من المهارات المفيدة التي يجب تعلمها في أي مجال إدارة الوقت. يساعدك استخدام وقتك بحكمة على الحفاظ على تركيزك، ويزيد من جودة عملك، ويتيح لك تحقيق أهدافك. يمكن لتقنيات مختلفة تحسين إدارة الوقت لديك، لكن إحدى أكثر التقنيات نجاحًا وبساطة هي حجب الوقت.
في هذه المقالة في موقع “رواد الأعمال” نحدد ما هو حجب الوقت، ونفحص مزايا استخدام هذه التقنية. ونقدم توصيات حول استخدام كتل الوقت في العمل. وفقا لما ذكره موقع “indeed”.
ما هي تقنية Time Blocking؟
حجب الوقت؛ هو أسلوب لإدارة الوقت تقوم فيه بتقسيم يومك إلى كتل. الفكرة هي تخصيص كل كتلة لإكمال وظيفة واحدة أو مجموعة من الأنشطة ولا شيء آخر. وتبدأ كل يوم بجدول زمني مفصل يشرح العمل الذي يجب إكماله وفي أي وقت، بدلًا من قائمة مهام بالعناصر المفتوحة التي تكملها متى كان لديك الوقت.
قد يساعدك في تحديد أولويات قائمة مهامك مسبقًا. حاول إنشاء مخطط أساسي لكتل الوقت الخاصة بك كل يوم، أو قم بتقييم ما هو قادم في الأسبوع التالي، قبل مراجعة أي مهام لم تكملها في نهاية كل يوم عمل.
أنواع تقنية Time Blocking
عندما تركز على كتلة واحدة في كل مرة، يتحسن حافزك العام، وقد تكمل المزيد من الأنشطة كل يوم. على سبيل المثال. يمكنك تخصيص وقت بين الساعة 7 و 8 صباحًا لقراءة رسائل البريد الإلكتروني اليومية قبل حضور اجتماع عمل للساعة التالية. تشمل الأنواع الأخرى من كتل الوقت ما يلي:
تجميع المهام
عندما تضع الأنشطة ذات الصلة معًا وترتب كتل زمنية محددة للقيام بها جميعًا مرة واحدة. فأنت تقوم بتجميع المهام. من خلال العمل على أنشطة مماثلة، فإنك تقلل من مقدار تبديل السياق الذي تقوم به طوال اليوم؛ ما يوفر التركيز والطاقة.
على سبيل المثال، بدلًا من مراقبة بريدك الإلكتروني كل 30 دقيقة. فإن تحديد عدة فترات مدتها 20 دقيقة لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني خلال اليوم يكون أكثر إنتاجية. نظرًا لأنه يوفر عليك الاضطرار إلى جدولة كل نشاط في التقويم الخاص بك. فإن طريقة حجب الوقت متوافقة مع تجميع المهام. يمكنك تحديد وقت كل يوم أو أسبوع لأداء مجموعة معينة من المهام، مثل البريد الإلكتروني والتدريبات والكتابة وحتى تحضير الطعام.
تخصيص أيام للموضوعات
بالنسبة لأولئك الذين لديهم الكثير من المسؤوليات، يعمل تخصيص أيام للموضوعات كشكل أكثر صرامة لتجميع المهام. على سبيل المثال، يتحمل مدير كبير مسؤولية التسويق وتطوير المنتجات والموارد البشرية في نفس الوقت. بدلاً من تخصيص كتل زمنية لكل مجال عمل على أساس يومي. يسمح تخصيص أيام للموضوعات بأسبوع كامل لكل مسؤولية. إن تخصيص كل يوم لمسؤولية معينة يؤسس روتين عمل ثابت ويقلل من الإجهاد المعرفي الناتج عن التنقل بين المهام.
