أصبحت مسألة تنظيم الوقت من الأولويات في ظل الحياة المتسارعة الني نعيشها وكأننا في سباق معها نغلبها أحيانًا وتغلبنا دائمًا؛ حيث تُساعد الإدارة الفعالة للوقت -سواء للأفراد أو الرؤساء وقادة الأعمال- في تحقيق الأهداف.
إننا نقضي ما لا يقل عن ست إلى ثماني ساعات يوميًا في النوم، وساعتين أخريين في إعداد وتناول وجبات الطعام، ومن ثلاث إلى أربع ساعات من وقت التنقل والتأخيرات المرورية، وغيرها من التحديات غير المتوقعة، بعد ذلك لا يتبقّى لنا سوى من 10 إلى 12 ساعة فقط لإكمال مهام العمل اليومية والدراسة والاعتناء بأنفسنا والتواصل الاجتماعي وغير ذلك.
ونظرًا لأن عملية تحقيق التوازن بين كل هذه الأمور تُعد تحديًا كبيرًا يعترض طريقنا كل يوم فإن إتقان مهارة إدارة وتنظيم الوقت يُساعدك في زيادة إنتاجيتك وتحقيق أهدافك بفعالية، ومن خلال إدارة الوقت بحكمة يُمكنك تحديد أولويات مهامك، والتخلص من الأنشطة المهدرة للوقت، والتركيز على ما هو أكثر أهمية.
بالإضافة إلى ذلك تُساهم الإدارة الفعالة للوقت في تقليل التوتر وزيادة الكفاءة وتحسين الأداء العام، فبدون إدارة الوقت المناسبة قد تجد نفسك مرتبكًا باستمرار، وتكافح من أجل الوفاء بالمواعيد النهائية، وتفشل في تحقيق أهدافك.
إذًا تُعد إدارة الوقت ضرورة للنجاح الشخصي والمهني؛ حيث إنها تمكننا من تحقيق أقصى استفادة من وقتنا ومواردنا المحدودة.
أهمية تنظيم الوقت
مع كثرة مشاغل الحياة وازدحام الأعمال يعاني الكثيرون من ضغوط بسبب جداولهم المزدحمة، إنهم يعملون فقط ولا يُمكنهم الاسترخاء، كما أنهم لا يستطيعون النوم بشكل صحيح بسبب ضغوط العمل.
اقرأ أيضًا: ريادة الأعمال وتطوير الذات.. نفع متبادل
لذلك فإن تنظيم الوقت بفعالية يحقق إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل، ويقلل مستويات التوتر لديك، إلى جانب ذلك تُساعدك الإدارة الفعالة للوقت أيضًا في تحقيق أهدافك؛ عن طريق تخصيص الوقت الكافي للعمل عليها بشكل منتظم.
بعبارة أكثر وضوحًا: تُعتبر مهارات تنظيم الوقت وإدارته جيدًا مهمة لأنها تعكس مُباشرة عاداتك ونوع شخصيتك ومدى التزامك بالمهام وقدرتك على إدارة الأمور بفعالية.
خطوات تنظيم الوقت
نستعرض في «رواد الأعمال» خطوات تنظيم الوقت، وهي كالتالي:
-
تحديد الأولويات مُبكرًا
إن واحدة من أهم خطوات تنظيم الوقت هي تحديد الأولويات في وقت مُبكر؛ إذ تتطلب إدارة الوقت معرفة ما تحتاج إلى معالجته أولًا ولماذا، ولا بد من أن تفعل ذلك قبل أن يبدأ يومك، مع تقييم صادق لما يجب تحقيقه والوقت الذي يستغرقه لإكماله.
اقرأ أيضًا: دليل تنظيم الوقت.. ملامحه وطرق إنشائه
-
لاحظ ما يشتت انتباهك
بالطبع تمنعك المشتتات من بذل قصارى جهدك في العمل، والتي قد تتضمن عادات مثل: التحقق بشكل متكرر من الإشعارات أو منصات التواصل الاجتماعي، والمماطلة وغيرها؛ نتيجة لذلك من المهم توقع عوامل التشتيت وسردها، بما في ذلك الالتزامات الشخصية التي لا مفر منها، أثناء جدولة مهمة عملك.
-
استثمر في أدوات إدارة الوقت
باستخدام الأدوات المناسبة تحقق من تقدمك في مهمة المشروع دون تتبع الوقت يدويًا، وهو ما يُساعدك في التركيز بشكل كامل على مهامك اليومية، بالإضافة إلى ذلك يُمكن لأدوات تنظيم الوقت مثل: Time Doctor أن تُساهم في تتبع ساعات عملك للتأكد من أنك تستخدمه بشكل مثمر.
-
تجنب تعدد المهام اليومية
بينما يفخر الكثير من الناس بقدرتهم على أداء مهام متعددة إلا أن هناك العديد من الأبحاث التي تُشير إلى أن التعددية في المهام تعيق تحسين مهاراتك في إدارة الوقت، وربما يرجع السبب في ذلك إلى أن تعدد المهام يؤثر سلبًا في ذاكرتك والتركيز على المهام ذات الأولوية، وهذا بالطبع ليس جيدًا لإدارة الوقت.
-
تحليل سجل الوقت الخاص بك
احتفظ بسجل الوقت لمدة أسبوع على الأقل، في نهاية الأسبوع حلل سجلك وتعرف على عدد التغييرات في النشاطات التي كانت غير ضرورية أو غير مهمة لما تحتاج إلى إنجازه خلال الأسبوع ولأهدافك طويلة المدى.
على سبيل المثال: كم مرة تلقيت مكالمات هاتفية كان من الممكن أن يتعامل معها شخص آخر؟ وكم مرة تحققت من بريدك الإلكتروني أو حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي أثناء أدائك مهمة أخرى؟
اقرأ أيضًا:
جدول تنظيم الوقت اليومي.. أهميته وكيفية إعداده
تنظيم وقت التأمل.. الخلاص من الفوضى الداخلية
مميزات جوجل كاليندر.. أداة مهمة لإدارة عملك
تطبيقات تنظيم المهام.. أدوات تُعزز من الإنتاجية
تنظيم وقت الطوارئ.. كيف تظل منظمًا رغم العقبات؟
