تنبع أهمية “التخطيط الأسبوعي” من كونه يرسم لك طريق المستقبل باكرًا جدًا، ويعينك على التنظيم والدقة، بل ويمكنك من الاستمتاع بوقت فراغك، فطالما أن الأمور تسير كما هو مخطط لك، ستجد أنك أكثر إنتاجية وقدرة على الترفيه عن نفسك وشحن طاقتك من جديد.
ولعل اللافت في الأمر أن كل المزايا التي يمكن تحصيلها خلال هذه النوعية من التخطيط ستتضاعف ثلاث مرات تقريبًا إذا ما نُفذت ضمن فريق عمل كامل؛ إذ سيتمكن الجميع من العزف على النغمة نفسها، وستمضي الأمور قُدمًا فيما يتعلق بتحقيق الأهداف.
ما هو التخطيط الأسبوعي؟
“التخطيط الأسبوعي” هو تنظيم الأحداث في التقويم الخاص بك مسبقًا؛ فهو يوفر نظرة عامة على المهام المطروحة ويمنحك التحكم فيها. كما يتيح لك معرفة أولوياتك ويبقيك على المسار الصحيح.
إنه فن تقسيم وقتك بحكمة حتى تتمكن من القيام بكل ما تحتاج إلى القيام به، علاوة على ذلك فهو يتيح لك التوفيق بين المهام، حتى تلك التافهة، إلى جانب المشروعات طويلة المدى.
وينظم “التخطيط الأسبوعي” أهدافك مثل السلم؛ حيث يؤدي المهام خطوة بخطوة، مما يؤدي في النهاية إلى هدف أكبر.
باختصار، “التخطيط الأسبوعي” ينظم حياتك.. ومن لا يريد ذلك، أليس كذلك؟ ولهذا السبب فإن التخطيط الأسبوعي قرار مهم.
فوائد ومزايا
ونوضح في «رواد الأعمال» أبرز المزايا والفوائد التي ينطوي عليها التخطيط الأسبوعي، على النحو التالي:
-
زيادة الإنتاجية
كونك مُنتجًا لا يعني بالضرورة أنك تعمل دائمًا؛ فمع نماذج وأطر تحديد الأولويات المختلفة، يعمل الأشخاص بكفاءة أكبر، وينجزون المزيد من المهام أكثر من أي وقت مضى.
اعمل بشكل أكثر ذكاءً، وليس بجهد أكبر. ويتعلق الأمر أكثر بتنفيذ الأشياء الصحيحة – تركيز طاقتك على ما يهم وجني الفوائد من ذلك-.
-
تحقيق التوازن بين العمل والحياة
التخطيط لوقتك بشكل فعَال، يعني أنه يمكنك الاستمتاع بمزيد من وقت الفراغ؛ إذ أصبحت كيفية تأثير مكان العمل على الصحة العاطفية والصحة العقلية موضوعًا ساخنًا بين الشركات في جميع أنحاء العالم.
وفي الواقع، هناك نقاشات حول تقديم أسبوع عمل مدته أربعة أيام، فالمهام لا تتضاءل، لكن الوقت الذي تقضيه في المكتب هو الذي يتضاءل.
وإذا كنت قادرًا على إدارة نفس عبء العمل الخاص بك في غضون أربعة أيام، فمن المحتمل أنه يمكنك الاستمتاع بوقت فراغك على أفضل نحو ممكن.
ومن شأن التخطيط الأسبوعي، أن يكون نقطة البداية لإمدادك بمزيد من التوازن بين العمل والحياة. لذا ضع خطة، وحاسب نفسك، وتجاوز توقعاتك.
-
يعلمك متى تقول «لا»
إن وجود خطة كل أسبوع؛ يساعدك على فهم جوانب عملك المفيدة والمثمرة على المدى الطويل، والأجزاء التي تساهم بشكل ضئيل جدًا في نجاحك العام.
إنه مبدأ “باريتو” أو قاعدة 80/20 التي تنص على أن “80% من النجاح يأتي من 20% من العمل”؛ فإذا كان لديك مخطط أسبوعي تراجعه كل أسبوع، في غضون بضعة أشهر ستبدأ في معرفة من أين جاءت نسبة الـ 20% هذه.
من هناك، يمكنك البدء إما بتقليل عبء العمل عن طريق أتمتة مهام معينة، أو رفض المشروعات التي لا تحرك الأمور للأمام، أو تأجيل نشاط معين لربع آخر عندما يكون أكثر صلة بأهدافك.
-
ترتيب المهام
في العمل، عادة ما يكون لدينا قدر هائل من المهام الصغيرة التي تتطلب اهتمامنا. كثيرة جدًا، لدرجة أنه في نهاية اليوم لا يمكننا أن نتذكر ما أنجزناه، أو ما فعلناه حتى قبل 30 دقيقة، ناهيك عن بداية اليوم.
إن الالتزام بخطة مكتوبة يساعدنا على تذكر تلك المهام بعد أسابيع أيضًا. سواء كانت ورقة مهام شخصية أو جدول أسبوعي للموظفين، فإن وجود “المهام” الخاصة بك في مكان واحد يساعدك في البقاء على اطلاع بتقدمك وما لا يزال يتعين عليك إنجازه.
-
يعلمك المشاركة
تساعد مشاركة خططك وتقدمك مع فريقك ومديريك على تحسين ثقافة الشركة ككل.
ولهذا السبب، من الحكمة دعوة فريقك لاستخدام برنامج “التخطيط الأسبوعي”؛ عندما تكون الخطط عامة؛ حيث يعرف الجميع ما يعمل عليه الآخرون؛ ما يزيد من المساءلة والثقة والتعاون بين الفرق.
أيضًا يضمن استخدام “التخطيط الأسبوعي”، أن يعرف الجميع الأهداف طويلة المدى، بعد ذلك، تركز الخطط الأسبوعية بشكل أكبر على كيفية تحقيق نتائج معينة، وهو ما يزيد من جودة المشاركة والعمل الجماعي.
اقرأ أيضًا:
