يعد تقدير تكلفة المشروع أحد المكونات الأساسية الأربعة لإدارة تكلفة المشروع، وجزء لا يتجزأ من عملية إعداد الميزانية. ولا يمكن المبالغة في التأكيد على أهمية تقدير تكلفة المشروع، فبدون تقديرات كافية.
كما يستحيل تخصيص الأموال واستخدامها بشكل صحيح وضمان عدم مواجهة الفريق تجاوزات في التكلفة في مرحلة ما خلال تنفيذ المشروع. وبشكل عام. يعد التقدير شرطًا أساسيًا هامًا للصحة المالية طويلة الأجل للمشروع. ومن الضروري بذل ما يكفي من الجهد لأداء هذه الممارسة بالطريقة الصحيحة.
لكن ما هي أفضل تقنيات تقدير تكلفة المشروع؟ لسوء الحظ، لا توجد إجابة واحدة لهذا السؤال. فغرض تقنيات التقدير المختلفة ليس بالضرورة متماثلًا. ويجب على المرء اختيار طريقة معينة مع مراعاة مدى نضج خطة المشروع.
كما يساعد هذا المقال في موقع “رواد الأعمال” في الحصول على نظرة أعمق على مسألة تقدير التكلفة واختيار الوسائل المثلى لحساب التكلفة. حيث قمنا هنا بمراجعة 10 تقنيات لتقدير تكلفة المشروع ووصف نقاط القوة والضعف لكل منها.
ما هو تقدير التكلفة؟
تقدير تكلفة المشروع هو بالضبط ما يبدو عليه – معرفة مقدار الأموال التي تحتاجها لتحقيق مشروعك. يتعلق الأمر بالتنبؤ بالتكلفة لجميع الموارد التي تستخدمها. سواء كانت مواد أو أدوات أو أشخاص أو حتى وجبات خفيفة لاجتماعات الفريق. وهي خطوة حاسمة لأن لا أحد يحب المفاجآت عندما يتعلق الأمر بالمال، خاصة في منتصف العمل على تحقيق شيء رائع.
لماذا تحتاج إلى تقديرات تكلفة دقيقة؟
تخصيص الميزانية: تتيح تقديرات التكلفة الدقيقة للمديرين تخصيص الميزانية بفعالية. ما يضمن توجيه الموارد إلى حيث تكون هناك أكبر حاجة إليها ويمنع الإنفاق الزائد أو الاستثمار غير الكافي في المجالات الرئيسية.
جدوى المشروع: من خلال فهم التكاليف الفعلية، يمكن للمديرين تقييم جدوى المشاريع. يساعد هذا في تحديد ما إذا كانت الفوائد المحتملة تبرر النفقات. ويساعد في اتخاذ قرارات “المضي قدمًا” أو “عدم المضي قدمًا” مستنيرة.
إدارة المخاطر: يساعد في تحديد المخاطر المالية من خلال تسليط الضوء على المجالات التي توجد فيها حالة من عدم اليقين الكبير في التكلفة. تتيح هذه الرؤية المستقبلية تطوير استراتيجيات للتخفيف من حدة تجاوزات التكلفة المحتملة.
ثقة أصحاب المصلحة: تبني تقديرات التكلفة الموثوقة الثقة مع أصحاب المصلحة. حيث تظهر فهمًا شاملًا لمتطلبات المشروع والقدرة على إدارة الأموال بشكل مسؤول.
تحليل الربحية: كجزء من التخطيط الاستراتيجي، يعد تقدير التكلفة أمرًا بالغ الأهمية لتحديد ربحية المشاريع أو المنتجات المختلفة؛ ما يوجه المديرين نحو مشاريع أكثر ربحية.
تخطيط الموارد: من خلال توقع التكاليف، يمكن للمديرين التخطيط للموارد اللازمة طوال دورة حياة المشروع. ما يضمن توفر الموظفين والمعدات والمواد عند الحاجة.
أنواع التكاليف التي يمكنك تقديرها
- التكاليف المباشرة: التكاليف التي يمكن إرجاعها مباشرة إلى المشروع، مثل العمالة والمواد والمعدات.
- التكاليف غير المباشرة: التكاليف غير المرتبطة مباشرة بنتائج المشروع ولكنها ضرورية للتشغيل العام، مثل المرافق والإيجار والمصاريف الإدارية.
- التكاليف الثابتة: النفقات التي لا تتغير بمرور الوقت، بغض النظر عن مستويات إنتاج المشروع أو حجمه، بما في ذلك الرواتب ومدفوعات الإيجار.
