قبول الاستقالة.. كيف تتعامل باحترافية؟

قبول الاستقالة أمر لا مفر منه؛ طالما أن الموظفين لا يكفون عن المضي قُدمًا والبحث عن فرص أفضل، ومن ثم ستراهم يتقدمون إليك، كمدير، بخطاب معين يسمي خطاب الاستقالة، ومن جهتك لا يسعك إلا قبول هذا الطلب، عاجلًا أو آجلًا.

لكن أولًا عليك إدراك أن خطاب قبول الاستقالة هو طريقة رسمية للإقرار بقبولك لطلب موظفك بالتنحي والاعتذار عن العمل.

يتيح هذا الخطاب لصاحب العمل الفرصة للاعتراف بالمساهمات التي قدمها الموظف للشركة وتمني التوفيق له في مساعيه المستقبلية. ويمكن أن ينقل رسميًا معلومات مهمة، مثل ما إذا كان سيتم السماح للموظف بمواصلة العمل طوال فترة الإشعار بترك الوظيفة، أو ما إذا كان سيتم تفعيل الاستقالة في نفس يوم تقديمها.

كتابة خطاب قبول الاستقالة

ونوضح في «رواد الأعمال» كيفية كتابة خطاب قبول الاستقالة، وبعض الأمور التي عليك مراعاتها فيه، وذلك على النحو التالي..

• تضمين التحية

عند الرد على خطاب الاستقالة ابدأ بتحية الموظف الذي أزمع الاستقالة تحية رسمية، كأن تقول له”عزيزي [فلان]”. يمكنك أيضًا ترك التحية وكتابة اسم الشخص مباشرة، مثل “السيد فلان”.

المهم أن تحرص على أن يكون مفتتح ردك على طلب الموظف بالاستقالة ردًا مهذبًا ومهنيًا في الوقت ذاته، ولا تنسَ ما قدمه هذا الموظف للشركة، وما نهض به طوال فترة عمله من أعباء وجهود.

• قبول الطلب

كن واضحًا ومباشرًا ومنذ الجملة الأولى؛ لذلك عليك الإقرار باستلام خطاب استقالة الموظف واقبله رسميًا. اعتمادًا على الموظف وظروف مغادرته قد ترغب في إضافة أسفك بشأن قراره في الفقرة الأولى، خاصة إذا كان من الأكفاء، والذين سيتركون مكانًا فارغًا حقيقيًا في الشركة.

• تضمين التاريخ النهائي للتوظيف

عند قبول خطاب الاستقالة عليك تضمين التاريخ النهائي للتوظيف في الشركة. قد ترغب في الإقرار بأنك، بناءً على طلب الموظف، تسمح له بالاستمرار في العمل حتى الموعد النهائي أو قد ترغب في إبلاغه بأن تاريخ انتهاء عمله معك نهائيًا سيكون قريبًا. الأمر متروك لك كمدير، ومرتهن بظروف شركتك، وما كان يؤديه هذا الموظف من مهام وأدوار.

• أضف معلومات أخرى

بعد تأكيد اليوم الأخير الذي ينتهي فيه عمل الموظف مع الشركة نهائيًا قد ترغب في إضافة معلومات أخرى إلى خطاب قبول الاستقالة، مثل معلومات حول الخطوات التالية أو ما ستكون التوقعات خلال الفترة المتبقية من وقته مع الشركة. ولكن هذه الخطوة اختيارية وتعتمد على موقف وسياسات المنظمة.

اقرأ أيضًا: 5 مهارات تؤثر في جودة عملك

• التعبير عن الفهم

يجب أن يشير ردك في خطاب قبول الاستقالة إلى أنك نادم على فقدان الموظف لكنك تحترم وتفهم وتقدر القرار الصعب الذي كان عليه/ عليها اتخاذه. يمكن أن تعرض أيضًا تقديم بعض المساعدة للموظف. على سبيل المثال: قد تقترح تقديم خطاب مرجعي له أو لها. ومع ذلك هذا العرض اختياري ولست مضطرًا إليه.

• أعرب عن التقدير

بغض النظر عن ظروف مغادرة الموظف من الأفضل دائمًا التعبير عن التقدير لجهوده خلال الفترة التي قضاها مع المنظمة وأن تتمنى له التوفيق في الخطوات التالية. واعتمادًا على الظروف التي غادر فيها الموظف قد تعرض عليه أن تكون مرجعًا له في المستقبل.

• تجنب الإسهاب

اجعل رسالتك موجزة وفي صلب الموضوع. يجب أن تقر رسالتك رسميًا باستقالة الموظف، وتأكيد آخر يوم عمل له وأن تتمنى له التوفيق. قد ترغب كذلك في تحديد أي مهام تخص العمل يتوجب إنهاؤها قبل المغادرة.

• إنهاء الخطاب بطريقة لطيفة

عند إنهاء خطاب قبول الاستقالة أضف جملة لطيفة، أبسط هذه الجمل هي “مع خالص الشكر” أو “أطيب التمنيات”.. إلخ، ومن الأفضل استخدام الجمل الرسمية لخطاب قبول الاستقالة.

• توقيع الخطاب

بعد ذلك اترك مساحة للتوقيع على اسمك بعد طباعة الرسالة. إذا كنت سترسل الرسالة عبر البريد الإلكتروني فيمكنك ببساطة كتابة اسمك. لكن المهم أن يكون الخطاب ممهورًا بتوقيعك وإلا لن تكون له أي جدوى على الإطلاق.

• تدقيق الخطاب

أخيرًا هذه واحدة من أهم الخطوات، وهي التأكد من خلو خطاب قبول الاستقالة من الأخطاء النحوية أو الإملائية؛ فمن شأن هذا أن يعبر عن مدى رسمية خطابك من جهة، وعن احترافيتك من جهة أخرى.

اقرأ أيضًا:

مكافآت محفزة للموظفين‎.. رفع الإنتاجية والحفاظ على المواهب

الموظف الروتيني.. من الملل إلى تحديد وجهة الشركات

تجديد نشاط الموظفين.. تحدي الملل وزيادة الإنتاجية

الأنثروبولوجيا ومدير الموارد البشرية‎

الجرأة في مكان العمل.. مهارة التعبير عن الرأي