تحديد الوقت
تتضمن إدارة الوقت من خلال الحجب تخصيص كتل معينة من الوقت لنوع معين من العمل أو النشاط. في المقابل. يتطلب تحديد الوقت منك وضع حد لمقدار الوقت الذي تخصصه لمهمة معينة. نظرًا لأن لديك قدرًا محدودًا من الوقت لإنهاء النشاط، فإن “صندوق الوقت” المفروض ذاتيًا هذا يدفعك إلى العمل بفعالية أكبر.
فوائد تقنية Time Blocking
لحجب وقتك عدة مزايا. يمكنك تحديد المزيد من الأهداف خلال اليوم ولديك فهم أفضل لكيفية أدائك بانتظام إذا كنت تدير وقتك في أجزاء أصغر. تشمل فوائد تقنية Time Blocking لإدارة الوقت مع الحجب ما يلي:
مواجهة الكمالية
يمكن أن يضع تحديد موعد انتهاء لمشروع مفتوح، خاصة إذا كنت تسعى جاهدًا لتحقيق الكمال، ضغطًا على المرء. من المهم أن تستنتج متى يكون شيء ما جيدًا بدرجة كافية والمضي قدمًا عند الاقتضاء. قد يساعد وضع قيود زمنية على مبادراتك وتحديد حد زمني صعب لإكمال النشاط إذا كنت تميل إلى المماطلة من خلال محاولة إكمال المهام على أكمل وجه.
إنشاء حدود فعالة
يساعدك تنظيم وقتك وواجباتك في كتل على إنشاء حدود عمل أكثر فعالية. ما يسمح لك بالتركيز وتحقيق أهدافك اليومية. على سبيل المثال. إذا كان لديك اجتماع مدته ساعة مقررة في الصباح. فاطلب من زملائك التواصل معك بعد تلك الكتلة الزمنية للتركيز. قد يساعدك هذا أيضًا على تجنب الإرهاق في مكان العمل.
أن تصبح أكثر وعيًا بكيفية قضاء وقتك
لدى الكثير من الناس عادة سيئة تتمثل في المبالغة في تقدير المدة التي قد تستغرقها الأمور. يتطلب منك حجب وقتك معالجة أولوياتك ومسؤولياتك الحالية. ما يجبرك على أن تكون أكثر تعمدًا بشأن كيفية استخدام وقتك المحدود. أنت ملزم بإيجاد مساحة في جدولك لكل التزام جديد.
تحسين التنظيم
يمكنك تحسين مهاراتك التنظيمية من خلال تصنيف المشاريع حسب تواريخ استحقاقها أو أولويتها أو أي معيار آخر تريد استخدامه عن طريق تحديد فترات وأنشطة معينة. عزز إنتاجيتك عن طريق تقليل الوقت الذي تقضيه في التخطيط عند تقسيم وقتك إلى كتل كل يوم. قد تلاحظ تقدمًا كبيرًا في مقدار ما يمكنك إكماله خلال يوم واحد.
قضاء وقت أقل في العمل السطحي
يتعلق العمل العميق بالمبادرات الكبيرة مثل التخطيط لعرض تقديمي أو تقديم منتج جديد. على النقيض من ذلك، يشير العمل السطحي إلى المهام التافهة مثل قراءة رسائل البريد الإلكتروني أو التحدث على الهاتف. يساعد حجب وقتك في فصل المهام المختلفة. مما يسمح لك بالتركيز بشكل أفضل حيث تقضي المزيد من الوقت في المهام الأكثر أهمية.