- التكاليف المتغيرة: النفقات التي تتقلب مع نشاط المشروع، مثل تكاليف المواد الخام والأجور بالساعة.
التكاليف الجارية لتشغيل منتج
تكاليف رأس المال: النفقات لمرة واحدة لشراء الأصول والأراضي أو التكنولوجيا التي قد يكون لها فائدة على مدار مشاريع متعددة.
تكاليف العمالة: أجر الموارد البشرية التي تعمل على المشروع، بما في ذلك الأجور والمزايا والضرائب.
التكاليف العامة: نفقات الأعمال العامة التي يتم توزيعها على المشاريع، مثل رواتب موظفي الشركة أو نفقات التسويق.
والتكاليف البديلة: الفوائد المحتملة التي يتم التنازل عنها عند اختيار مشروع واحد على آخر.
التكاليف الغارقة: التكاليف التي تم تكبدها ولا يمكن استردادها.
تكاليف الطوارئ: الأموال المخصصة لمعالجة الأحداث أو المخاطر غير المتوقعة أثناء المشروع.
التكاليف القانونية والتنظيمية: النفقات المرتبطة بالامتثال للقوانين واللوائح، مثل التصاريح والرخص.
لفهم أفضل النهج المناسب لموقفك، دعنا نلقي نظرة فاحصة على 10 تقنيات لتقدير تكلفة المشروع.
10 تقنيات أساسية لتقدير تكلفة المشروع
حكم الخبراء
يشير الحكم الخبير إلى استشارة مقدرين تكلفة متمرسين أو متخصصين في مجال أداء شركتك. عند التنبؤ بالتكاليف باستخدام هذه التقنية، تعتمد على معرفة الخبراء بمحتويات المشروع والبيئة التجارية العامة. في المقابل، تحصل على افتراضات ذات مغزى وقائمة على الأدلة وتفسيرات الأنماط العلائقية بين متغيرات التكلفة ذات الصلة وعوامل متعلقة بالمشروع.
مميزات: على الرغم من أن تقدير التكلفة المحوسب يعتبر على نطاق واسع الأكثر دقة، إلا أن النتائج التي تم الحصول عليها بمساعدة أدوات التحليلات الرقمية لا تزال غير صحيحة. للقضاء على أخطاء التقدير وإضفاء المعنى العام على الأرقام الناتجة، غالبًا ما تكون هناك حاجة إلى البصيرة البشرية. لذلك، لا غنى عن الحكم الخبير عندما تحتاج إلى تحديد الارتباطات المعقدة بين متغيرات التكلفة المختلفة والعوامل المتعلقة بالمشروع والتحقق من دقة الحسابات المدعومة بالكمبيوتر.
عيوب: بغض النظر عن مدى معرفة البشر ومهارتهم، فإنهم عرضة للخطأ. كما أن حكمهم غالبًا ما يتأثر بالعواطف والتحيزات. لهذا السبب. قد تكون تقديرات التكلفة التي تم الحصول عليها من خلال المراجعة الخبراء عرضة للتحيز.
طريقة دلفي
طريقة دلفي هي تقنية توقع تفاعلية يقوم بها مجموعة من الخبراء. خلال سلسلة من الاجتماعات. يقدم كل عضو في فريق الخبراء توقعاته التكلفة في شكل استبيان. ثم يتم تحليل الإجابات وإعلانها بشكل مجهول للآخرين من قبل الميسر. يتم تكرار هذا النشاط لمدة جولتين أو أكثر لتوفير الفرصة للخبراء لضبط توقعاتهم في كل مرة حتى يتم تحقيق الهدف النهائي لطريقة دلفي – التوافق على تقدير التكلفة النهائي.
مميزات: نظرًا لأن تقنية دلفي يتم تنفيذها بواسطة مجموعة من الخبراء. فإنها تتغلب على عيب الحكم الخبير من خلال تقليل مخاطر التحيز. أيضًا، تتميز تقنية تقدير تكلفة المشروع هذه بأنها منظمة للغاية وتتضمن استخدام التحليل الإحصائي. وبالتالي، يمكن وصفها بأنها تتمتع بمستوى دقة نتيجة مرتفع نسبيًا.
عيوب: إن تنفيذ طريقة دلفي هو مسعى مكلف من حيث الموارد. عادةً ما يستغرق الأمر الكثير من الوقت لتحليل الإجابات الفردية التي تم جمعها خلال اجتماعات الفريق والتوصل إلى توافق في الآراء في حالة اختلاف آراء الخبراء اختلافًا كبيرًا في البداية. في بعض الحالات. قد لا يتم التوصل إلى اتفاق أبدًا دون بعض التنازلات الكبيرة. بالإضافة إلى ذلك. هناك دائمًا فرصة للتوصل إلى توافق في الآراء بشأن تقدير خاطئ.
