إذا لم تكن سمعت من قبل عن أتمتة سير العمل فلا تقلق، فأنت لست وحدك. قد يبدو المصطلح كأنه أحد تعبيرات عالم الشركات المعقدة.
لكن فكرته في الأساس بسيطة: أتمتة سير العمل تعني تعليم الأدوات التي تستخدمها لتنفيذ الخطوات المملة والمتكررة نيابةً عنك، تلقائيًا.
ما أتمتة سير العمل؟
تخيل أنك تعد فنجانًا من القهوة. في المعتاد، تطحن حبوب القهوة، وتملأ الفلتر، وتقيس كمية المياه، وتضغط الزر، ثم تنتظر.
الآن تخيل آلة قهوة ذكية تتولى كل هذه الخطوات بمجرد دخولك إلى المطبخ. كل ما عليك فعله هو صب القهوة في فنجانك. هذا بالضبط ما تفعله الأتمتة في العمل الرقمي.
وبدلًا من تنزيل الملفات، ونسخ النصوص، وإرسال البريد الإلكتروني نفسه مرارًا وتكرارًا، تتولى الأدوات هذه المهام في الخلفية.
دون أتمتة: تصدّر نتائج استبيان تدريبي من إحدى الأدوات، وتنظف البيانات في Excel، ثم ترفعها إلى أداة أخرى، وتكرر العملية كل مرة.
مع الأتمتة: بمجرد أن يرسل شخص ما الاستبيان، تنتقل البيانات تلقائيًا إلى جدول البيانات المناسب، وتصبح منظمة وجاهزة للاستخدام، دون أن تضطر إلى التدخل.
الأمر ليس سحرًا ولا يتطلب كتابة الأكواد. إنه ببساطة ربط التطبيقات ببعضها وفق قاعدة: عندما يحدث هذا، نفّذ ذلك.
والنتيجة هي إتاحة مزيد من الوقت للعمل الذي يجيده البشر، مثل التصميم والتدريس والتدريب والتوجيه.
أدوات تجعل الأتمتة ممكنة
الخبر الجيد هو أنك لا تحتاج إلى أن تكون مبرمجًا.
وهناك عدد من أدوات أتمتة سير العمل التي تتولى عملية الربط بين التطبيقات:
Zapier:
أداة سهلة الاستخدام، وتربط أكثر من 7 آلاف تطبيق. ما يجعلها مناسبة للمبتدئين.
Make:
أكثر تقدمًا، وتناسب من يفضلون أدوات البناء المرئية والمرونة الأكبر.
Microsoft Power Automate:
خيار مناسب خصوصًا للمؤسسات التي تعتمد بالفعل على Microsoft 365.
اختر إحدى هذه الأدوات، واربطها بالتطبيقات التي تستخدمها، وابدأ في أتمتة مهامك.
5 مهام يمكن لمتخصصي التعلم والتطوير أتمتتها
1. جمع بيانات المتعلمين وإنشاء لوحات متابعة مباشرة
يمكن نقل الردود الواردة من نماذج الويب، مثل Google Forms وTally.so، مباشرة إلى Google Sheets، ثم تحديث لوحة بيانات على Looker في الوقت الفعلي.
النتيجة: يمكنك متابعة بيانات المتعلمين لحظة بلحظة من دون الحاجة إلى التعامل مع Excel في وقت متأخر من الليل.
2. إرسال متابعات مخصصة دون النسخ واللصق
يمكن لـGmail إرسال رسائل متابعة مخصصة استنادًا إلى إجابات النماذج أو نتائج الاختبارات.
النتيجة: يحصل كل متعلم على الرسالة المناسبة، دون الحاجة إلى إعادة كتابة الرسائل يدويًا.
3. إنشاء مراكز موارد تلقائيًا لجلسات التدريب
عند إضافة جلسة تدريب إلى Google Calendar، يمكن تشغيل عملية تلقائية تجعل Google Drive ينشئ مجلدًا، ويضيف القوالب، ثم يشارك الرابط داخل دعوة الاجتماع.
النتيجة: تصبح كل جلسة مجهزة مسبقًا بالموارد المطلوبة وجاهزة للبدء.
4. تحويل الملاحظات إلى إجراءات فعلية
يمكن إرسال إجابات الاستبيانات إلى Sheets؛ بحيث يؤدي انخفاض التقييمات إلى إرسال تنبيه إلى بريدك الإلكتروني، بينما تنتقل التعليقات الإيجابية إلى سجل خاص بالإنجازات.
النتيجة: تتعامل مع الملاحظات فورًا، بدلًا من اكتشافها بعد انتهاء البرنامج التدريبي.
5. إرسال حملات متابعة تلقائية
يمكن لأداة أتمتة سير العمل التقاط البريد الإلكتروني للمتعلم وإضافته تلقائيًا إلى حملة متابعة متدرجة. بهدف دعم أهداف التعلم وتعزيزها.
النتيجة: تواصل الحملة التعليمية العمل تلقائيًا في الخلفية، دون الحاجة إلى تدخل مستمر.
