في هذه الأيام يكاد يكون من المستحيل عدم استخدام البريد الإلكتروني للتواصل في العمل؛ إذ إن القليل من وسائل الاتصال الأخرى تقدم نفس السرعة والكفاءة والموثوقية والفعالية من حيث التكلفة.
ولكن من السهل أيضًا الانغماس في رسائل البريد الإلكتروني. عندما يكون بريدك الوارد ممتلئًا باستمرار يكون من الصعب تفقد الرسائل المهمة أو الرد ببطء شديد على المشاكل الملحة.
ويتلقى معظم الأشخاص رسائل بريد إلكتروني جماعية من نوع ما على أساس يومي، سواء كانت صفقات يومية، أو نشرات إخبارية، أو إشعارات من مواقع مثل موقع التواصل الاجتماعي “فيسبوك”.
وغالبًا ما تجعل رسائل البريد الإلكتروني هذه من الصعب الوصول إلى رسائلك “الحقيقية”.
لكن ماذا لو كان بإمكانك إرسال عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني، والحصول على عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني، ولكن لا يزال بإمكانك إنجاز القدر نفسه من العمل؟
فيما يلي بعض النصائح للقيام بذلك عن طريق تبسيط اتصال البريد الإلكتروني الخاص بك مع عملائك وزملائك في العمل:
1- احرص على إلغاء الاشتراك
احرص على تخصيص بضع ثوانٍ إضافية لإزالة نفسك من قائمة لم تعد مهتمًا بها.
تجنب الحصول عليها في المقام الأول. وعند ملء أي نموذج تأكد من إلغاء تحديد أي مربع يقوم بتسجيل اشتراكك تلقائيًا في اتصالات البريد الإلكتروني من الشركة.
2- قم بإيقاف تشغيل الإشعارات
ترسل لك مواقع، مثل فيسبوك وتويتر وLinkedIn، رسائل مختصرة لإعلامك عندما يترك شخص ما تعليقًا أو يرسل رسالة، بدلًا من ذلك تحقق من المواقع بانتظام.
وفي حالة إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني Gmail يمكنك تبديل نوع البريد الوارد إلى الإعداد “الافتراضي”، والذي يعزل الاجتماعية والعروض الترويجية والتحديثات والمنتديات إلى علامات تبويب منفصلة.
3- قم بالتسجيل في UnRoll.me
تعمل هذه الخدمة المجانية على “تجميع” اشتراكاتك في بريد إلكتروني واحد يوميًا؛ لذلك لن يفوتك أي شيء، ولكنها أيضًا لن تفسد بريدك الوارد.
4- استفد أكثر من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات
تُعد رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات هي رسائل بريد إلكتروني يتم إرسالها تلقائيًا إلى المستخدمين عند قيامهم بأشياء، مثل تأكيد عنوان بريد إلكتروني أو تغيير كلمة مرور أو إتمام عملية دفع عبر الإنترنت للبضائع.
وهذا يعني أن رسائل البريد الإلكتروني هذه لا تُفتح عادةً مرة واحدة، ولكن بشكل متكرر؛ ما يجعل البريد الإلكتروني للمعاملات رصيدًا قيّمًا لك ولعميلك من خلال توفير طريقة لتبسيط اتصالات البريد الإلكتروني بشكل أفضل.
اجعل رسائل البريد الإلكتروني هذه تعمل بجدية أكبر بالنسبة لك. إذا قدمت إجابات للأسئلة الشائعة في البريد الإلكتروني أو وجهتها في اتجاه الموارد التي قد يحتاجونها فسيقل احتمال وصولهم إليك بأسئلة؛ ما يقلل من عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها. يمكنك أيضًا استخدامها كفرصة لبيع عناصر أخرى.
5- اقتراح التواريخ والأوقات والمواقع للاجتماعات والمكالمات
غالبًا ما يستغرق الأمر عشرات رسائل البريد الإلكتروني لتنسيق موعد واحد. قلل من عدد الرسائل التي يتم نقلها ذهابًا وإيابًا من خلال اقتراح خيارات محددة للتواريخ والأوقات وحتى المواقع المتفق عليها منذ البداية. وفي بعض الحالات يمكنك قطع الاتصال بالكامل إلى رسالتين أو ثلاث رسائل فقط بهذه الطريقة.
6- التعامل مع المشكلات
لا تقرأ أي بريد إلكتروني ثم ترد عليه لاحقًا، فمن المرجح أن يتم تجاهله تمامًا، وستضيع وقتًا أطول في الواقع على المدى الطويل؛ لأنك ستقرأ الرسالة نفسها عدة مرات.
بدلًا من ذلك خصص وقتًا من اليوم لتصفح كل بريد إلكتروني تمامًا وتحقيق “البريد الوارد صفر”.
في الغالب يبدو هذا مستحيلًا، ففي بعض الأحيان لا يمكنك ببساطة الرد على رسالة بريد إلكتروني عندما تحصل عليها، وفي أوقات أخرى لا تتوفر لديك المعلومات المطلوبة.
هذا هو المكان الصحيح لأداة Boomerang. وهذه الأداة متاحة لـ Gmail وOutlook، وتتيح لك أرشفة بريد إلكتروني ثم إعادة ظهوره في بريدك الوارد لاحقًا في الوقت الذي تحدده، ويفضل عندما يمكنك معالجته بالفعل. إنها أيضًا طريقة فعالة لتذكير نفسك بمتابعة رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها.
7- أرسل رسالة نصية أو اتصل بدلًا من ذلك
قبل النقر على ارسال اسأل نفسك: هل البريد الإلكتروني حقًا هو أكثر وسائل الاتصال فعالية لهذه الرسالة؟ أحيانًا يكون النص السريع أكثر فاعلية، أو ربما تكون المكالمة ضرورية على أي حال؛ لذلك ضع في اعتبارك التقاط هاتفك والكتابة أو الاتصال.
8- ابدأ بالرسائل الإخبارية
سواء كنت مجرد موظف في شركة كبيرة أو عاملًا مستقلًا؛ أو صاحب عمل فغالبًا ما يكون عليك إرسال الرسالة نفسها إلى عدة أشخاص.
ضع في اعتبارك إرسال بريد إلكتروني جماعي لهم بدلًا من ذلك، ويمكنك إعداد رسالة إخبارية مجانية بسرعة من خلال برنامج مثل MailChimp.
لكن كن حذرًا في كيفية استخدام تلك الخطوة، فإذا لم يكن لديك شيء يجب قوله فكر في التأجيل؛ لأنها قد تؤدي في الواقع إلى زيادة عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يتعين عليك التعامل معها بدلًا من ذلك.
المصدر: www.lifehack.org
اقرأ أيضًا:
- تنظيم الأنشطة وعلاقته بالنجاح
- تنظيم وقت العمل بصفة شهرية.. استراتيجية مهمة لزيادة الإنتاجية
- استخدام الهاتف أثناء العمل.. مضيعة للوقت أم تحفيز للموظفين؟
- تنظيم الوقت على طريقة La casa de papel.. دراسة وتخطيط
- الاستمتاع بالوقت.. كيف تصيب عصفورين بحجر واحد؟
