث لا توجد قواعد مطلقة فيما يتعلق بالإطار الصحيح، ولمعظمها سمات مشتركة. هذا نموذج التخطيط الاستراتيجي الذي كتبه غودستين، نولان، وفايفر (GNP Applied Strategic Planning)، ويجمع بين عمليتي وضع وتنفيذ الاستراتيجية؛ إذ يتطلب قيام المؤسسة بصياغة خطة استراتيجية، وفي الوقت نفسه يقوم المديرون بعملية الإدارة الاستراتيجية، ويضمنون تنفيذها بكفاءة وفعالية؛ حيث تتطلب صياغة الخطة الاستراتيجية، مايلي:

1.    التخطيط للتخطيط(Plan for Planning): وفيها يتم تشكيل فريق التخطيط وإعطاؤه الصلاحيات اللازمة، مع  تحديد وقت لإنجاز الخطة، وكذلك مدة الخطة الاستراتيجية.

2.    تحديد قيم وثقافةالمؤسسة (Values):وهي أمور شديدة الأهمية للمنظمة، وتُعد ثوابت لا يمكن التنازل عنها.

3.    تحديد رؤية المؤسسة(Vision): وهي تحديد ما تأمل المؤسسة في تحقيقه، وما مسؤولياتها، وما هي شريحة السكان الراغبة في تلبية رغباتها والعمل معها، وكيف تريد أن ينظر إليها، وما نسبة النمو التي ترغب في تحقيقها؟. وتقترن عادة هذه العملية بكتابة رسالة المؤسسة(Mission) والتي الغرض منها تلخيص الغرض الأساسي من وجود المؤسسة.

4.    نموذج العمل الاستراتيجي(Strategic Business Modelling): يتضمن ذلك تحديد خطوط العمل(Lines of Business) أو البرامج الرئيسة، وعوامل النجاح الحاسمة والتوجهات الاستراتيجية، فضلًا عن ثقافة المؤسسة الداعمة. ويضم أيضًا وضع استراتيجية وحدات العمل الرئيسة (Strategic Business Units) وهي وحدات عمل رئيسة داخل كل خط عمل.

5.    مراجعة الأداء(Performance Audit): وتبدأ بعملية وضع مؤشرات الأداء الرئيسة(Key Performance Indicators)، وهي أهداف محددة بأرقام توضح الحد الأدنى الذي يجب أن تحققه المؤسسة خلال فترة الخطة، تقوم بعدها بمراجعة أداء السنوات السابقة، وكذلك تقييم مكانة المؤسسة الحالية من خلال تحليل “SWOT Analysis” ؛ إذ يجب أن تهتم المؤسسة أولًا بتحقيق أهدافها الاستراتيجية؛ وذلك بمراعاة ما يلي:

أ‌.  تحديد نقاط القوة والضعف: الاستفادة قبل وضع خطة استراتيجية من نقاط قوتك، وتقليل نقاط ضعفك.

ب‌.  تحديد الفرص المتاحة للنمو: يجب أن تكون فرص حقيقية للوصول إلى أهدافك ووسائل الاستفادة القصوى من تلك الفرص.

ج‌.   تحديد التهديدات التي تحول دون نجاح خططك الاستراتيجية: قد تكون التهديدات في شكل ركود اقتصادي، أو وجود منافسين، أو تغيير في الأنظمة الحكومية. يجب أن تعالج خطتك هذه التهديدات ومواجهتها مع استراتيجية قابلة للتطبيق.

6.    تحليل الفجوات :(Gap Analysis)وهي عملية تحليل المؤشرات للتأكد من أنها ملائمة  للمخططات.

7.    دمج خطط العمل :(Integrating Action Plans)اختيار استراتيجيات محددة؛ إما للتوسيع، أو الانسحاب كوسيلة لسد ثغرات الأداء.

8.    التخطيط البديل(Contingency Planning) : وضع خطط بديلة في حال فشل الخطة السابقة.

9.    تنفيذ الخطة:(Plan Implementation) شرح الخطة لجميع المدراء؛ لتبدأ بعد ذلك عملية التنفيذ.

إن التخطيط المحكم والمسبق، يمنع ضعف الأداء، كما في قاعدة: 5Ps Prior Planning Prevents Poor Performance. في كثير من الأحيان، يمكن أن يكون هناك فقدان للحماس لدى القائمين على عملية تنفيذ الخطة في نهاية عملية التخطيط الاستراتيجي. لذا وجب الالتزام بخريطة طريق واضحة للخطة، تتضمن الإطار الزمني لتنفيذ الخطة والأشخاص المسؤولين على التنفيذ.