التحضير الذكي لعرض مشروعك.. خطوات عملية

قد يكون إنشاء عروض تقديمية للمشروع مرهقًا للأعصاب إلا أن التحضير الذكي لعرض مشروعك محض ضرورة. وربما يكون لديك سؤال واحد يدور في ذهنك: كيف تجعل صانعي القرار يفهمون مشروعك؟

باستخدام مجموعة العرض التقديمي المناسبة للمشروع يمكنك الفوز والحفاظ على انتباه جمهورك لفترة كافية لشرح تفاصيل المشروع ولماذا من المؤكد أنها ستنجح.

خطوات التحضير الذكي لعرض مشروعك

ويوضح «رواد الأعمال» بعض الخطوات اللازمة من أجل التحضير الذكي لعرض مشروعك، وذلك على النحو التالي..

• تحديد أهداف المشروع

قبل الغوص في التفاصيل الرئيسية لعرض مشروعك تتمثل الخطوة الأولى على طريق التحضير الذكي لعرض مشروعك في محاولة الإجابة عن هذه الأسئلة:

• ما الذي يهدف مشروعك إلى تحقيقه؟
• لماذا من المهم بالنسبة لك ولفريقك تحقيق أهدافك المحددة؟
• كيف تخطط لإيصال أهدافك إلى جمهورك؟

إذا كان عليك إجراء تخمينات طويلة قبل الإجابة عن هذه الأسئلة فلديك الكثير من العمل للقيام به.

ولتعلم أن العروض التقديمية الجميلة أو المفصلة جيدًا للمشروع ليست بديلًا عن تخطيط المشروع. بدون أهداف واضحة يتم إعداد مشروعك بالفعل للفشل. وقد يفكر مستثمروك “لماذا يجب علينا الاستماع؟”.

يميل العديد من مديري المشاريع إلى الإسراع في مرحلة تحديد الأهداف، لكننا لا نوصي بذلك؛  لأنه من الممكن أن تهيئ نفسك للفشل.

بمجرد تحديد أهداف مشروعك بوضوح يمكنك إقناع أصحاب المصلحة بها، وتلك هي الخطوة الأولى في مسألة التحضير الذكي لعرض مشروعك.

اقرأ أيضًا: أساسيات نجاح العمل الحر.. منطلقات لاقتناص الفرص

• مراجعة خطة المشروع

بمجرد تحديد أهدافك فإن الخطوة الكبيرة التالية على طريق التحضير الذكي لعرض مشروعك هي تحديد كيفية تحقيقها. ولا بد من تنظيمه في خطة قابلة للتنفيذ وخطوات للتنفيذ.

قد تتساءل عن سبب أهمية هذه الخطوة لإنشاء عرض تقديمي ناجح للمشروع.

سواء كنت تخطط لمشروع صغير أو كبير فإن كتابة خطة مفصلة وهيكل وتخطيط تضع كل شيء في منظورها الصحيح. إنها تزيل الغموض وتساعد جمهورك في فهم خارطة طريق المشروع دون تفويت النقاط.

يجب أن تحتوي خطة مشروعك على تفاصيل المشروع الفنية وغير الفنية. لذلك تريد أن تمنح نفسك ميزة باستخدام قالب عرض تقديمي للمشروع يشرح بوضوح جميع الأنشطة والخطوات.

ليس هذا فقط يجب أن يكون هيكل العرض الخاص بك بسيطًا وسهل المتابعة.

اعتمادًا على نوع المشروع يمكن أن تتضمن خطتك تفاصيل أساسية مثل:

• الأهداف والغايات التي حددتها سابقًا.
• نطاق مشروعك ومنهجيته وإطاره.
• معالم المشروع والتسليم ومعايير القبول.
• الجدول الزمني للمشروع والجداول الزمنية.
• تقديرات الموارد والميزانية.. إلخ.

