يجب على أصحاب الأعمال عدم استخدام الحساب المصرفي التجاري للمعاملات الشخصي؛ لأنها ممارسة سيئة يمكن أن تؤدي إلى مشاكل أخرى، بما في ذلك المشكلات القانونية والتشغيلية والضريبية.
ومع نمو الشركة ستزداد المشاكل أيضًا، هذا إذا كانت الشركة قادرة على النمو. ومن المعروف أن العديد من الأنشطة التجارية التي تعمل بأسلوب التراخي المالي لا تنمو بالطريقة التي ينبغي لها أن تنمو بها.
– فيما يلي 6 أسباب تمنع أصحاب الأعمال الصغيرة من استخدام الحساب المصرفي التجاري للاستخدام الشخصي:
1- صعوبة إدارة التدفق النقدي
يصبح وضع التدفق النقدي للشركة مربكًا ويصعب التنبؤ به عند المزج بين الأموال التجارية والشخصية.
على سبيل المثال: قد لا تكون لدى الشركة أموال كافية عند استحقاق فاتورة عمل مهمة، لماذا ا؟ لأن المالك يختار ذلك الوقت المحدد لدفع المصاريف الشخصية من حساب الشركة.
وينظر بعض المالكين إلى رصيدهم المصرفي ويرون الأموال فيعتقدون أنه يمكنهم إنفاقها. هذا يمكن أن يؤدي إلى أزمة التدفق النقدي.
2- تقويض حماية المسؤولية الشخصية
قد يكون مالك الشركة مسؤولًا بشكل شخصي عن ديون العمل؛ بسبب المزج بين الأموال الشخصية والتجارية.
وفي حالة إذا أُغلقت الشركة تاركة الديون التجارية وراءها يمكن للدائن غير المسدد مقاضاة المالك.
3- المبالغة أو التقليل من التخفيضات الضريبية
عندما تدفع فواتير شخصية باستخدام حساب مصرفي تجاري يكون من الصعب تحديد نفقات العمل؛ نتيجة لذلك قد تتجاهل الخصومات المشروعة. أو يمكنك تصنيف النفقات الشخصية عن طريق الخطأ بأنها أعمال؛ ما يؤدي إلى فرض عقوبات وفاتورة ضريبية كبيرة من مصلحة الضرائب إذا خضعت للتدقيق.
وتتفاقم هذه المشكلة عندما لا يحتفظ المالكون بالسجلات المالية محدثة؛ إذ ينتظر الكثير من المالكين حتى وقت الضريبة مرة واحدة في العام لتصنيف النفقات، وبحلول وقت الدفع تتلاشى الذاكرة وقد يضطر المالكون إلى التدقيق في درج الإيصالات ليجدوا أن المستندات مفقودة، أو ربما نسوا ما إذا كان هناك حساب تجاري أم شخصي. إنها أرض خصبة للأخطاء.
4- يجعل المحاسبة معقدة
يصعب الاحتفاظ بسجلات محاسبية دقيقة عند الاختلاط؛ لذلك عليك القيام بعمل إضافي لفصل النفقات الشخصية عن نفقات العمل. لا يمكنك فقط تنزيل سجل معاملات الحساب المصرفي إلى QuickBooks أو Xero أو Zoho Books.
بدلًا من ذلك يتعين على شخص ما أن يبحث في النفقات ويعيد تصنيفها بعناية. إنها خطوة يدوية غير ضرورية تقوض إنتاجية العمل. بالإضافة إلى ذلك يصعب عليك إعادة التصنيف إذا لم تتمكن من الوصول إليها على الفور.
5- حدوث اعتراضات من قِبل أصحاب المصلحة الآخرين
لا يريد المساهمون والمستثمرون وشركاء الأعمال أن تتعامل مع الأعمال التجارية كما لو كانت بنكًا شخصيًا.
نتيجة لذلك يمكن لأصحاب المصلحة رفع دعوى قضائية بسبب اختلاس الأموال أو الاحتيال أو الإخلال بالواجب الائتماني؛ لذا لو كان هناك مالكون أو مستثمرون آخرون فإن دفع النفقات الشخصية من حساب مصرفي تجاري سوف يضر بك في النهاية.
6- يجعل من الصعب تحقيق الربح والنمو
كلما كان العمل التجاري أكثر انضباطًا حول الشؤون المالية زادت احتمالية النجاح. وإذا كنت تتعامل مع الحسابات المصرفية بشكل فضفاض فقد يتسبب ذلك في افتقار عملك إلى الانضباط المالي، وهذا يضع عائقًا غير ضروري أمامك.
قد تُظهر أي تقارير مالية صورة غير دقيقة للأعمال؛ لأنها قد تتضمن نفقات شخصية؛ لذا فمزج الأموال الشخصية والتجارية وعدم الحفاظ على الانضباط يجعلان من الصعب إدارة الأعمال نحو الأرباح والنجاح.
