كيف تقيس كفاءة الموظفين؟

قياس كفاءة الموظفين مهمة ضرورية لضمان تقدم العمل وقدرة المؤسسة على تحقيق أهدافها، ولكن لكي نفهم كيفية قياس كفاءة الموظف من المهم بيان الفرق بين الإنتاجية والكفاءة. من ناحية تُقاس الإنتاجية من حيث نسبة الإنتاج بمرور الوقت، ويتم احتسابها بالكم.

ومن ناحية أخرى تركز الكفاءة على جودة العمل، وهذا هو الاختلاف الأكبر بين الاثنين. ومع ذلك كلاهما ضروري لنجاح الأعمال.

أما عن الكفاءة ذاتها فبشكل عام ثمة نوعان من الكفاءة؛ حيث تتعلق الكفاءة الثابتة بإعادة تنظيم الموارد الموجودة بالفعل داخل الشركة. على سبيل المثال: قد لا تتبقى لديك ميزانية لتوظيف موظفين جدد. ومع ذلك يمكنك إعادة تنظيم المهام بين الموظفين الحاليين لتكون قادرًا على العمل بشكل أكثر كفاءة.

في حين تتعلق الكفاءة الديناميكية بالقدرة على زيادة الكفاءة من خلال الحصول على الموارد الخارجية، ويهتم معظم متخصصي الموارد البشرية بهذا الأمر أكثر من الكفاءة الثابتة. ويمكنك أيضًا الحصول على تطبيق لإدارة الوقت للمساعدة في زيادة الكفاءة.

اقرأ أيضًا: دليلك إلى التخطيط الناجح

قياس كفاءة الموظفين

ونوضح في «رواد الأعمال» بعض طرق قياس كفاءة الموظفين وذلك على النحو التالي..

• وضع المعايير الأساسية

تتمثل الخطوة الأولى لإنشاء خطة قياس كفاءة الموظفين في وضع المعايير، ويمكن أن يكون التخطيط هو الجزء الأكثر تحديًا في العملية بالنسبة للعديد من المديرين. ستحتاج إلى إنشاء عامل منفصل لكل منصب وكل مشروع؛ ما يضمن وجود الأهداف والغايات والتوقعات المعقولة لجميع أعضاء الفريق.

علاوة على ذلك يجب أن تكون لكل مهمة أهداف ومقاييس مستهدفة فريدة تخطط لتتبعها وقياسها. وتتضمن بعض المعايير التي يجب تضمينها: ساعات العمل المعتادة في الأسبوع، عدد المراجعات التي يحتاجها كل مشروع قبل اكتماله، ومعدل تغيب الموظفين.

• تتبع وقت الموظف

عندما تستخدم الشركات تتبع الوقت للموظفين فإن المقاييس المستقاة توفر مؤشرات الأداء الرئيسية والرؤية الواضحة في الوقت الفعلي حول مدى كفاءة أداء الأفراد والفرق لمهامهم. سوف يجمع النظام المثالي البيانات للفرق الداخلية والبعيدة.

تشمل المقاييس الرئيسية التي قد تجمعها الشركات ما يلي: الوقت المنقضي في أنشطة غير متعلقة بالعمل، مثل التحقق من البريد الإلكتروني الشخصي ومواقع التواصل الاجتماعي، ساعات العمل الإضافي، النسبة المئوية للعمل المنجز ضمن النطاق المستهدف، عدد طلبات الإجازة، الوقت المستغرق في المهام المعينة، معدل الأخطاء في المهام الموكلة إلى الموظف.

اقرأ أيضًا: تعزيز ثقافة الإبداع في الإدارة.. الطرق والأدوات

• تتبع جودة العمل

هذه طريقة صعبة بعض الشيء لقياس كفاءة الموظفين؛ إذ إن الجودة ذاتية ولا توجد صيغة واحدة لجميع نماذج الأعمال التي تقيس بدقة الأهداف الخاصة بالعمل. ومع ذلك يمكن لبعض المقاييس أن تساعد على الأقل في استخلاص استنتاجات حول مستويات الجودة لديك.

وثمة بعض المعايير والمكونات التي يمكنك الاعتماد عليها مثل: كم عدد المنتجات التي اجتازت فحص ضمان الجودة؟ وكم عدد المنتجات التي تفشل؟ عدد الشكاوى المقدمة ضد أحد الأفراد (على سبيل المثال: مقارنة تقييمات العملاء الإيجابية والسلبية بإجمالي المكالمات المكتملة).

• احتساب الكفاءة بمرور الوقت

حساب الكفاءة بمرور الوقت هو ببساطة معرفة الموظفين والعمليات التي تنتج أعلى قيمة للمؤسسة في أقل قدر من الوقت. يجب أن تُظهر المراقبة الاستباقية لمؤشرات أداء القوى العاملة على مدار عدة أشهر أو سنوات أن نسب الكفاءة تتحسن مع احتفاظ الشركات بالموظفين ذوي الأداء العالي، وتحسين العمليات، وتوفير بيئة من النمو.

يبدأ تحسين كفاءة الموظفين بتحديد العقبات التي تحول دون تحقيق أهداف الجودة وحجم الإنتاج.

اقرأ أيضًا: كيف تكون قائد فريق ناجحًا؟

• تعزيز الكفاءة

غالبًا ما تعتمد الكفاءة على التدريب والإدارة المناسبين لموظفيك أكثر من مجرد عدد ساعات العمل. لكي تعمل على تعزيز كفاءة الموظفين لديك فعليك تحليل المهام التي يؤديها الموظف والتي تنتج أكبر المنافع للشركة، وتخصيص الوقت الكافي لها، ومنحها الأولوية المطلقة.

عليك كذلك الاستثمار في المديرين الذين يعرفون كيفية التعامل مع الأشخاص والمشاكل التنظيمية بطريقة فعالة. فعند التوظيف اجعلهم يظهرون كيف يمكنهم جذب الكفاءة في مكان العمل من خلال مقاييس محددة.

أخيرًا أنشئ بيئة تفضل العمل الفعال والحلول الإبداعية على إبطاء العمل في ختام الأسبوع.

اقرأ أيضًا:

الإدارة الصحيحة ونجاح الشركات

مفهوم الإدارة والتطبيقات العملية

التخطيط الاستراتيجي للشركات الصغيرة والمتوسطة

تأثير التكنولوجيا على الإدارة.. الاستثمار في البيانات

الإدارة بين العلم والتطبيق