عندما تعرف كيفية تتبع الوقت، يمكنك تحليل اتجاهات عملك واتخاذ قرارات تجارية أكثر ذكاء باستخدام الوسائل التكنولوجية الحديثة، سواء كنت تعمل بمفردك أو في فريق صغير، يمكن أن يمنحك برنامج تتبع وقتك نظرة عامة كاملة على عملك اليومي والأسبوعي والشهري والسنوي.
تعمل تطبيقات التتبع هذه عن طريق السماح لك بتسجيل المهام يدويًا أو تلقائيًا، ويمكنك تصنيف أنشطتك، واستخدام المؤقتات، والحصول على تقارير مفيدة.
تتكامل بعض التطبيقات أيضا مع أدوات أخرى وترسل تذكيرات للحصول على تجربة سهلة الاستخدام، كما يمكن للمديرين والموظفين الحفاظ على الكفاءة على مدار اليوم، والعمل على المهام والمشاريع التي تحتاج إلى أكبر قدر من الاهتمام، بدون ذلك، يمكن أن يصبح الموظفون غير منظمين وخارج منظومة العمل ما قد يؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية وزيادة النفقات.
ما هو برنامج تتبع الوقت؟
برنامج تتبع الوقت هو أداة يمكن للفرق استخدامها لتتبع ساعات العمل، كما يمكن استخدام البرنامج كأداة لإدارة الموظفين الكل في واحد؛ حيث سيساعدك على إنشاء جداول زمنية للموظفين، وتتبع طلبات الموظفين وغيرها من طلبات الإجازة، وتحسين الإنتاجية الإجمالية لفريقك، وتقليل نفقات العمل الإضافي، وأكثر من ذلك، كما يمكن أن تعمل أيضًا كمركز لتنظيم يوم العمل.
معايير تقييم تطبيقات تتبع الوقت
جميع برامج تتبع الوقت هي أداة قوية لتحقيق هدف تنظيم وقتك، وللتأكد من أن جودة اختيارك للبرنامج المناسب، فتأكد من احتوائه على الميزات والمعايير التالية:
• سهل الاستخدام
على الرغم من أن هذه الميزة قد تبدو واضحة، إلا أنك ستحتاج إلى التأكد من أن تتبع الوقت في البرنامج الذي تختاره سهل الاستخدام.
• الإبلاغ
تعد ميزات الإبلاغ حاسمة في برامج تتبع الوقت لتقييم فعالية الموظف أو الفريق، من خلال رؤى الإبلاغ، كما يمكنك التخطيط بشكل أفضل للمستقبل وزيادة الكفاءة التشغيلية؛ حيث توفر أقوى تطبيقات التتبع لوحات معلومات وتقارير تتيح لك قضاء الوقت يوميًّا أو أسبوعيًّا أو شهريًّا لكل مشروع أو لكل عميل.
• التكامل على مستوى الفريق
من المديرين إلى الموظفين، تريد التأكد من أن كل عضو في فريقك يمكنه الوصول إلى البرنامج، وهذا يجعل من السهل على الإدارة إنشاء الجداول الزمنية وتوزيعها، وإدارة التحولات في الوقت الفعلي، وعلى الموظفين تسجيل الدخول والخروج.
• كشوف المرتبات
يسير تتبع الوقت وكشوف المرتبات جنبًا إلى جنب، لذلك من المنطقي فقط أن يتمكن البرنامج من تنفيذ كشوف المرتبات بسهولة من الجداول الزمنية السابقة، كما ستوفر لك القدرة على تصدير الوقت إلى برامج المحاسبة الشائعة مثل QuickBooks قدرًا هائلًا من الوقت.
وتتيح لك هذه التطبيقات إنشاء فواتير تلقائيًّا من بيانات التتبع المخزنة في التطبيق أو تصدير تلك المعلومات إلى ملفات PDF أو ملفات CSV أو جداول بيانات Google.
