يساعدك إنشاء جدول تنظيم يومي للوقت، يتضمن مهامًا متعددة ذات أولويات مختلفة، في الحفاظ على التوازن بين حياتك المهنية والشخصية، وتحقيق الأهداف طويلة المدى.
تكمن الاستفادة الكُبرى من إنشاء جدول تنظيم الوقت اليومي في تعلم كيفية إضافة المهام إلى روتينك والحفاظ على سير العمل الخاص بك، وهو يسمح لك بتنظيم جدولك الزمني بنجاح.
لذا يوضح “رواد الأعمال” كيفية إنشاء جدول يومي، ويقدم نصائح للحفاظ على روتينك مع وضع مثال للجدول اليومي للرجوع إليه.
ما أهمية إنشاء جدول تنظيم الوقت اليومي؟
يساعدك الجدول اليومي في تحديد أولوياتك واحتياجاتك بكفاءة ويوفر لك هيكلًا لدعم إنتاجيتك. وكذلك تشمل فوائد الجدول اليومي ما يلي:
- جدولة الوقت لتحقيق جميع الأهداف اليومية.
- تعزيز الإنتاجية.
- الحد من المماطلة.
- ترسيخ العادات الصحية.
- التمتع بتوازن جيد بين العمل والحياة.
كيفية إنشاء جدول تنظيم الوقت اليومي
إذا كنت ترغب في إنشاء جدول يومي لإنجاز المهام فاتبع الخطوات التالية:
اكتب كل شيء
ابدأ بكتابة كل مهمة، شخصية ومهنية، ترغب في إنجازها خلال الأسبوع العادي. وحاول تبادل الأفكار بدلًا من التعديل أو التنظيم. تذكر تضمين المهام التي تكملها بشكل متقطع مثل: تغيير ملاءات السرير أو جز العشب، والمهام اليومية مثل: إعداد وجبة الإفطار أو غسل الأطباق.
تحديد الأولويات
بمجرد حصولك على قائمتك راجعها وحدد الأولويات اليومية، وفكر في استخدام قلم التمييز للمساعدة في تنظيم رغباتك واحتياجاتك بصريًا في فئات العمل والفئات الشخصية.
على سبيل المثال: سلّط الضوء على احتياجات العمل اليومية، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو الرد على المكالمات الهاتفية، باللون الأزرق، وسلّط الضوء على الاحتياجات الشخصية، مثل قراءة كتاب أو الخروج لتناول القهوة مع صديق، باللون الأخضر. افعل ذلك للحصول على القائمة الكاملة للمهام.
لاحظ التكرار
راجع قائمتك المميزة وحدد التكرار الذي تريده أو تحتاجه لإكمال مهامك. اكتب هذا الرقم بجانب كل مهمة، على سبيل المثال: اكتب “7” بجوار “تحضير وجبة الإفطار” لأنك تخطط لذلك كل يوم، واكتب “1” بجوار “تغيير الأوراق”؛ لأنك عادةً ما تؤدي هذه المهمة مرة واحدة في الأسبوع.
اجمع المهام المتشابهة
حدد ما إذا كانت هناك مهام مماثلة يمكنك تجميعها لتحقيق الكفاءة، على سبيل المثال: إذا كان لديك “غسل الأطباق” و”مسح الأسطح” في قائمة مهامك اليومية فكر في أدائهما معًا أو واحدة تلو الأخرى، يمكن أن يؤدي تصنيف المهام أيضًا إلى تسهيل إكمال كل عنصر في قائمة التحقق.
اصنع مخططًا أسبوعيًا بجدول تنظيم الوقت
عليك إنشاء أو شراء أو طباعة مخطط أسبوعي، وابدأ ملئه بالاحتياجات الشخصية والعملية اليومية والأسبوعية، وحدد المكان المناسب لإكمال المهام التي تتكرر أسبوعيًا لإبقاء جدولك مفتوحًا قدر الإمكان.
