يشيع بين الناس أن الأشخاص غير المنظمين هم الأكثر إبداعًا؛ حتى إن بعض العلماء زعموا أن تلك الفئة هي الأكثر إنتاجية من غيرها، وسواءً كان ذلك صحيحًا أم لا، فمن المؤكد إذا كُنت تملك مشروعًا إبداعيًا فيلزمك مستوى معينًا من التنظيم؛ للحفاظ على سير عمله بسهولة.
خطوات تجعل عملك أكثر تنظيمًا
على الرغم من أن القول السابق أسهل من تطبيقه والقيام به في أي قطاع، إلا أن هناك 10 خطوات تجعل عملك أكثر تنظيمًا، إذا ما اتبعتها ستساعدك في الحفاظ على مساحة مكتبك، والمساحة الرقمية الخاصة بأعمالك بصورة منظمة؛ لذا احفظها عن ظهر قلب وطبقها من الآن فصاعدًا:
1) استخدم برنامجًا لإدارة مشروعك
انتشرت مؤخرًا برامج وتطبيقات مصممة خصيصًا لإدارة المشروعات، قد يكون مفيدًا استخدام تطبيق لإدارة مشروعك، خاصةً في ظل وجود أجزاء متحركة في مشروعك الإبداعي؛ لمساعدتك في تخطيط أعمالك، وإدارة مهامك، والتعاون مع أعضاء فريق عملك، وغيرها.
ويعد برنامج Toggle Plan خيارًا رائعًا، يعمل بطريقة بسيطة، تمكن كل فرد في مجموعتك من الوصول إلى المشاريع المحددة التي يعملون عليها بدقة.
2) نظم مساحة مكتبك
هل سمعت من قبل عن مصطلح “الفوضى الخلَّاقة”؟، حسنًا، دعنا نتجاهل هذا المصطلح، فعندما ترغب في نظافة مكتبك وزيادة مساحة عملك، خصص مكانًا محددًا لكل عنصر تحتفظ به عليه.
لذا، احتفظ بالعناصر الأساسية التي تستخدمها كل يوم في مساحة عملك فقط، وتجنب الاحتفاظ بأكثر من عنصرين أو ثلاثة؛ وذلك للحد من الفوضى، وتأكد من ترك مساحة واحدة مخصصة على الأقل على مكتبك لتوقيع المستندات اللازمة أو المهام الأخرى التي قد تظهر.
3) توقف عن استخدام الورق
على الرغم من أن ذلك قد يبدو مستحيلًا، إلا أن عدم استخدام الورق من أسرع الطرق لجعل مكتبك مرتبًا. استبدل الورق بدفتر ملصقات صغير، بدلًا من المستندات المكدسة التي تستحوذ على مساحة كبيرة على مكتبك، وتجعل من الصعب بقائه منظمًا.
وكلما أمكنك، امسح ملفاتك الورقية ضوئيًا، واحتفظ بها في مجلد للمستندات على الكمبيوتر، أو التخزين السحابي عبر الإنترنت مثل Dropbox، وهذا لا يعني عدم الاحتياج للورق نهائيًا، لكن في أضيق الحدود، على أن تحفظها في درج الملفات، مع التخلص مما دون ذلك.
4) استخدم برنامجًا لإدارة الشئون المالية لمشروعك
قد لا يهتم رائد الأعمال كثيرًا بالأرقام المالية، تاركًا تلك المهمة للإدارة المالية لحين بدء موسم الضرائب، ولكن يمكنك توفير وقتك ومالك؛ باستخدام برنامج مالي يساعدك على تسجيل وتنظيم ميزانياتك ونفقاتك.
وهناك كثير من التطبيقات سهلة التعلم- مثل QuickBooks – تتيح لك تتبع البائعين والعملاء وجميع احتياجاتك المحاسبية؛ وهي برامج توفر أيضًا المال؛ لأنه يسهل على مندوب الضرائب الحصول على المعلومات التي يحتاجها بسهولة، ودون أدنى جهد.