اقرأ أيضًا: خدمة “اشتر الآن وادفع لاحقًا”.. طريقة التسوق الأكثر انتشارًا

• تحديد المشكلة والحل

لقد قضيت وقتًا طويلًا في صياغة خطة عمل مشروعك. حان الوقت الآن لتوصيل خطة مشروعك وأهدافك إلى جمهورك. ولا ينبغي إغفال هذا عند التحضير الذكي لعرض مشروعك.

العروض التقديمية للمشروع تشبه إلى حد كبير عروض المبيعات. سواء كنت تقدم خطة مشروعك إلى العملاء أو تنشئ عرضًا تقديميًا مخطّطًا للمستثمرين فإن مهمتك هي إبقاء جمهورك مرتبطًا بشكل صحيح من البداية حتى النهاية.

تتمثل إحدى أقوى الطرق لجذب انتباه جمهورك في إبراز نقاط الألم لديهم.

لا يكفي أن تكون لديك شرائح جميلة تعرض ميزات منتجك وأنشطة مشروعك المذهلة، بل تأكد من إعداد العرض التقديمي لمشروعك عن طريق:

• حدد نقاط الألم لدى جمهورك.
• أكِّد كيفية عمل مشروعك أو منتجك أو خدمتك لمعالجة نقاط الألم لديهم.
• اشرح كيف سوف يستفيدون من استخدام منتجك أو الاستثمار في مشروعك.

باختصار: يجب أن تكون لدى جمهورك رؤية واضحة حول كيفية تحسين مشروعك لحياتهم. عندما يكونون واضحين بشأن هذا الأمر فمن المرجح أن يستمعوا إلى الحلول التي تطرحها على الطاولة ويتخذون الإجراء المطلوب.

لا تضع افتراضات شاملة حول جمهورك. وإذا كنت تتطلع إلى إشراكهم فخصص شريحة لمناقشة مشاكلهم وحلولهم. اجعلهم يفهمون كيف يفيدهم مشروعك.

اقرأ أيضًا: صناديق الاستثمار.. المفاهيم والأنواع

• مراعاة الدقة والاختصار

عند التفكير في التحضير الذكي لعرض مشروعك يجب أن تعطي الأولوية للجودة على الكمية. تأكد من جعل الشرائح الخاصة بك قصيرة وبسيطة. عندما تفعل هذا سيكون جمهورك سعيدًا لأنك تقدر وقتهم.

تذكر: هذا ليس الوقت المناسب لتوجيه انتقادات شديدة إلى جمهورك بلغة مطولة وغير ملائمة. بدلًا من ذلك احتفظ بالشرائح الخاصة بك حول الموضوعات واضغط على النقاط الرئيسية دون التفاصيل المملة وغير الضرورية.

وأهم سبب احتياجك للاحتفاظ بعرضك موجزًا هو:

شرائح العرض الموجزة ليست قوية فحسب ولكنها أيضًا لا تنسى.

أظهرت الدراسات أنه أثناء العروض التقديمية للمشروع أو العمل تنخفض مستويات الانتباه بشكل حاد بعد 30 دقيقة. من خلال إنشاء عروض تقديمية طويلة فإنك تخاطر بفقدان انتباه جمهورك في منتصف الطريق.

لا أحد يريد الجلوس ومشاهدتك تقلب الكثير من الشرائح لساعات. باستخدام شرائح أقصر يمكنك جذب انتباه جمهورك وحثهم ليركزوا على الرسالة.

قد يكون لدى معظم الأشخاص وقت محدود أو فترات اهتمام قصيرة؛ لذلك يريدون استيعاب المعلومات بسرعة والانتقال إلى أفضل شيء تالٍ.

كيف تجعل العروض التقديمية لمشروعك قصيرة؟ بهذا تكون عرفت طريق التحضير الذكي لعرض مشروعك.

اقرأ أيضًا:

الريادة الرقمية.. الإمكانيات والفرص

وثيقة العمل الحر.. الشروط والمميزات

دعم المشاريع الصغيرة للنساء.. كيف يمكن ذلك؟

كتب للمشاريع الصغيرة.. 5 مؤلفات تسهّل لك المهمة

كيف تكتشف الميول الريادية لدى رائد الأعمال؟