نصائح لحجب الوقت بفعالية
حجب الوقت واضح ومباشر، لكن وضعه موضع التنفيذ والالتزام به باستمرار يتطلب جهدًا. تحكم في التقويم الخاص بك من خلال هذه الاقتراحات. تشمل نصائح لحجب الوقت بفاعلية ما يلي:
التعرف على ما يجب العمل عليه
مثل أساليب إدارة الوقت الأخرى، فإن المرحلة الأولى هي تحديد المهام التي ستكملها في أي يوم أو أسبوع معين. ضع في اعتبارك الاحتفاظ بقائمة مراجعة ومراجعتها مع جميع مهامك الرئيسية إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل. ضع في اعتبارك أن معرفة ما يجب العمل عليه ليست كافية. ومن المهم أيضًا تحديد الأولويات. ضع في اعتبارك ما هي مهامك الأكثر أهمية حتى تكملها في نفس اليوم. ابحث عن أداة تتيح لك إضافة معلومات ومعنى إلى عملك. مثل أولوية المهمة أو أي مرفقات رئيسية أو الزملاء المعنيين.
حدد متى تكون أكثر إنتاجية
عندما تخصص وقتًا للعمل، سواء كان ذلك الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو تحديد المهام. فإنك تقوم بإنشاء كتلة زمنية. كتل الوقت مفيدة في حد ذاتها، لكن تخصيص العمل لتفضيلات الإنتاجية الشخصية يجعلها أكثر كفاءة.
ضع في اعتبارك متى تشعر بأنك أكثر إنتاجية. على سبيل المثال. إذا استيقظت وأنت تشعر بالنشاط. فحاول القيام بالمهام التي تتطلب أكبر قدر من الطاقة أولًا، سواء كان ذلك عملًا مركزًا أو عروضًا تقديمية. إذا وجدت نفسك تغفو في وقت مبكر من بعد الظهر، فحدد موعدًا للمهام الصغيرة. مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني. حتى تظل منتجًا. احفظ عملك الأكثر أهمية للإطار الزمني الذي تكون فيه أكثر يقظة، وتجنب أي عوامل تشتيت يمكن أن تعطل تدفقك.
جمع الاجتماعات معًا
من السهل أن يكون لديك اجتماعات في كل مكان خلال اليوم، ما قد يعيق إنتاجيتك. يمكن للاجتماعات المتفرقة أن تعيق قدرتك الإنتاجية وتجعل من الصعب الأداء وفقًا لجدولك اليومي. تقاطع الاجتماعات تركيزك. لذلك ليس لديك وقت للاستراحة أو القيام بعمل أكثر تحديًا. حدد موعدًا للاجتماعات مسبقًا بدلًا من توزيعها على مدار اليوم. احتفظ بكتلة من الاجتماعات قريبة إلى حد معقول من بعضها البعض، مع وجود فواصل قليلة بينها للاسترخاء.
وفر مساحة ووقتًا للاضطرابات غير المتوقعة
عندما لا تترك مساحة كافية في التقويم الخاص بك للوظائف غير المتوقعة أو المواعيد في اللحظة الأخيرة. قد تكون كتل الوقت قصيرة. إذا نشأت هذه المواقف بانتظام في العمل. فخصص فترة ما بعد الظهر لوقت مرن لإكمال أي وظائف غير متوقعة. بدلاً من ذلك، إذا كان هناك انقطاع لإحدى كتل الوقت المبكرة. فقم بنقل المهمة المقطوعة إلى كتلة ما بعد الظهر القابلة للتكيف.
اتخذ الترتيبات اللازمة للوقت الضائع خلال اليوم
على مدار اليوم، حتى أكثر حجب الوقت براعة يفقد الوقت. على سبيل المثال، قد تتلقى مكالمة هاتفية لا يمكنك رفضها أو قد يشتت انتباهك شيء ما. هذا طبيعي جدًا ومقبول تمامًا. ضع في اعتبارك تخصيص بعض الوقت للعمل المركز والبعض الآخر للعمل المتعمق. يمكن التحكم في المقاطعات أثناء قراءة بريدك الإلكتروني والمرور بمهامك اليومية دون تأخير تقدمك. إذا كنت تخطط للقيام ببعض الأعمال الجادة، فقم بإيقاف تشغيل جميع التنبيهات واستخدم ميزة “عدم الإزعاج” على هاتفك.