5) احتفظ ببيانات عملائك عبر الإنترنت
غالبًا ما تتعامل المشروعات الإبداعية مع عدة عملاء في آنٍ واحد؛ لذا من المهم الحفاظ على بياناتهم منفصلة وآمنة عن الآخرين؛ بالاستعانة بأحد برامج إدارة علاقات العملاء (CRM)؛ مثل Infusionsoft؛ إذ تساعدك تلك البرامج على إدارة معلومات الاتصال بعملائك عبر الإنترنت، والتواصل معهم عبر البريد الإلكتروني، والترويج لمنتجاتك وخدماتك الجديدة.
6) تتبع الوقت وجدولك الزمني
راقب وقتك باعتبارك قائد فريق العمل، وتأكد من أن موظفيك يستخدمون وقتهم بحكمة؛ إذ تساعدك ميزات المخطط الزمني في تطبيق Toggl على تحديد نطاق مشروعك، وتوزيع المسؤوليات حسب الحاجة، وتحديد المواعيد النهائية، وغيرها، كما تبقي موظفيك على نفس صفحة التقويم للتصدي لأي محاولات لإهدار الوقت.
7) امسح اختصارات سطح مكتب الكمبيوتر
يكتظ سطح مكتب الكمبيوتر بعدد كبير من الاختصارات غير المستخدمة، قد تكون عشرة، أو أكثر، فتخلص منها بنقلها إلى قائمة ابدأ أو شريط المهام، وتجنب أيضًا حفظ الروابط التي تم تنزيلها على سطح المكتب، وضعها في مجلد محدد بدلًا من ذلك.
8) دوِّن الملاحظات الرقمية
يمكن أن يندرج هذا تحت الموضوع “اللاورقي”، فمن المحتمل- بصفتك رائد أعمال- أن يكون لديك اجتماعات بين الحين والآخر لمناقشة تحديثات العميل، وتعيين المهام، وتبادل الأفكار، فإذا دونت هذه الاجتماعات فستحتاج إلى صفحات كثيرة، فضلًا عن إمكانية فقدانها؛ لذا من حسن الحظ، أن الأجهزة المحمولة تحتوي على برنامج مدمج لتدوين الملاحظات، يأتي الآن كل جهاز مزودًا بها، أو يمكن استخدام برنامج OneNote أو Evernote لتسجيل الملاحظات وتجنب استخدام مزيد من الأوراق.
9) خطط حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي
على الرغم من أن معظم عملاء مشروعك لن يروا مكتب عملك أبدًا، إلا أنهم يمكنهم الوصول إلى ملفات تعريف وسائطك الاجتماعية، فإذا وجدوا فوضى مختلطة من النشر، والروابط غير المنظمة، والمحتوى غير المخطط له، فقد ينتقلون إلى مشروعٍ آخر.
لذا، خصص موظفًا تكون مهمته الحفاظ على المنشورات والمشاركة على مواقع التواصل الاجتماعي، كما يمكنك استخدام أدوات الجدولة مثل Hootsuite و Buffer للتخطيط مسبقًا، وتوفير الوقت طوال الأسبوع.
10) تابع أعمال الصيانة
قد يكون التنظيم مهمة بسيطة للغاية، إلا أن بقاءه واستمراره لفترات طويلة هو الأكثر صعوبة؛ لذا فإن تخصيص جزء من وقتك لإعادة تقييم مساحة عملك ووظائفك بين الحين والآخر، يحافظ على مستوى عالٍ من التنظيم.
راجع مساحة مكتبك وأدواتك عبر الإنترنت بانتظام؛ للتأكد من أن كل شيء يسير، ويعمل بسلاسة، وقم بإجراء التغييرات وفق الحاجة لتحسين سير العمل، واستمر في مهامك، وحافظ على صفاء ذهنك.
اقرأ أيضًا من رواد الأعمال:
20 طريقة تجنبك التشتت الذهني أثناء العمل من المنزل
أهم المهارات لمهنة إدارية ناجحة
الموظف الخفي.. خطأ المدراء الذي لا يُغتفر
كيف يكون المدير التنفيذي منقذًا للشركة؟!