يُعاني الكثيرون من عوامل تشتت الانتباه وصعوبة الحفاظ على تركيزهم في العمل، فمجرد رسالة بريد إلكتروني، أو مكالمة على هاتفك الذكي، قد تقطع حبل أفكارك تمامًا، حتى في أثناء الاجتماعات تأتيك عوامل التشتت من كل الجوانب وتزيد من صعوبة تركيزك على عملك وإنجاز مهامك.
ورغم أن التكنولوجيا قد تزيد من الإنتاجية وتمنحك الوصول إلى الأدوات التي تبسط يوم عملك فإن لها أيضًا تأثيرًا معاكسًا.
ويقول أكثر من نصف أصحاب العمل إن الهواتف المحمولة الخاصة بالعمال هي المسؤولة عن انخفاض الإنتاجية في العمل، وفي كثير من الأحيان تستغرق عوامل التشتت في العمل وقتًا أطول مما تعتقد.
لكن الخبر السار هو أنه يمكنك اتخاذ خطوات لوقف تشتت انتباهك في العمل وتعلّم كيفية زيادة التركيز؛ حتى تستطيع أداء مهامك بشكل أكثر فعالية.
عوامل تشتت شائعة في مكان العمل:
قد تعتقد أنه من السهل العودة مباشرة لما كنت عليه قبل التشتت من تركيز، لكن الأبحاث العلمية تفيد بنتائج مختلفة؛ حيث أظهرت دراسة من جامعة كاليفورنيا أن الأمر يستغرق، في المتوسط، 23 دقيقة للعودة إلى مهمتك الأصلية بعد التشتت، ويمكنك أن ترى كيف تزيد كل هذه الدقائق من فقدان الإنتاجية على مدار اليوم؛ فرسالة بريد إلكتروني أو سؤال سريع من أحد الزملاء يغيّر تركيزك ويعوق الإنتاجية بالكامل.
ومع تزايد عدد الأشخاص الذين يعملون عن بعد هناك المزيد من عوامل التشتت التي يجب التعامل معها. ومن الصعب تجاهل الأطفال وأفراد الأسرة والطرق على الباب أو رن الجرس؛ فيمكن أن يؤدي تشتت الانتباه إلى ارتفاع مستويات التوتر، بالإضافة إلى انخفاض الحالة المزاجية والإنتاجية. وكل هذا يمكن أن يؤثر في جودة العمل.
ويُظهر تقرير صادر عن موقع CareerBuilder أن أهم عوامل التشتت في مكان العمل هي الهواتف المحمولة والرسائل النصية. وفي حين أنه من السهل إلقاء اللوم كله على التكنولوجيا لكن هناك عوامل أخرى تلعب دورًا إضافي في زيادة التشتت بأماكن العمل مثل:
- النميمة.
- الاجتماعات.
- صخب أحاديث زملاء العمل.
- رسائل البريد الإلكتروني .
- وسائل التواصل الاجتماعي.
- المكالمات على مكبرات الصوت.
10 نصائح لتجنب التشتت في العمل:
فيما يلي عشر طرق لتجنب تشتت الانتباه وزيادة تركيزك في العمل:
-
التنظيم ووضع خطة
ابدأ دائمًا بوضع قائمة للمهام في شكل خطة ترتب مسار اليوم؛ إذ تظهر الأبحاث أنه عندما تكون لديك خطة عمل مكتوبة فإن ذلك يزيد من الإنتاجية. إن عملية التخطيط للأنشطة تقلل العبء على الدماغ؛ لأنها تحررك من القلق بشأن المهام غير المكتملة.
لذلك حدد أولويات كل مهمة وألقِ نظرة على قائمتك خلال اليوم إذا بدأ عقلك في التجول.
-
الحد من الانقطاعات
إحدى الطرق للحد من عوامل التشتت وزيادة التركيز هي أخذ استراحة حتى تتمكن من التركيز على المهمة التي بين يديك. امنح نفسك بضع دقائق للتحقق من الإشعارات ورسائل البريد الإلكتروني والنصوص، ثم حاول أن تتوفر لديك 15 دقيقة دون انقطاع مثل: وضع هاتفك على الوضع الصامت وقلبه لأسفل حتى لا تتمكن من رؤية أي إشعارات.