• القدرة على تحرير الوقت المتتبع
تتيح لك أفضل التطبيقات تصحيح الوقت الذي يتم تتبعه بعد الحقيقة، مثل إذا تركت مؤقتًا يعمل عن طريق الخطأ.
يجب أن تكون قادرًا على تحرير سجل الوقت لطرح عدد الدقائق التي لم تكن تعمل فيها، وإدخال كتلة من الوقت في حال نسيت تشغيل مؤقت على الإطلاق.
• نقاط وصول متعددة أفضل
تسمح هذه الأدوات ببدء مؤقت من أي مكان أكثر ملاءمة لك، سواء كان ذلك متصفحك أو تطبيق سطح المكتب أو جهازك المحمول.
• ميزات الذكاء الاصطناعي
الذكاء الاصطناعي هو أتمتة وتبسيط سير العمل عبر أدوات جميع الصناعات، وتطبيقات تتبع الوقت ليست استثناء، وتساعدك مثل هذه الميزة لتتبع وقتك تلقائيًا أو استخدام التعلم الآلي لتعيين كتل الوقت تلقائيًا للمهام والمشاريع.
أفضل برامج تتبع الوقت
مع الأهمية الكبيرة لبرامج تتبع الوقت، قمنا بتجميع أفضل التطبيقات للأفراد والفرق حتى تتمكن من اختيار التطبيق والميزات التي تتناسب مع أسلوب عملك بشكل أفضل، وتحقق مزيد من الإنتاجية، وأهم هذه البرامج هي:
1. Clockify
يعتبر أفضل تطبيق لتتبع الوقت بشكل عام، فهو مصمم لجعل حياتك أسهل من خلال تتبع ساعات عملك وإدارة مشاريعك. يتميز بسهولة استخدامه ومجموعة كبيرة من الميزات وخطة مجانية رائعة، فباستخدام Clockify، يمكنك إنشاء مشاريع ومهام، وتتبع الوقت الذي تقضيه في كل مهمة، وإنشاء تقارير لتحليل إنتاجيتك.
التطبيق بديهي للغاية لدرجة أنه حتى المبتدئين يمكنهم التنقل بسهولة داخله، وهو يعمل عبر أجهزة ومنصات متعددة، أحد أفضل الأشياء في Clockify هو أنه يتكامل مع الأدوات الشائعة الأخرى مثل Trello و Asana و Slack؛ ما يجعل من السهل الحفاظ على كل عملك في مكان واحد.
2. Toggl Track
تطبيق رائع لتتبع وقت الفراغ، لأنه يقدم خطة مجانية سخية تتضمن جميع الوظائف الأساسية التي تتوقعها في تطبيق تتبع الوقت غير المحدود ومشاريع وعملاء غير محدودين، وتقارير قابلة للتصدير ومحفزات تتبع الوقت الآلية.
ميزة الكشف عن وقت الفراغ هي وظيفة رائعة أخرى للخطة المجانية التي تساعدك على الحفاظ على دقة عالية عبر سجلاتك، وتقدم الخطط المدفوعة ميزات مثل الأسعار القابلة للفوترة، وتقديرات وقت المشروع، وتذكيرات تتبع وقت الفريق، وغيرها.
3. Everhour
يوصف بأنه أفضل برنامج لتتبع الوقت للفرق الصغيرة، فهو يساعدك على البقاء منظمًا وعلى رأس عملك، وهو متتبع وقت قوي مصمم لمساعدتك في إدارة مشاريعك ومهامك بشكل أكثر كفاءة، وإعداد ميزانيات المشاريع، وإنشاء تقارير لتحليل إنتاجيتك.
يتكامل Everhour مع الأدوات الشائعة مثل Asana و Trello و Basecamp، ويساعدك على تتبع الإجازات المدفوعة والإجازات والأيام المرضية، وتحديد تقديرات الوقت، ومؤقت التوقف التلقائي، وسجل الوقت، والدخول اليدوي، وكذلك إدارة المهام والنفقات والفواتير.
