تنظيم وقت المهام العاجلة.. كيف يُمكن ذلك؟

في حين أن هناك العديد من الطرق لتحسين إدارة الوقت – مثل كتابة جدول زمني وتحديد الأولويات وتعديل أنماط نومك وتنزيل تطبيقات الإنتاجية – إذا لم تفهم تمامًا سبب أهمية تنظيم وقت المهام العاجلة، فقد لا يكون لديك الدافع للتغيير.

ما من شك أن الوقت يرتبط ارتباطا وثيقًا بالتخطيط؛ حيث عامل الزمن وحدوثه مهم في السير الصحيح، وفي خضم ذلك، يقول David Allen مؤلف كتاب Getting Things Done: “إن المرءُ الناجح يُدرك جيدًا أهمية التحكم في الساعات الأولى من الصباح، ويعرف بالضبط كيف يُمكن استغلال الوقت بحكمة شديدة جدًا، كما يوجد لديه القدرة البالغة على التخلص من ضوضاء الساعات الأولى، والتركيز على الأكثر أهمية”.

تنظيم وقت المهام العاجلة

إذا كنا نتحدث عن أهمية تنظيم وقت المهام العاجلة، فأحرى بنا أن نُشير إلى أن ضغوطات الوقت من أكثر مصادر الضغط انتشارًا في مكان العمل، وهي تحدث نتيجة وجود الكثير مما يجب القيام به في وقت قصير، على سبيل المثال، تخيل أن مديرك قد طلب منك إعداد عرض تقديمي مهم لاجتماع مجلس الإدارة القادم، ولديك بضعة أيام فقط لتجميع المعلومات، وعبء العمل لديك مرتفع بالفعل، ولديك العديد من المهام العاجلة الأخرى في قائمة المهام الخاصة بك، لهذا السبب، أنت قلق جدًا، ولا يُمكنك التركيز، ويبدو أن كل شيء يشتت انتباهك.

اقرأ أيضًا: فوائد التغيير الإيجابي.. هل أنت على استعداد؟

صحيح، يومك مثل أي شخص آخر – 24 ساعة فقط – ومع ذلك، بطريقة ما، يبدو أن بعض الأشخاص قادرون على إنجاز المزيد أكثر من غيرهم، سرهم؟ إدارة الوقت – كيف تُخطط وتضع أولوياتك وتنتج يومًا بعد يوم، بالتأكيد لا يُمكنك توفير المزيد من الوقت، لكن إدارته بحكمة ستجعلك أكثر سعادة وصحة وإنتاجية، في الواقع تعتمد إدارة الوقت بشكل كبير على ظروفك الفردية الفريدة ، ولكن بعض النصائح العامة يُمكن أن تُساعدك على تنظيم حياتك وحياتك المهنية بشكل أفضل، وتحسين قدراتك في إدارة الوقت بشكل كبير – بغض النظر عما هو موجود في صفحتك.

أهمية تنظيم وقت المهام العاجلة

ويرصد موقع «رواد الأعمال» في السطور التالية من هذه المقالة، أهمية تنظيم وقت المهام العاجلة.

• اجمع قائمة بجميع مهامك

إن واحدة من أهم الخطوات التي يجب وضعها في الاعتبار عندما يتعلق الأمر بإدارة أو تنظيم وقت المهام العاجلة، هو صياغة قائمة تحتوي على جميع المهام العاجلة والمهمة، اجمع كل ما يُمكن أن تُفكر في إنجازه في يوم واحد، لا تقلق بشأن الطلب أو عدد العناصر مُقدمًا، سيساعدك هذا في تحديد كيف ومتى تخصص وقتك بحكمة.

• تحديد العاجل مقابل المهم

تكمن الخطوة التالية في مسألة تنظيم وقت المهام العاجلة في معرفة ما إذا كان لديك أي مهام تحتاج إلى اهتمام فوري، نحن نتحدث عن العمل الذي إذا لم يكتمل بحلول نهاية اليوم أو في الساعات العديدة القادمة، سيكون له عواقب سلبية خطيرة، لتجنب ذلك، يُمكنك تخصيص وقتًا لتحديد أولويات المهام الأكثر إلحاحًا في وقت مبكر من اليوم، وتذكر أيضًا أن تحديد الأولويات على أساس الاستعجال أيضًا يؤدي إلى تخفيف بعض الضغط عند الاقتراب من الموعد النهائي الضيق أو متطلبات عبء العمل عالية الضغط.

اقرأ أيضًا: كيف تحارب اليأس في العمل؟.. خطوات مهمة للتعافي

• تقييم قيمة المهام الخاصة بك

ألق نظرة على عملك المهم وحدد ما يحمل أعلى قيمة لعملك ومؤسستك، كممارسة عامة، فأنت تريد التعرف بالضبط على أنواع المهام الحاسمة والتي لها أولوية قصوى على المهام الأخرى، على سبيل المثال، التركيز على مشاريع العميل قبل العمل الداخلي؛ إعداد كمبيوتر المدير التنفيذي الجديد قبل إعادة تكوين قاعدة البيانات؛ الرد على تذاكر الدعم قبل كتابة المواد التدريبية، وما إلى ذلك، هناك طريقة أخرى لتقييم القيمة وهي النظر إلى عدد الأشخاص الذين تأثروا بعملك، بشكل عام، كلما زاد عدد الأشخاص المتورطين أو المتأثرين، زادت المخاطر.

• ترتيب المهام حسب الجهد المقدر

إذا كانت لديك مهام يبدو أنها مرتبطة بوضع الأولوية، فتحقق من تقديراتها، وابدأ في أي مهمة تعتقد أنها ستستغرق أكبر جهد لإكمالها، وفي سياق ذلك، يقترح خبراء الإنتاجية تكتيك بدء المهمة الأطول أولاً، ولكن، إذا كنت تشعر أنك لا تستطيع التركيز على مشاريعك الأكثر أهمية قبل أن تنتهي من المهمة الأقصر، فانتقل إلى حدسك وافعل ذلك، قد يكون من المحفز التحقق من مهمة صغيرة من القائمة قبل الغوص في المياه العميقة.

• تعرف متى تقطع

كُن واقعيا، ربما لا يُمكنك الوصول إلى كل شيء في قائمتك، بعد تحديد أولويات مهامك وإلقاء نظرة على تقديراتك، قم بقص المهام المتبقية من قائمتك، وركز على الأولويات التي تعرف أنه يجب عليك ويمكن أن تكملها لهذا اليوم، أثناء تقليص قائمة الأولويات الخاصة بك، ركز على الأشياء الرئيسية التي ستجلب لك الشعور بالإنجاز لهذا اليوم، ثم خذ نفسًا عميقً ، واغوص فيه واستعد لأي شيء.

اقرأ أيضًا:

نموذج الموظف المثالي.. الجانب المُشرق في العمل

كيف تنجح في تنظيم وقت عملك بثبات؟.. استراتيجيات مهمة للتميز

تنظيم وقت الأعمال الطارئة.. استراتيجيات فعالة

كيف تجدد نشاطك العملي؟.. استراتيجيات وأهداف

تنظيم جدول المهام اليومي.. كيف يُمكن ذلك؟