يعد تخطيط استمرارية الأعمال Business Continuity Planning (BCP) جزءًا من التخطيط الكلي في أي مؤسسة، ويعرف بكونه تلك العملية التي توفر استعادة سريعة وسلسة للعمليات بعد وقوع حدث ما.
ويتخذ تخطيط استمرارية الأعمال نهجًا أوسع نطاقًا تجاه المشكلة ويشكل عنصرًا رئيسيا في التخطيط العام وإدارة المخاطر.
يمكن تعريفه أيضًا بأنه عملية لتحديد مدى تعرض المنظمة للتهديدات الداخلية والخارجية، وتجميع الأصول المادية وغير المادية لتوفير الوقاية والتعافي الفعال للمؤسسة، مع الحفاظ على الميزة التنافسية وسلامة نظام القيمة.
خطوات التخطيط لاستمرارية الأعمال
يتضمن تخطيط استمرارية الأعمال الخطوات التالية:
بدء المشروع، وتحليل أثر الأعمال التجارية، واستراتيجية التعافي، وتصميم الخطة وتطويرها، والتطبيق، والاختبارات، والصيانة.
أهداف خطة استمرارية الأعمال
عادة ما يجري التخطيط أو تصميم خطة استمرارية العمل لمعالجة أهداف أو نطاق عمل محدد.
وينبغي تحديد هذه الأهداف في الخطة، وتعكس موافقة الإدارة العليا. يجب أن يكون كل هدف محددًا، على سبيل المثال “استعادة موقع الويب”. وقابلًا للقياس، على سبيل المثال “خلال يوم عمل واحد”.
إذا لم تكن أهداف استمرارية العمل مكتوبة بشكل جيد في الخطة أو لم يتم تجميد النطاق بشكل صحيح فلا يمكن تقييم الخطة بشكل صحيح.
هل تنجح خطة استمرارية الأعمال؟
يمكننا القول إن خطة استمرارية الأعمال يمكن أن تدعو إلى استعادة الأنظمة المالية في غضون نصف يوم، تلك هي أهمية التخطيط في الواقع.
إذا تم تدمير مركز البيانات الذي يدعم هذه الوظائف بسبب زلزال، أو خطة بشرية متعمدة. فهل يمكن استئناف الأنشطة المالية الأساسية خلال فترة التعافي البالغة نصف يوم؟
إن كانت الإجابة لا فهذا يعني أن هدف الخطة طموح للغاية. أو أن خطة التعافي غير كافية. وفي كلتا الحالتين لن ينجح التخطيط.
مدى ملاءمة الخطة للموظفين
ينبغي أن تكون خطة استمرارية الأعمال ذات صلة بموظفي المنظمة و الإجابات عن الأسئلة التالية بالإيجاب:
-هل الموظفون على علم بخطة استمرارية العمل؟
-هل قدموا مدخلاتهم لتطوير الخطة؟
-هل يفهمون تمامًا أدوارهم المحددة في حالة استدعاء الخطة؟
-هل الموظفون مرتاحون لمدى التدريب والإعداد المقدم؟
-هل لديهم أي تحفظات أو أسئلة بخصوص مدى جدوى الخطة؟
تحليل أثر الأعمال التجارية
نستطيع القول إن خطة استمرارية الأعمال هي نتيجة عملية التخطيط الكلية وتحليل تأثير الأعمال (BIA).
والغرض من تقييم الأعمال هو تحديد ما يلي: العمليات أو الوظائف التجارية المهمة للمنظمة، والتهديدات للوظائف الحيوي، وأي خطر يتعلق بهم، والأثر المالي للكارثة.
ومن خلال تسلحنا بالمعلومات يمكننا كمحترفين في مجال استمرارية الأعمال تصميم استراتيجيات لتقليل تأثير أي انقطاع كبير في طريقهم، وتسريع استعادة المهام الوظيفية.
ومثل خطة استمرارية الأعمال يعاني تقييم BIA النموذجي أيضًا من فترة صلاحية قصيرة، ويجب تحديثه بشكل دوري.
إذا كان عمر تقييم الأعمال الخاص بالشركة أكثر من عام فلا بد من إجراء تحليل جديد والتخطيط مرة ثانية، كما يجب أن يتبعه تحديث فوري لخطة استمرارية أعمال الشركة.
استمرارية الأعمال وإدارة التغيير
لكي تظل خطة استمرارية الأعمال قابلة للحياة ومحدثة بالكامل يجب مراجعتها والعمل جنبًا إلى جنب التغييرات التنظيمية أو النظامية أو التجارية الرئيسية.
كما أي تغيير من شأنه أن يؤثر في وظائف أو عمليات العمل المهمة/الرئيسية يجب أن يؤدي إلى مراجعة وتحديث تلقائي لخطة استمرارية الأعمال المذكورة.
تكرار اختبار الخطة
وحتى تظل خطة استمرارية العمل محدثة وقابلة للحياة يجب اختبارها بانتظام. لا ينبغي أن يكون الاختبار واسع النطاق.
في العديد من حالات التخطيط المماثلة يمكن استبدال الاختبارات واسعة النطاق، خاصة تلك التي تتضمن مرافق تكنولوجيا المعلومات، بتمارين سطحية أصغر حجمًا.
وتعد التدريبات المنضدية القائمة على السيناريوهات المذكورة مفيدة بشكل خاص في تحديد قدرة المنظمة على التكيف مع بيئة الكوارث سريعة التطور.
ففي نهاية المطاف عندما تقع كارثة العالم الحقيقي قد يكون من الضروري إعادة كتابة أجزاء من خطة استمرارية العمل بشكل فوري.
بقلم/ سانديب سيغال
المقال الأصلي (هنــــــــــا)