4. Harvest
هو أفضل تطبيق لتتبع الوقت الشخصي، يسمح لك بتتبع وقتك وإدارة مشاريعك وإنشاء تقارير مفصلة لمساعدتك على البقاء على اطلاع على عملك.
مع Harvest، يمكنك بسهولة تتبع الوقت لمشاريع متعددة، وإعداد الفواتير، وإنشاء تقارير مفصلة لتحليل إنتاجيتك.
بصرف النظر عن واجهة سهلة الاستخدام، يقدم Harvest مجموعة جيدة من الميزات المتقدمة، بما في ذلك ميزانية المشاريع وإدارة الفريق. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يتكامل بسلاسة مع الأدوات الشائعة مثل Trello و Asana و Basecamp؛ مما يجعل من السهل الحفاظ على كل عملك في مكان واحد.
يمكنك حتى تتبع وقتك أثناء التنقل باستخدام تطبيقات الجوال سهلة الاستخدام.
5. Hubstaff Time
من أهم برامج تتبع وقت الموظف، فهو يسمح لك بتتبع وقتك ومتابعة المشاريع المتعددة بسهولة، وإعداد الفواتير المختلفة وإدارة عبء عمل فريقك.
يأتي البرنامج معبأ مسبقًا بميزات متقدمة، مثل تتبع نظام تحديد المواقع العالمي ومراقبة التطبيقات ومواقع الويب وإدارة كشوف مرتبات الموظفين. علاوة على ذلك، فإنه يتكامل بسلاسة مع الأدوات الشائعة مثل Trello وAsana وSlack؛ ما يجعل من السهل الحفاظ على كل عملك في مكان واحد.
ويقدم التطبيق أيضًا مجموعة واسعة من خيارات الدفع والتكامل مع أنظمة الدفع الشائعة.
6. Time Doctor
تطبيق تتبع الوقت البسيط لتجنب إضاعة الوقت للأفراد والفرق، ويقدم ميزات مثل تتبع الوقت الذي يقضيه في المهام، وإنشاء التقارير، ومراقبة إنتاجية الموظفين.
إذا كنت تستخدم التطبيق مع فريقك، فستتمكن من الدفع لموظفيك مباشرة من البرنامج عبر PayPal أو Payoneer أو TransferWise. ستجد مجموعة من أدوات الإنتاجية، بما في ذلك مراقبة استخدام الويب والتطبيق، وتتبع نشاط لوحة المفاتيح والماوس، ولقطات الشاشة الاختيارية لتتبع نشاط الموظف.
يدعم البرنامج التكامل مع أدوات إدارة المشاريع الشائعة مثل Trello وAsana، بالإضافة إلى برامج المحاسبة مثل Quickbooks وXero.
7. Timecamp
من أشهر تطبيقات تتبع الوقت لتتبع ساعات العمل؛ حيث يسمح للمستخدمين بتتبع الوقت الذي يقضونه في المهام والمشاريع المختلفة تلقائيًا، ومراقبة الإنتاجية، وإدارة الجداول الزمنية، وإنشاء الفواتير.
يتتبع التطبيق تلقائيا الوقت الذي يقضيه في مختلف المهام والمشاريع من خلال التقاط نشاطك على الكمبيوتر. مع وظيفة تتبع الإنتاجية، ستتمكن من تتبع أنشطتك اليومية في العمل وتحديد العادات غير المنتجة أو مجالات التحسين، كما يمكن للمديرين الموافقة على الجداول الزمنية المقدمة من أعضاء الفريق.
تضمن عملية الموافقة حساب جميع الساعات، كما تسمح للمديرين بمراجعة الوقت الذي يقضيه في مشاريع مختلفة. يمكن أن يكون التطبيق خيارًا رائعًا للمستقلين والمتعاقدين المستقلين، كما ستتمكن من إنشاء فواتير لعملائك بناء على الوقت الذي يقضيه في مشروع والسماح لعملائك بدفع فاتورتك مباشرة من المستند عبر PayPal.
