تنظيم وقت الأعمال الشاقة.. طرق وخطوات

ربما يكون تنظيم وقت الأعمال الشاقة هو المهمة الأوجب والأكثر إلحاحًا، والتي يتوقف عليها جزء كبير من نجاحك في يومك بل في عملك ككل؛ فإذا تمكنت من إنجاز هذه المهام الشاقة والصعبة في الوقت المناسب وبالجودة المطلوبة، دون مماطلة أو إهدار كثير وقت في إنجازها، فهذا معناه أنك صرت أكثر حرية وأقل شعورًا بالضغوط.

أضف إلى ذلك أن تنظيم وقت الأعمال الشاقة يعينك على إنجاز المهام الأخرى الأقل أهمية والأسهل؛ إذ إن قيامك بهذه المهام الصعبة يرفع من همتك، ويزيد من حماسك، ويدفعك للتخلص من المهام الأخرى الباقية في جدولك.

اقرأ أيضًا: عيوب فريق العمل.. ماهي؟ وكيف تتغلب عليها؟

الطريق إلى تنظيم وقت الأعمال الشاقة

ويقترح «رواد الأعمال» بعض الخطوات التي تساعد في تنظيم وقت الأعمال الشاقة، وذلك على النحو التالي..

• تقسيم المهام

لكي تفلح في تنظيم وقت الأعمال الشاقة يجب أن تعرف أولًا ماهية هذه المهام؛ أي أن تحددها، وهو الأمر الذي لن يكون إلا من خلال تقسيم وتصنيف المهام الملقاة على عاتقك.

وقد اقترح رجل الأعمال والمؤلف ستيفن كوفي؛ في كتابه “العادات السبع للأشخاص ذوي الكفاءة العالية” عام 1989، تصنيف المهام (ومن ثم ترتيبها حسب الأولوية) وفقًا للأهمية والإلحاح.

1. عاجل ومهم: يجب القيام بهذه المهام أولًا.
2. مهم ولكن ليس عاجلًا: خصص وقتًا في التقويم لإنجاز ذلك دون مقاطعة.
3. عاجل لكن غير مهم: يجب القيام به.
4. ليست عاجلة أو مهمة: أزلها من قائمة مهامك.

1. نظرية أكل الضفدع

إن هذه النظرية هي واحدة من أخصر وأقصر الطرق إلى تنظيم وقت الأعمال الشاقة؛ فبكل بساطة يمكن تطبيق نظرية أكل الضفدع على النحو التالي: حدد ضفدعك (مهمتك الأكثر صعوبة)، كُله، كرر الأمر كل يوم.

ويلخص “تريسي”؛ صاحب نظرية أكل الضفدع، فرضيته في أنه إذا كنت غارقًا في المهام فقد تكون غريزتك هي:

السيناريو أ: المماطلة في الأمور الكبيرة والمهمة حتى تلوح في الأفق وتمسي حتمية.

السيناريو ب: تعامل مع جميع المهام الصغيرة المزعجة أولًا لإنهائها.

كلا المسارين في العمل خاطئ وفقًا لتريسي. افعل أيًا منهما وسوف تعدو دون أن تصل، بدلًا من ذلك يجب أن تركز على التأثير، وهنا تظهر مفاعيل نظرية أكل الضفدع، إليك الطريقة:

كن واضحًا تمامًا بشأن هدفك الأكبر. ما الذي تريد تحقيقه أكثر؟ (حدد مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك)، اكتب هدفك، حدد آخر يوم لإنجاز العمل، ضع قائمة بكل الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها لتحقيق هدفك، أعد تنظيم تلك القائمة حسب الأولوية. ما الأول؟ هذه ضفادعك التي يتعين عليك أكلها في الصباح.

اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت في الإجازات.. التخطيط للمتعة

• التحدي وعدم الخوف

لكي تتمكن من تنظيم وقت الأعمال الشاقة والنهوض بها تاليًا فإن عليك أن تكون تتمتع بروح التحدي لا الخوف.

فإذا كنت تخشى عدم قدرتك على فعل ذلك فأنت تضغط كثيرًا على نفسك. أي تحدٍ جديد ينطوي على الشعور ببعض الخوف وعدم اليقين. ولتدرك أنك قادر على إكمال المهمة ويمكنك دائمًا طلب المساعدة.

لا تعتمد الترتيب كثيرًا بل ابدأ من أي مكان. إذا واجهتك مشكلة في الجزء الأول فانتقل إلى شيء تشعر بمزيد من الثقة فيه وابدأ من هناك.

• لا تنتظر الوقت المثالي

لا يوجد وقت مثالي عندما تكون الظروف لبدء مهمة ما مناسبة تمامًا. لا تنتظر هذا الوقت المثالي. بدلًا من ذلك ابدأ وسيتبع ذلك الدافع.

تذكر أنه لا بأس من ارتكاب الأخطاء، فكل ذلك جزء من عملية التعلم. وإنما يعتبر انتظار الوقت المثالي من أكبر العوائق في طريق تنظيم وقت الأعمال الشاقة؛ لأنه يقود مباشرة إلى التسويف والمماطلة، على أمل أنك ستنجز المهمة في وقت لاحق بشكل أجود وأفضل، والواقع أن هذا لن يحدث عادة.

اقرأ أيضًا: كيف ينظم رواد الأعمال وقتهم؟

• التخلص من كل ما هو غير مهم

عندما يكون جدولك مملوءًا بشكل زائد فهذه علامة جيدة على أنك بحاجة إلى تقليص أنشطتك. تأكد من أنه يمكنك إعادة جدولة مواعيدك للخلاص من كل ما هو غير مهم؛ فذاك أمر مهم في تنظيم وقت الأعمال الشاقة.

من المحتمل أنك كنت تضع أهدافًا حول الطريقة التي تريد بها قضاء الوقت الذي لديك، وهذا يعني أن هناك بالفعل بعض البيانات المتاحة التي توضح كيف تنف وقتك. ولكن عليك أن تتعلم كيفية وضع توقعات واقعية وعدم تقديم وعود وهمية لنفسك.

اقرأ أيضًا:

تحديد أولويات العمل.. استراتيجيات فعّالة

تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة.. طرق لحياة منتجة

التخلف عن تسليم المهام.. الأسباب والعلاج

كيف تجدد نشاطك العملي؟.. استراتيجيات وأهداف

الروتين الصباحي.. كيف تستعد للعمل؟