تقدير القياس بالتشابه
كما يتم حساب تكلفة مشروع جديد عن طريق تقدير القياس بالتشابه من خلال مقارنة معرفة محتوياته وميزاته بالبيانات التي تم الحصول عليها عند إدارة مشروع مشابه في الماضي. تتضمن هذه التقنية 3 خطوات رئيسية:
تحديد سمات المشروع الجديد
تحديد أي مشروع سابق له خصائص مماثلة واسترجاع جميع المعلومات المتعلقة بتكاليفه وأدائه المالي.
تطوير تقديرات التكلفة الأصلية بناءً على البيانات التاريخية المكتسبة.
مميزات: يعد تقدير القياس بالتشابه سهلًا نسبيًا إذا كانت لديك خبرة في إدارة مشاريع مماثلة واحتفظت بسجلات أدائها. علاوة على ذلك، نظرًا لأن نتائج مساعيك التجارية السابقة معروفة بالفعل، يمكنك تعديل تقديرات التكلفة الجديدة بطريقة تلغي جميع الأخطاء التي تم مواجهتها من قبل وتؤدي إلى نجاح أكبر للمشروع.
عيوب: على الرغم من أن تقدير القياس بالتشابه قد ينتج توقعات دقيقة للغاية. إلا أنه من المهم أن نتذكر أن البيانات المتعلقة بالأحداث الماضية لا تنطبق دائمًا على الوضع التجاري الحالي. وبالتالي، للتحقق من تقديرات تاريخية وتقليل مخاطر الأخطاء، يحتاج المرء إلى إجراء تحليل بيئي محدث أيضًا.
إذا كانت الخدمات والمنتجات المطلوبة لتحقيق المشروع سيتم توفيرها من قبل البائعين. فمن الممكن تحديد تكلفة المشروع بأكمله أو مكوناته من خلال مقارنة عروض الأسعار أو مقترحات الموردين. يمكن جمعها بطريقة منظمة باستخدام مستند طلب الاقتراح (RFP) الذي يحدد تفاصيل المشروع. بما في ذلك الخدمة أو المنتج الذي يتم تسليمه من قبل البائع، فضلًا عن متطلبات الجودة الخاصة به. بعد أن يقوم الموردون المؤهلون بإرجاع نماذج طلب الاقتراح المملوءة. يجب على المديرين تحليلها لتحديد نطاق تكلفة مشروع محتمل والبت في التقديرات النهائية.
تقدير من أعلى إلى أسفل
يبدأ تقدير تكلفة المشروع من أعلى إلى أسفل بتحديد نطاق المشروع العام وتكلفته الإجمالية. بعد ذلك، يتم تقسيم التكلفة العامة إلى مكونات أصغر، اعتمادًا على محتويات المشروع وسماته.
مميزات: يعد النهج من أعلى إلى أسفل مثاليًا لتقدير التكلفة الأولي الذي يتم تنفيذه في المراحل المبكرة من دورة حياة المشروع عندما لا يزال المديرون لا يفهمون تفاصيل المشروع والأنشطة المشاركة بشكل تفصيلي. نظرًا لأن هذه التقنية لا تأخذ في الاعتبار أي فروق دقيقة، فهي سهلة وسريعة التنفيذ للغاية.
عيوب: عادة ما تكون نتائج تقدير تكلفة المشروع من أعلى إلى أسفل عامة في طبيعتها وتفتقر إلى الدقة. لذلك، يوصى بدمج هذه الطريقة مع تقنيات أكثر تقدمًا طوال مسار الميزانية وتخطيط المشروع.
تقدير من أسفل إلى أعلى
على عكس تقدير من أعلى إلى أسفل، تبدأ طريقة من أسفل إلى أعلى عملية حساب التكلفة بتحديد وتقييم مكونات المشروع المنفصلة. ثم يتم جمع النفقات لكل مهمة فردية للمشروع أو سلسلة من المهام للوصول إلى إجمالي تكلفة المشروع.
مميزات: يمكن أن تكون تقنية التقدير من أسفل إلى أعلى دقيقة للغاية في حالة تطبيق هيكل تفصيلي كامل للعمل.
عيوب: عادةً ما يستغرق تطوير هيكل العمل وقتًا طويلًا ويتطلب الكثير من الجهد، خاصة إذا كان المشروع قيد النظر معقدًا.