-
التواصل الشخصي في وقت فراغك
يعترف 24% من الموظفين بأنهم يقضون ساعة واحدة على الأقل في إجراء المكالمات الشخصية والرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني خلال يوم العمل العادي.
حاول تنظيم وتخصيص الوقت لقائمة المهام الخاصة بك. بالطبع، في بعض الأحيان، تحتاج إلى الرد على مكالمة شخصية خلال يوم العمل. ولكن، بشكل عام، حاول الحفاظ على التواصل الشخصي في وقت فراغك أو استراحة الغداء.
-
تجنب تعدد المهام
تُظهر الأبحاث أن أداء أكثر من مهمة في وقت واحد، خاصة المهمة المعقدة، يؤثر في إنتاجيتك.
ورغم أن تعدد المهام قد يبدو فعالًا ظاهريًا فإنه يميل إلى أن يستغرق وقتًا أطول ويؤدي إلى المزيد من الأخطاء.
-
منع الانحرافات عبر الإنترنت
تُعد وسائل التواصل الاجتماعي والتسوق عبر الإنترنت مغرية، ولكنها أيضًا تشتت الانتباه بشدة.
وتتمثل إحدى طرق منع الانحرافات عبر الإنترنت في استخدام تطبيقات وبرامج التركيز، مثل: Freedom وSerene، وهي رائعة لحظر عوامل التشتت عبر الإنترنت وتسمح لك بالتركيز على عملك.
-
خصص وقتًا للاستراحات
أخذ فترات راحة منتظمة له تأثير إيجابي في التركيز والإنتاجية.
وتظهر الأبحاث أن الدماغ يعمل بشكل أفضل عند التبديل بين التركيز وعدم التركيز.
-
ضع حدودًا مع زملائك
يعد التحدث إلى الموظفين والزملاء وشركاء العمل أمرًا بالغ الأهمية لبناء بيئة عمل تعاونية وودية، ولكن إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في النميمة أو مناقشة موضوعات غير متعلقة بالعمل فقد يؤدي ذلك إلى الضرر أكبر من النفع.
تقول هالي سيلارنيك؛ إخصائية الزواج والأسرة المعتمدة في نيويورك، إن “الحدود تدور حول ما نسمح به وما لا نسمح به في حياتنا. فانظر دائمًا أين تبذل الطاقة التي تجعلك تشعر بالاستنزاف والتشاؤم؟ قد يكون ذلك بمثابة وضع حدود للنميمة مع الزملاء أو ببساطة شرح أنك مشغول جدًا الآن واقتراح تأجيل الحديث لوقت الغداء”.
-
العمل في فترات زمنية محددة
تلك نصيحة أخرى لزيادة التركيز والإنتاجية هي العمل في فترات زمنية محددة. ويخصص تطبيق Timeboxing مقدارًا معينًا من الوقت لمهمة ما.
.العمل في فترات زمنية يمكن أن يمنحك إحساسًا أكبر بالتحكم في يومك.
-
أغلق باب المكتب
إذا كنت تعمل في مكتب مفتوح يمكنك تخطي هذه النصيحة. لكن إذا كنت تعمل من المنزل أو لديك مكتب فقد يكون إغلاق الباب وسيلة مفيدة لإظهار انشغالك للآخرين. يمكنه أيضًا عزل الضوضاء التي قد تشتت انتباهك عن عملك.
-
إنشاء جدول للبريد الإلكتروني
تعد رسائل البريد الإلكتروني من أهم أسباب تشتت الانتباه في مكان العمل، ولكنها أيضًا شكل رئيسي من أشكال التواصل. إحدى طرق إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك هي التحقق من رسائل البريد الإلكتروني المجمعة.
حدد لنفسك وقتًا لتصفح صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك، يمكن أن يتم هذا في الصباح ثم مرة أخرى في فترة ما بعد الظهر.
اقرأ أيضًا من رواد الأعمال:
الإدارة الفعالة للوقت في بيئة العمل عن بعد
العمل المرن وإدارة الموظفين.. معادلة النجاح لتحقيق التوازن المهني
التخطيط الاستراتيجي والإدارة.. ما الفرق بينهما؟
