تنظيم وقت الطوارئ.. كيف تظل منظمًا رغم العقبات؟

لا شك أن تنظيم وقت الطوارئ إحدى أكثر المهارات التي على المرء تعلمها إذا أيقنا أن السيطرة على الأمور دائمًا غير ممكنة، وإنما هناك مواقف وحالات ستكون خارجة عن مجال إرادتنا، ومن ثم لا بد أن نضع خطة للتعامل معها.

وكقائد يجب عليك أن تتعلم كيفية تنظيم وقت الطوارئ، خاصة أنك مسؤول عن أشخاص آخرين، وإنتاجيتهم ومستوى تقدم أدائهم مرتبط بك.

تنظيم وقت الطوارئ

ويوضح «رواد الأعمال» بعض ملامح تنظيم وقت الطوارئ..

• ضبط الجدول وتكييفه

أول خطوة على طريق تنظيم وقت الطوارئ تتمثل في ضبط الجدول على هذه الأحداث الطارئة والمفاجئة، صحيح أنك وضعت جدولًا للأمور العادية لكن هذا لا يعني أن هذا الجدول أمسى ثابتًا لا يجور التعديل فيه.

بل ينبغي دومًا إجراء التعديل عليه كلما استلزم الأمر ذلك.

خذ جائحة Covid-19 وقيود الحظر وما إلى ذلك مثالًا. وهي الجائحة التي قلبت كل الحياة رأسًا على عقب، ومن ثم كان لا بد من تكييف جداولنا وفقًا لها.

النقطة المهمة هنا أنه يمكنك زيادة معدل إنتاجيتك إلى أقصى حد إذا أدركت ببساطة ما عليك تغييره أو تكييف جدولك وفقًا له. هذه أول خطوة على طريق تنظيم وقت الطوارئ.

اقرأ أيضًا: دليل تنظيم الوقت.. ملامحه وطرق إنشائه

• التخطيط المسبق لليوم

ولا مجال للحديث عن تنظيم وقت الطوارئ من دون الاعتماد على التخطيط المسبق لليوم، بهذه الطريقة سيكون بإمكانك التعامل مع الأمرين معًا: العادي والطارئ.

ترسم هذه الطريقة الآليات التي يجب أن تتعامل مع اليوم وفقًا لها، كما ستحدد المهام التي يتعين عليك الانخراط فيها واحدة تلو الأخرى.

• التركيز على شيء واحد كل مرة

قد تعتقد أنك تمتلك القوة الخارقة لأداء مهمتين في وقت واحد. في حين أن هذا قد يكون صحيحًا عندما لا يتضمن عملك مهامًا معرفية فإن الواقع هو أن تعدد المهام غير ممكن. ووفقًا للأبحاث المتخصصة في هذا الأمر يمكن أن يخفض معدل الذكاء لديك، ويقلل من أدائك وكفاءتك، بل يسبب تلفًا في الدماغ.

كما أن تعدد المهام يؤدي إلى نتائج عكسية لأنه سوف يستغرق وقتًا أطول لإكمال المهام في المجمل.

وفي هذا الصدد تقول البروفيسورة جيل كلاين؛ من كلية ملبورن لإدارة الأعمال، إن الأخبار ليست كلها سيئة: «على الجانب المشرق يمكننا استخدام عدم قدرتنا على أداء مهام متعددة لصالحنا. عندما نشعر بالقلق فإننا نميل إلى اجترار الأفكار؛ أي التفكير في الأشياء السيئة التي يمكن أن تحدث، أحيانًا بتفاصيل واضحة».

اقرأ أيضًا: ترتيب المهام الأسبوعية.. طرق لتحقيق الإنتاجية

• اعتماد الاستباقية

وفقًا لـ The 7 Habits of Highly Effective People، كتاب ستيفن كوفي المؤثر، يُشار إلى الاستباقية باعتبارها أهم سمة للأشخاص الفعالين والناجحين؛ لأنها تضع الأساس للعادات الست المتبقية.

ومن ثم لا مناص من ذلك إذا كنت تسأل عن كيفية تنظيم وقت الطوارئ. فإذا كنت حددت أولوياتك وأضفتها إلى التقويم الخاص بك فأنت في طريقك بالفعل، وهذا يمنع العناصر الأقل أهمية من التهام وقتك. كميزة إضافية سوف يساعدك هذا في إنشاء روتين والتمسك به.

تتضمن التكتيكات الأخرى التي يجب تجربتها التركيز فقط على ما لديك سيطرة عليه وتنفيذ سياسة “لا”. على سبيل المثال: إذا كانت لديك سياسة “عدم عقد اجتماعات الأربعاء” فلن تقبل أبدًا دعوة اجتماع في ذلك اليوم.

الأهم من ذلك أن تكون استباقيًا يعني تجنب أي تضارب محتمل مقدّمًا. ومن الأمثلة على ذلك: معرفة الفرق بين ما هو عاجل أو مهم وما هو ليس كذلك، وعدم إرهاق نفسك.

اقرأ أيضًا: هل يضيع وقتك في الاجتماعات؟

• ضع حدودًا مع التكنولوجيا

وبما أنك تحاول معرفة كيفية تنظيم وقت الطوارئ فيجب عليك أن تجند التكنولوجيا لصالحك.

صحيح أن هذه الأدوات يمكن أن تعرقل مسار عملك ولكن المؤكد أن كثيرًا منها يمكنه أن يقدم لك مزايا لا تحصى.

وإذا لم تحجّم تأثير التكنولوجيا فيك بشكل سلبي فقد يؤدي ذلك بسهولة إلى التشتت أو الإرهاق. بينما أصبحت Zoom أداة شائعة ومفيدة على نطاق واسع خلال Covid-19 فقد صنعت أيضًا ظاهرة تسمى Zoom Figue والتي يمكن أن تكون مرهقة أكثر من الأحداث الشخصية.

عليك إذًا، طالما أنك تفكر في تنظيم وقت الطوارئ، أن تحدد أوقات قطع الاتصال. سواء كنت تأخذ استراحة لمدة 15 دقيقة للتأمل أو الذهاب في نزهة على الأقدام أو التعهد بعدم التحقق من بريدك الوارد بعد وقت معين فأنت بحاجة إلى الابتعاد عن التكنولوجيا؛ لتقليل التوتر وإعادة الشحن.

اقرأ أيضًا:

متى يفشل جدول تنظيم الوقت؟

أهمية الوقت للموظف الجديد.. نقاط مفصلية

أشهر مضيعات الوقت.. ما الذي يهدر حياتك؟

تنظيم الوقت للمدير الجديد.. مفتاح نجاح الشركات

استثمار الوقت.. أوقف هدر حياتك