على سبيل المثال: إذا كانت لديك أربع مهام ذات أولوية فقط في أيام الاثنين ففكر في إضافة مهمة أسبوعية، مثل: قص العشب بدلًا من فعل ذلك في أيام السبت عندما يكون لديك ست مهام ذات أولوية لإكمالها.
تحسين مهامك
راجع جدولك الأسبوعي وحدد ما إذا كانت هناك مجالات أو مهام يمكنك تبسيطها أو تحسينها لتوفير الوقت. على سبيل المثال: إذا كنت تذهب بشكل تقليدي إلى متجر البقالة في أيام الأحد ولكن ذلك لا يترك لك وقتًا لإدارة المهام الأخرى في ذلك اليوم، ففكر نقل المهمة إلى يوم آخر. افعل ذلك في أي أيام تبدو مليئة بالأنشطة بشكل خاص.
ترتيب المهام
بمجرد الانتهاء من تحسين جدولك الأسبوعي عليك إنشاء جدول زمني فضفاض لكل ساعة لمهام كل يوم، وفكر في تحديد الأوقات مثل “الصباح” و”منتصف النهار” و”بعد الظهر” و”المساء” بدلًا من التخطيط لكل ساعة بساعة.
بهذه الطريقة إذا استغرقت المهمة وقتًا أطول من المتوقع أو اضطررت إلى حضور حالة طارئة فلا يزال بإمكانك الحفاظ على جدولك الزمني.
كن مرنًا
جرب جدولك الزمني لمدة أسبوع أو أسبوعين وعدّله حسب الحاجة. قد يستغرق الأمر بضعة أسابيع حتى تتمكن من إنشاء روتين يلبي احتياجاتك، الشخصية والمهنية؛ لذا كن صبورًا.
وتذكر أن تسمح ببعض المرونة كل يوم نظرًا لإمكانية ظهور مهام غير متوقعة.
نصائح للاستفادة من جدول تنظيم الوقت اليومي
للتأكد من فعالية جدولك الجديد خذ في الاعتبار النصائح التالية:
- تذكر أن الأمر يستغرق وقتًا لبناء عادة.
- حاول اتباع جدولك الزمني بشكل هادف لعدة أسابيع قبل قياس النجاح.
- اضبط جدولك الزمني حسب الحاجة، وغيّر ترتيب مهامك إذا لم يكن يعمل.
- العودة إلى الجدول الزمني بعد الاضطرابات.
- امنح لنفسك بعض الوقت إذا انحرفت عن جدولك الزمني أو فاتتك مهمة أو اثنتين.
مثال على إنشاء جدول تنظيم الوقت اليومي
يساعدك هذا المثال في إنشاء جدول تنظيم يومي مثالي، ومنه تستطيع تغيير العناصر الأساسية للجدول لكن التزم فقط بتقسيم المواعيد وعدد المهام في كل فترة زمنية.
(من 7 صباحًا إلى 11 صباحًا)
- رتب السرير.
- طهي وجبة الإفطار.
- الرد على رسائل البريد الإلكتروني.
- الصلاة والورد اليومي من الأذكار والقرآن.
منتصف النهار (11 صباحًا حتى 1 ظهرًا)
- إجراء مكالمات هاتفية للعمل.
- طهي الغداء.
- تأمل قليلًا في استراحة هادئة.
- انجز مهمة عمل، على سبيل المثال: اكتب 1000 كلمة.
بعد الظهر (من 1 ظهرًا إلى 5 مساءً)
- العمل على المشروع المهني.
- تحدث مع صديق.
- المشي.
مساءً (من 5 مساءً إلى 10 مساءً)
- حضّر العشاء.
- اكتب بعض الخواطر.
- شاهد فيلمًا.
- اغسل الصحون.
- قراءة فصل من كتاب.
- الاستعداد للنوم.
اقرأ أيضًا من رواد الأعمال:
مهارات لتنظيم وإدارة الوقت بشكل فعّال
العمل المرن وإدارة الموظفين.. معادلة النجاح لتحقيق التوازن المهني
التخطيط الاستراتيجي والإدارة.. ما الفرق بينهما؟