تقدير بارامتري
من خلال استخدام التقدير البارامتري، يتم حساب إجمالي تكلفة المشروع بناءً على عدد وسعر مكونات المشروع الفرعية، المعروفة أيضًا باسم وحدات العمل. تتضمن عملية تقدير تكلفة المشروع ثلاث خطوات أساسية فقط:
- تحديد وحدات المشروع ذات الصلة (على سبيل المثال، عدد مرطبانات زبدة الفول السوداني التي سيتم إنتاجها، ومساحة الرصيف التي سيتم وضعها. وساعات المحاضرات التي سيتم تقديمها، وما إلى ذلك).
- تقدير تكلفة كل وحدة عن طريق جمع سعر المواد والعمالة، إلخ.
- استخدام المعادلة التالية لتشكيل الصورة العامة لنفقات المشروع:
- عدد وحدات العمل × تكلفة وحدة واحدة
لتحديد تكلفة وحدة واحدة قبل إدارة المشروع، يمكنك الرجوع إلى البيانات التاريخية المأخوذة من مشاريع سابقة أو أمثلة صناعية.
مميزات: يتيح التقدير البارامتري الحصول على توقعات تكلفة دقيقة للغاية في حالة صحة وتطبيق تكاليف الوحدة الفردية المحسوبة.
عيوب: هذه الطريقة مناسبة فقط للمشاريع التي تتميز بدرجة عالية من تكرار المهام ولا يمكن تطبيقها على المشاريع الإبداعية.
تقدير ثلاث نقاط
لحساب تكلفة مشروع محتملة باستخدام تقنية التقدير بثلاث نقاط، يحتاج المرء إلى إنشاء ثلاثة أنواع من التقديرات:
تقدير متفائل: المبلغ الذي يأمل فريقك في إنفاقه على أنشطة المشروع.
وتقدير متشائم: تكلفة المشروع في أسوأ السيناريوهات عندما لا تسير الأمور كما هو متوقع.
تقدير أفضل تخمين: رقم واقعي، المبلغ الذي من المرجح أن ينفقه الفريق على أنشطة المشروع.
تحليل الاحتياطيات
يركز تحليل الاحتياطيات، كتقنية لتقدير تكلفة المشروع. على عوامل عدم اليقين في التكلفة ويهتم بشكل أساسي بتجنب المخاطر التي قد تؤدي إلى تجاوزات التكلفة. الغرض من هذه الطريقة هو تحديد حجم نوعين من المبالغ الاحتياطية:
احتياطي الطوارئ: المبلغ المخصص للتخفيف من مخاطر المشروع المتوقعة المختلفة (مثل التأخير في الإمداد، وزيادة دوران الموظفين، والعقبات التكنولوجية، وما إلى ذلك).
احتياطي الإدارة: المبلغ المالي الذي يمكن استخدامه لمعالجة نتائج المخاطر غير المحددة.
مميزات: يمكن اعتبار تحليل الاحتياطيات جزءًا من كل من عمليات تخفيف المخاطر وإعداد الميزانية. إنه يعزز جودة إدارة تكلفة المشروع من خلال منع تجاوزات التكلفة، وبالتالي يزيد من فرص النجاح العام للمجهود المخطط له.
عيوب: لا يساعد تحليل الاحتياطيات في حساب أنواع تكاليف المشروع الأخرى بخلاف تكاليف المخاطر (أي النفقات المباشرة والتشغيلية والإدارية، وما إلى ذلك). لذلك، لا يمكن تطبيق تحليل الاحتياطيات إلا كأداة مساعدة ويجب دائمًا دمجه مع تقنيات تقدير التكلفة الأخرى لتطوير ميزانيات مشروع دقيقة.
تحليل تكلفة الجودة
الغرض من تحليل تكلفة الجودة (CoQ) هو معرفة مقدار الأموال اللازمة لتلبية معايير جودة المشروع المحددة مسبقًا. تتضمن عملية حساب CoQ المراحل التالية:
- تحديد متطلبات ومعايير جودة المشروع.
- تحديد تكلفة الجودة الجيدة (CoGQ): تكلفة الأنشطة اللازمة لمنع أخطاء الجودة + تكاليف أنشطة تقييم الجودة.
- تحديد تكلفة رداءة الجودة (CoPQ): النفقات التي قد يتكبدها المشروع نتيجة لفشل الجودة الداخلي (على سبيل المثال، إعادة تصميم المنتج، وهدر الوقت والموارد المادية، وما إلى ذلك) + النفقات التي قد يتكبدها المشروع نتيجة لفشل الجودة الخارجي (على سبيل المثال، شكاوى العملاء، وأخطاء الشحن، والأضرار، وما إلى ذلك).
