التواصل الرسمي ونقيضه.. مزايا وعيوب

يلعب التواصل دورًا أساسيًا في كل مناحي الحياة؛ إذ يساعد الناس في تبادل الأفكار والمشاعر والآراء. وهناك نوعان من الاتصالات في مكان العمل: التواصل الرسمي وغير الرسمي.

يمر التواصل الرسمي عبر قنوات محددة مسبقًا داخل المنظمة أو الشركة، بينما يحدث الاتصال غير الرسمي بحرية في كل اتجاه، ولا تتدفق المعلومات عبر قناة محددة، ويمكن أن يكون لفظيًا أو مكتوبًا أو غير لفظي.

التواصل الرسمي في العمل

يشير التواصل الرسمي في مكان العمل إلى تبادل المعلومات أو الأفكار أو الرسائل؛ من خلال قنوات الاتصال القائمة التي تتبع مجموعة محددة من القواعد والإجراءات. غالبًا ما يتم تخطيط هذا النوع من الاتصالات وتنظيمه وتوثيقه، وعادةً ما يستخدم في الاتصالات الرسمية أو المهمة، مثل: السياسات أو الإجراءات أو المذكرات؛ أو التقارير.

لكن ما هي أهم مزاياه؟ نوضحها في «رواد الأعمال» على النحو التالي..

• الاتصال المنهجي

يعتمد التواصل الرسمي على اتباع هيكل المنظمة وسلسلة القيادة لنقل المعلومات، يساعد هذا في التدفق السلس للمعلومات من مستوى إلى آخر.

• تنسيق وتحكم أفضل

وجود قنوات اتصال رسمية في الشركة يضمن السيطرة الفعالة على كل العمليات التجارية. كما يتم نقل المعلومات باستخدام المبادئ التوجيهية التي وضعتها المنظمة، ناهيك عن تحديد أدوار مختلف أعضاء الشركة بشكل واضح وتعيين سلسلة تدفق المعلومات؛ لتجنب أي لبس.

• وجود مرجعية دائمة

سواء كان الاتصال لفظيًا أم كتابيًا فإنه يتم حفظ نماذج الاتصال المكتوبة، مثل: الرسائل والتقارير والمذكرات وما إلى ذلك، بشكل دائم كسجلات. يمكن تسجيل الاتصال اللفظي أيضًا في شكل مذكرات صوتية، والعودة إليها حالما يتطلب الأمر ذلك.

• انضباط الموظفين

يعزز التواصل الرسمي في العمل الانضباط؛ لأنه يلغي نقل المعلومات غير الضرورية، ويعمل على ضمان تمرير البيانات ذات الصلة فقط بين المستويات المختلفة للهيكل التنظيمي.

• التركيز على العمل

أحد المقاييس الأساسية في التواصل الرسمي هو أن جميع الموظفين في الشركة لديهم أدوار ومهام محددة مسبقًا مخصصة لهم.

يعزز نظام التواصل هذا التركيز بشكل أكبر على العمل وبدرجة أقل على العلاقات الشخصية خلال ساعات العمل.

• استقرار الشركة

الهدف الرئيسي للاتصال الرسمي هو مساعدة الشركة في الحفاظ على مركز مستقر، كما يقضي على الفوضى؛ إذ يتم تحديد التسلسل القيادي بوضوح، وتوثيق جميع الأنشطة وإبلاغ السلطة المختصة. هذا يعطي الشركة هيكلًا تنظيميًا قويًا.

اقرأ أيضًا: العمل الهجين أم الالتزام بمقر العمل؟.. فرص وتحديات

الجانب السلبي من الموضوع

ولكن هناك عيوبًا أيضًا يمكن ذكرها على النحو التالي:

• الجمود والقضاء على الإبداع

أدوار الموظفين في الشركة محددة مسبقًا. يجب عليهم فعل ما يطلب منهم فقط واتباع إرشادات صارمة. هذا يلغي مجال التفكير الإبداعي والأساليب غير التقليدية التي يمكن أن تفيد الأعمال.

• تجاهل العلاقات الإنسانية

يركز نموذج التواصل الرسمي فقط على العمل والمعلومات المتعلقة بالعمل. ويتم استخدام اللغة الرسمية وغير الشخصية فقط. وهذا النقص في التواصل يتجاهل العنصر البشري في الأعمال.

• الروتين والتأخر في اتخاذ القرار

تدفق المعلومات في هيكل رسمي يجب أن يتبع إطار عمل ثابتًا، ويمكن أن يتسبب هذا في إهدار الوقت وتأخير اتخاذ القرار؛ حيث يجب أن تمر المعلومات عبر مستويات مختلفة من المنظمة.

