لطالما كان التواصل الفعال بين الموظفين مشكلة كبيرة ومصدر قلق دائم، وأصبح الأمر الآن أكثر إلحاحًا، إلا أن التقدم التكنولوجي الحديث يمكن أن يساعد في حل هذه المشكلة، وإحداث نوع من التواصل الفعال والمثمر بين الموظفين وبعضهم ومع مدرائهم. وإذا عرفت، كمدير، كيف تستعين بالواتس آب في الإدارة عن بُعد فلن تكون لديك مشكلة تواصل، أو ستحل الجزء الأكبر منها على الأقل.
واستخدام الواتس في الإدارة ليس خيارًا منطقيًا فحسب، وإنما هو خيار الضرورة كذلك؛ إذ سيشكل جيل الألفية بحلول عام 2025 حوالي 75% من إجمالي القوة العاملة، هذا الجيل الذي يعتبر الدردشة طريقة التواصل الفعالة والطبيعية أيضًا.
ومنذ الإصدار الرسمي لـ WhatsApp Business API، ركزت العديد من الشركات على استخدام التطبيق لإعادة ابتكار خطة اتصالاتها الداخلية بدلًا من تقديم الخدمة لعملائها، وهو أمر واضح جدًا في مجالات: التجارة الإلكترونية، والسفر والضيافة، والصناعات العقارية.
ويحاول «رواد الأعمال» تقديم إجابة عن سؤال: كيف تستعين بالواتس آب في الإدارة عن بُعد؟ وذلك على النحو التالي:
اقرأ أيضًا: 20 طريقة تجنبك التشتت الذهني أثناء العمل من المنزل
تعزيز الوعي بأنشطة الشركة
إذا كان لدى الشركة الكثير من الأنشطة والتي تريد من الموظفين أن يحيطوا بها علمًا، فإن الواتس هو القناة المناسبة لذلك؛ إذ غالبًا ما يتم تجاهل رسائل البريد الإلكتروني، أو نسيانها أو رؤيتها بعد وقت طويل، في حين يقوم معظم الأشخاص بفحص الرسائل الفورية في غضون دقائق من استلامها.
لذلك؛ يُعد استخدام WhatsApp كقناة اتصال أساسية طريقة رائعة لزيادة الوعي حول أنشطة الشركة المختلفة، والمزايا التي تقدمها للموظفين.. إلخ، ما يؤدي إلى انخفاض معدل دوران الموظفين.
سهولة صنع القرار
إذا كانت هناك أمور عاجلة تحتاج إلى اتخاذ قرارات آنية فإن الواتس هو الطريقة المثالية لذلك؛ حيث أصبحت الدردشة وسيلة شائعة لمناقشة الأمور المهمة واتخاذ القرارات بدلًا من التحدث شفهيًا، كما أن وجود كل شيء مكتوبًا يجعل المهام والأهداف واضحة لكل من الموظفين ورؤسائهم.
من خلال مجموعات WhatsApp أو الدردشات الفردية يمكن للموظفين والمديرين التعاون بشكل أفضل في الأمور التي تتطلب إجراءات سريعة، ويمكن للموظفين الحصول على المعلومات التي يحتاجونها بشكل أسرع.
يُعد السماح للموظفين باستخدام قناة اتصال يرتاحون إليها أمرًا مهمًا، خاصة إذا كانوا يعملون عن بُعد أو كان التواصل وجهًا لوجه أمرًا مستحيلًا.
اقرأ أيضًا: أهم المهارات لمهنة إدارية ناجحة
رقمنة الموارد البشرية
إذا كنت تحاول معرفة كيف تستعين بالواتس آب في الإدارة عن بُعد فرقمنة الموارد البشرية مثال جيد على ذلك، إذ يمكن لـ WhatsApp أن يسرع من معدل تنفيذ العمليات، ناهيك عن تبسيط الأعمال الورقية، وتوفير الكثير من الوقت والجهد.
وهو يساعد كذلك في توفير قنوات اتصال مفتوحة بين الموظفين وإدارة الموارد البشرية، وإذابة جبل الجليد بينهما، فضلًا عن أنه يسهل على الموظف الحصول على الموافقة على طلباته الخاصة، مثل الحصول على إجازة أو ما إلى ذلك.
جداول العمل المرنة وتغيير الخطط
إذا كان عملك يعتمد على نظام الورديات المتغيرة باستمرار للموظفين في مواقع مختلفة، فإن WhatsApp هو الطريقة الصحيحة للحفاظ على الجميع منظمًا ومحدثًا.
لا يسمح لك النظام الأساسي بمشاركة الجدول الزمني على الفور مع الفريق بأكمله فحسب، بل يضمن أيضًا، كمدير، إجراء التغييرات في اللحظة الأخيرة. إنه ببساطة وسيلة لإبقاء الأمور تحت السيطرة.
تنظيم الفعاليات
إذا احتجت إلى تنظيم أو تجميع فريق من الموظفين لمساعدتك في إدارة حدث ما، أو تحتاج إلى متطوعين لمشروع ما أو للتعامل مع حالة طارئة، فإن Whatsapp هو النظام الأساسي المثالي لإرسال طلبك والسماح للأطراف المهتمة بالتسجيل على الفور باستخدام التطبيق.
اقرأ أيضًا:
الموظف الخفي.. خطأ المدراء الذي لا يُغتفر
7 خطوات لبناء استراتيجيات التواصل للعلاقات العامة
