لعل السؤال الأولي الذي يتبادر إلى الذهن عندما نتحدث عن أهمية البريد الإلكتروني هو «كيف تستغل إيميلك بشكل أمثل؟»، بالتأكيد يكون البريد الإلكتروني عملاً حقيقيًا في بعض الحالات، على سبيل المثال: إذا كنت تعمل في دعم وتطوير البرامج، أو كنت صحفيًا، أو كانت وظيفتك إرسال رسائل إخبارية فالإيميل هو أداة العمل الرئيسية الخاصة بك، في مثل هذه الحالة لا يُعد البريد الإلكتروني بالتأكيد مضيعة للوقت.
وعلى الرغم من ذلك قد يتحول صندوق البريد الإلكتروني الوارد الخاص بك إلى مصدر إلهاء مستمر؛ لذا يُعتبر التحقق من البريد الإلكتروني بشكل منتظم مهمة يومية يستحيل تجنبها، لكن الأمر لا يتطلب سوى نصائح بسيطة لتصبح أكثر كفاءة في التعامل مع البريد الإلكتروني.
اقرأ أيضًا: كيف يمكن تطوير اجتماعات زووم؟.. خطوات فعالة لتحقيق الأهداف
كيف تستغل إيميلك بشكل أمثل؟
يجيب موقع «رواد الأعمال» في السطور التالية عن سؤال: كيف تستغل إيميلك بشكل أمثل؟
-
استخدم توقيع البريد الإلكتروني
بالطبع لا تريد أن تكتب “مع أطيب التحيات” واسمك في كل مرة ترسل فيها رسالة عبر بريدك الإلكتروني، وعلى الرغم من أن التوقيعات موجودة تقريبًا منذ بدء البريد الإلكتروني إلا أن العديد من الأشخاص لا يستفيدون منها، لا تكن واحدا منهم، وابدأ في استخدام هذه الميزة على الفور؛ لأنها توفر لك المزيد من الوقت.
-
احذف الرسائل غير المجدية
أول شيء تفعله عند فتح صندوق الوارد الخاص بك هو الفحص لمعرفة ما يُمكنك حذفه، انظر إلى سطر الموضوع والمرسل، هل هو بريد إلكتروني ترويجي لن تقرأه أبدًا، هل هو إشعار من زميلك في العمل يقول إنه سيرسل لك التفاصيل في نهاية اليوم؟ إذا كان الأمر كذلك ألقها في سلة المهملات، يجب تحديد جميع الرسائل التي تحددها على أنها غير مهمة ونقلها إلى سلة المهملات بشكل مجمّع، إذا لم تكن في عجلة من أمرك في صباح معين فقد تحاول حتى تحديد واحد أو اثنين من مرسلي البريد الإلكتروني العاديين لإلغاء الاشتراك.
تكمن أهمية القيام بهذه الخطوة في أنك تسهل رؤية الرسائل المتبقية، ويُمكنك حينها فرز الرسائل المهمة بشكل أسرع.
-
اكتب باختصار
بطبيعة الحال يُساعد الاختصار والوضوح في توفير المزيد من الوقت، خاصة في الوظائف وجميع الأنشطة اليومية الأخرى، عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قل ما تعنيه وكُن واضحًا ومختصرًا، لماذا؟ تُساعد الكتابة القصيرة الأشخاص الذين يقرؤون رسالتك في الوصول إلى صلب الموضوع ومعالجة بريدهم الإلكتروني بشكل أكثر كفاءة.
اقرأ أيضًا: تحديث فيسبوك ماسنجر الجديد.. محادثات آمنة
-
استخدام المجموعات
إن كنت ترسل رسالة إلى نفس المجموعة من الأشخاص بشكل متكرر فمن الجيد أن تقوم بإعداد مجموعة أو اسم مستعار للبريد الإلكتروني، في Outlook تسمى قائمة التوزيع، وفي Gmail انتقل إلى جهات الاتصال وحدد الأشخاص الذين تريد إضافتهم إلى المجموعة، بمجرد الحفظ يمكنك تسمية المجموعة وإنشاء رسالة تلقائيًا إلى كل شخص في المجموعة.
ولا يؤدي استخدام المجموعات إلى توفير الوقت فقط بعدم الحاجة إلى كتابة اسم كل شخص عند إرسال بريد إلكتروني إلى المجموعة، ولكنه يهيئك أيضًا لأساليب الحذف السهلة، كما أوضحنا سلفًا.
-
إنشاء قوالب أو ردود جاهزة
إذا كانت هناك مُقدمة ثابته تُرسلها مرارًا وتكرارًا فلا تكتبها من الصفر في كل مرة؛ حتى لا تهدر الكثير من الوقت، أعد استخدام ما كتبته بالفعل عن طريق إنشاء نموذج أو استجابة جاهزة، كما يسميها Gmail، بمجرد إعداد عدد قليل من القوالب تستطيع الرد على الرسائل التي عادةً ما تستغرق وقتًا غير ضروري دون التفكير كثيرًا في الأمر، وهو ما يتيح لك المضي قدمًا في عمل أكثر أهمية.
-
إلغاء اشتراك الرسائل الإخبارية
ربما أنت من الذين يتلقون العشرات من الرسائل البريدية الجماعية والرسائل الإخبارية وأنواع مماثلة من البريد الإلكتروني يوميًا، إذا كان الأمر كذلك فلا داعي لإهدار المزيد من الوقت وقم بإلغاء الاشتراك لمثل هذه الرسائل.
ليس من المنطقي أن تضيع الوقت في النقر فوق “حذف” في كل مرة تحصل فيها على رسالة إخبارية، هناك العديد من التطبيقات والإضافات التي تُمكنك من إلغاء الاشتراك من القوائم البريدية بشكل مجمع، إذا لم تكن قد قرأت الإصدارين الأخيرين من رسالة إخبارية معينة فقم بإلغاء الاشتراك على الفور.
اقرأ أيضًا:
مستقبل مواقع التواصل الاجتماعي في 2022.. اتجاهات رقمية جديدة
كيف تكتب محتوى هادفًا على تويتر؟.. استراتيجيات مضمونة
كيف تدعم مواقع التواصل المشاريع الصغيرة؟.. مزايا تُحقق النمو
فيديوهات البث المباشر على مواقع التواصل.. مميزات تُعزز التنافسية
القيمة السوقية لمواقع التواصل الاجتماعي.. المنصات الأكثر نموًا في العالم