- أفضل الممارسات للنفقات التجارية والشخصية:
تبدأ معظم الشركات الصغيرة باستخدام المالك لأمواله الشخصية، ووفقًا لأحد الاستطلاعات اعترف 27% من أصحاب الأعمال باستخدام نفس الحساب للأعمال التجارية والشخصية.
لكن ليس من الجيد الخلط بين الأموال بمجرد تشغيل النشاط التجاري؛ لذلك عليك اتباع أفضل 8 ممارسات وهي:
- إنشاء حسابات مصرفية تجارية وشخصية منفصلة
يجب أن يكون لدى صاحب العمل الصغير دائمًا حسابان جاريان: حساب شخصي وحساب تجاري. ويكون الأمر أسهل بكثير عندما تبقي عملك وحياتك الشخصية منفصلين.
- تقاضي راتب
يجب على المالك أن يتقاضى راتبًا، ويمكنك ببساطة إعداد سحب منتظم أو تحويل كل أسبوعين إلى حساب شخصي؛ ما يسهل الفصل بين الأموال.
ويُعتبر الحصول على راتب هو الطريقة الرئيسية للتخلص من عادة الانغماس في حسابات الأعمال لتغطية النفقات الشخصية على فترات غير منتظمة.
- نظم توزيعات جني الأرباح
عادةً ما يحصل المالكون الفرديون ومالكو الشركات ذات المسؤولية المحدودة على توزيعات أرباح تزيد عن رواتبهم. هذه ممارسة مقبولة، لكن أفضل طريقة للقيام بذلك هي أخذ التوزيعات كمبالغ مقطوعة مخطط لها؛ أي لا تأخذها على أنها عمليات سحب غير منتظمة من أجهزة الصراف الآلي أو عن طريق دفع فواتير شخصية هنا وهناك.
ويجب أيضًا جعل التوزيعات حدثًا مخططًا له مرة واحدة أو عدة مرات في السنة. قم بتضمينها في التخطيط الضريبي والتقاعد، واجعلها جزءًا من استراتيجية النمو الخاصة بك.
- استخدم بطاقات ائتمان منفصلة
من الممارسات السيئة الأخرى عندما يستخدم المالك نفس بطاقة الائتمان للأغراض الشخصية والتجارية؛ لأن هذا يسبب ارتباكًا محاسبيًا.، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى أخطاء عندما يحين وقت المطالبة بالتخفيضات الضريبية، كما أنه يضيف خطوات إضافية إلى مسك الدفاتر.
لتفادي هذه المشكلة تقدم بطلب للحصول على بطاقة ائتمان تجارية بمجرد أن تحصل على إيرادات بشكل منتظم. سوف يساعد ذلك أيضًا في إنشاء سجل ائتماني منفصل للشركة.
- احتفظ بسجلات جيدة للضرائب
احتفظ بسجلاتك الضريبية محدثة على مدار العام. يمكن أن يكون تأثير التسويف مكلفًا، بينما يساعدك حفظ الدفاتر الجيد في البقاء بعيدًا عن المشاكل الضريبية.
وليس من سوء النية دفع أصحاب الأعمال الصغيرة إلى التعامل مع مصلحة الضرائب والسلطات الضريبية الأخرى، وبدلًا من ذلك يتسبب ضعف إمساك الدفاتر ونقص التوثيق في مشاكل لا داعي لها.
- إدارة الميزانية
في الأعمال التجارية من المرجح أن تزدهر وتكون ناجحًا إذا حددت أهدافًا وميزانية. وبصفتك مالكًا تحتاج أيضًا إلى معرفة عدد المبيعات التي يتعين عليك إجراؤها كل شهر.
- استمرارية الاطلاع على النفقات
تأكد من تشغيل بيان الربح والخسارة الشهري والتقارير المالية الأخرى، إنها تساعدك في البقاء على المسار الصحيح.
- دفع الالتزامات المالية في الوقت المناسب
عندما لا تدفع الالتزامات المالية عند استحقاقها فهذا هو الوقت الرئيسي الذي تثار فيه الأسئلة حول الاستخدام الشخصي لأموال الشركة. كل شيء قد يسير على ما يرام مع عدم قيام أي شخص باعتراضات حتى يتوقف العمل عن الدفع. بهذه الطريقة ستتجنب جزءًا كبيرًا من التشابكات القانونية.
في النهاية يُعد الانغماس في حساب مصرفي تجاري في كل مرة يحتاج فيها المالك إلى القليل من النقود الإضافية طريقة مضرة لإدارة الأعمال التجارية. كن صاحب عمل أكثر ذكاءً.
المصدر: smallbiztrends.com
اقرأ أيضًا:
تمويل المشاريع الخدمية.. فرص للممولين
تمويل الشركات السياحية.. هل من فرص؟
بعد الحصول على التمويل.. كيف تتطور الشركات؟
أسرار تمويلية.. ما هي قواعد اللعبة؟
تمويل الأسر المنتجة.. تعزيز الكفاءة ورفع الإنتاجية