• غير قابل للتطبيق في حالات الطوارئ

في حالة وقوع أي حوادث أو سوء سلوك فإن التواصل الرسمي غير ضروري لأنه يستغرق وقتًا طويلًا، وهو ما يحظر التدفق الحر للمعلومات. أثناء الأزمة من الأهمية بمكان أن يتم نقل المعلومات بسرعة ودقة.

اقرأ أيضًا: العمل وفق الراتب.. تحت المجهر

التواصل غير الرسمي في العمل

لا يتبع الوضع غير الرسمي للاتصال أي قناة محددة مسبقًا، ولا يتم نقل المعلومات في سلسلة محددة، كما أن حركة المعلومات مجانية. تتضمن هذه الاتصالات محادثات حول المشاعر، ومناقشات غير رسمية.. وما إلى ذلك. إنها نوع طبيعي من المحادثات التي تنطوي على تفاعل شخصي ومهني في الحياة.

ولهذا النوع من التواصل عدة مزايا من بينها:

• العلاقات الشخصية

يوفر الاتصال غير الرسمي بيئة من الترابط الشخصي بين الموظفين، ويساعد في توليد تنسيق أقوى للمهام والتحفيز وتقليل الملل في المهام الروتينية.

يمكن للرؤساء والمرؤوسين تطوير علاقات عمل أكثر صحة من خلال المحادثات حول الموضوعات غير المتعلقة بالعمل؛ لإضافة عناصر بشرية إلى بيئة الأعمال.

• المرونة

لا تتطلب شبكات الاتصال غير الرسمية من الموظفين اتباع الإجراءات الشكلية، هذا يلغي الاتصالات من أن تكون جامدة. يمكن للموظف التواصل مباشرة مع المرؤوس أو الأعلى باستخدام قنوات مختلفة في عملية الاتصال، مثل: الاتصال الكتابي والتواصل اللفظي.

• زيادة الرضا الوظيفي

تزدهر المنظمة التي لديها نظام اتصالات غير رسمي قوي؛ لأنه يسمح لموظفيها بالشعور بالانخراط. فهو يزيد الحافز والحماس ويعزز الرضا الوظيفي؛ من خلال توفير بيئة عمل شاملة وودية وغير آلية.

• تلبية الاحتياجات الاجتماعية

تعتمد التفاعلات البشرية بشكل كبير على التواصل غير الرسمي. تؤدي بيئة العمل التي تشجع الموظفين على التعبير بحرية عن أفكارهم ووجهات نظرهم إلى مستويات أعلى من التنسيق والعمل الجماعي والكفاءة في مخرجات العمل.

اقرأ أيضًا: الموظف المثالي.. صفات أساسية

ماذا عن العيوب؟

للتواصل غير الرسمي عيوب أيضًا، هذه أبرزها:

• التخبط والتفسير الخاطئ

بسبب الافتقار إلى العمليات والقواعد الرسمية قد تكون الرسالة في الاتصال غير الرسمي مشوهة، كما يمكن أن يساء تفسير الرسالة الأصلية وهذا يؤدي إلى سوء الفهم بين الموظفين والمديرين.

• غياب المساءلة

لا توجد سجلات محفوظة في الاتصالات غير الرسمية، وهو ما يجعل من الصعب تتبع المصدر الأصلي للمعلومات. يمكن للأفراد أيضًا رفض نقل معلومات ضارة وكاذبة وإنكار المساءلة.

• التسريبات المعلوماتية

يمكن تسريب المعلومات السرية من خلال قنوات الاتصال غير الرسمية، وهو ما يسبب عدم الاستقرار في المنظمة. تعتمد نزاهة أي عمل على الثقة في موظفيها. ويمكن أن يتسبب تسريب المعلومات في خسائر مالية كبيرة للشركة.

• انتشار الشائعات

تنتشر الشائعات في الغالب من خلال قنوات الاتصال غير الرسمية. من الصعب تتبع مصدر الشائعات والمعلومات الكاذبة بسبب عدم السيطرة على قنوات الاتصال. هذا أيضًا ضار للمنظمة.

اقرأ أيضًا:

تسريح الموظفين.. لماذا تتجه إليه كبرى الشركات؟

مصطلحات مهمة عن الوظائف.. أدوات الفهم والنجاح

متى تستحق زيادة في الراتب؟

قبول الاستقالة.. كيف تتعامل باحترافية؟

الاستثمار في المواهب.. الفرص والتحديات