8. TrackingTime
من أهم تطبيقات تتبع الوقت للشركات الصغيرة، وهو أداة تعاونية تقدم الوقت في كتل أو نوافذ، مثل حدث في التقويم الخاص بك.
في حين أن التطبيقات الأخرى تعرض أيضًا الوقت بهذا التنسيق، يوفر TrackingTime معظم خيارات التخصيص، مع مشاهدات اليوم والأسبوع والشهر والفريق للاختيار من بينها. مع بطاقات وقت TrackingTime، يمكن للموظفين تسجيل الدخول والخروج بسهولة باستخدام هواتفهم الذكية أو مباشرة داخل Slack وMicrosoft Teams.
بغض النظر عن حجم فريقك، يقوم TrackingTime تلقائيًا بإنشاء بيانات حضور شهرية لجميع موظفيك، بالإضافة إلى إعداد جداول العمل ومراقبة استراحات الغداء وساعات العمل الإضافي والإجازة المدفوعة، كل ذلك وفقًا لسياسات شركتك.
يتكامل ملحق Chrome لـ TrackingTime مع مجموعة من أدوات الإنتاجية؛ ما يتيح لك بدء تشغيل مؤقت مباشرة من تطبيقات مثل Airtable وAsana وNotion. يمكنك أيضًا توصيل TrackingTime بـ Zapier لدمجه مع التطبيقات الأخرى التي تستخدمها.
9. Tick
أفضل برنامج جدول زمني عبر الإنترنت لكل من المستقلين والمديرين الذين لديهم مئات الموظفين. يمكنك استخدام تقارير الجدول الزمني للحصول على تعليقات الميزانية أو التعمق في المشاريع.
يتميز بأنه سهل الاستخدام بشكل لا يصدق؛ يمكنك بدء تشغيل مؤقت واحد أو التبديل بين مؤقتات متعددة أثناء التنقل بين المهام، بالإضافة إلى إمكانية تتبع ميزانية المشروع التي توفر طريقة سهلة للمسؤولين للنظر في المشروع، والاطلاع على تفاصيل الساعات التي يتم تتبعها حسب المهمة والأشخاص.
يمكن للمسؤولين إعطاء كل مهمة ميزانيتها الخاصة؛ ما يجعل من السهل تتبع وقت الموظف مقابل الميزانيات الأصغر وتحديد نقاط المشاكل. والأفضل من ذلك كله، يعمل التطبيق في كل مكان، بما في ذلك هاتفك أو ساعتك أو جهازك اللوحي أو سطح المكتب أو متصفحك.
10. ClickUp
برنامج تتبع وقت إدارة المشروع، ويعتبر برنامج إنتاجية الكل في واحد يمكنه دمج عملك من تطبيقات مختلفة في منصة واحدة. كما يأتي البرنامج مع وظيفة تتبع الوقت الأصلية التي تتيح لك تتبع الوقت الذي تقضيه في العمل على مهمة ما.
يمكنك إضافة وصف إدخال الوقت، وإضافة تسميات إلى إدخال الوقت، ووضع علامة على إدخال الوقت على أنه قابل للفوترة، وغيرها. كما يساعدك البرنامج في تتبع الوقت الوحيد الذي يقدم عرض عبء العمل؛ ما يوفر نظرة عامة على مقدار العمل المقرر لكل عضو في الفريق على أساس أسبوعي أو شهري.
يمكنك حتى تتبع وقتك وتحريره أثناء التنقل، وعبر الأجهزة، من جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو باستخدام تطبيق الهاتف المحمول الخاص.
اقرأ أيضًا من رواد الأعمال:
تنظيم الوقت للمدراء.. مجهود أقل وإنتاجية أكثر
مهارات ريادة الأعمال.. طريقك إلى التميز
نظريات تنظيم الوقت.. وسيلتك لإنجاز مهامك اليومية
