آليات تنظيم الوقت كثيرة ومن غير الوارد حصرها، ولكن أولى بنا في البداية التشديد على أنه لا يمكنك إدارة وقتك، فهذا مصطلح خاطئ شائع جدًا، وإنما أنت في الواقع تدير أحداث حياتك فيما يتعلق بالوقت.
قد ترغب، على سبيل المثال، في الحصول على مزيد من الوقت، لكنك تحصل فقط على 24 ساعة أو 1440 دقيقة أو 86400 ثانية كل يوم. تعتمد كيفية استخدامك لهذا الوقت على المهارات المكتسبة من خلال التحليل الذاتي والتخطيط والتقييم وضبط النفس.
الوقت ثمين ومحدود ومن ثم يجب حمايته والحفاظ عليه، ولن تتمكن من فعل ذلك إلا من خلال تعلم آليات تنظيم الوق، وإتقان استخدامها، وبذلك ستتمكن من النجاح في حياتك الشخصية والمهنية على حد سواء.
ما هي آليات تنظيم الوقت؟
ونوضح في «رواد الأعمال» آليات تنظيم الوقت، وذلك على النحو التالي..
-
قضاء الوقت
أولى آليات تنظيم الوقت أن تعرف فيما تنفقه، ولكي تفلح في ذلك عليك أن تسجل ما تفعله في فترات زمنية مدتها 15 دقيقة لمدة أسبوع أو أسبوعين، ثم قيّم النتائج فيما بعدها، لتعلم:
هل تم إنجاز كل ما تحتاجه؟ ما المهام التي تأخذ وقتًا أكثر من غيرها؟ في أي وقت من اليوم تكون فيه أكثر إنتاجية؟ أين تكرس معظم وقتك (أي الوظيفة، الأسرة، الشخصية، الترفيه)؟
يمكن أن يساعدك تحديد المهام التي تستغرق وقتًا طويلًا وما إذا كنت تستثمر وقتك بأهم الأنشطة في تحديد مسار العمل، لا سيما أن امتلاك فكرة جيدة عن الوقت اللازم للمهام الروتينية قد يجعلك أكثر واقعية في التخطيط وتقدير مقدار الوقت المتاح للأنشطة الأخرى.
اقرأ أيضًا: 5 أدوات لتنظيم الوقت خلال نظام العمل الجزئي
-
وضع الأولويات
ومن ضمن آليات تنظيم الوقت المهمة في هذا الصدد أيضًا تحديد وضع الأولويات؛ ومن ثم عليك التمييز بين ما هو مهم وما هو عاجل، ويتفق الخبراء على أن المهام الأكثر أهمية عادة ليست المهام الأكثر إلحاحًا.
ومع ذلك فإننا نميل إلى ترك المهام العاجلة تهيمن على حياتنا. يصنف بعض الخبراء والمحللون الأنشطة إلى أربعة في مصفوفة إدارة الوقت: عاجلة، ليست عاجلة، مهمة، ليست مهمة.
بينما يجب أداء الأنشطة الملحة والمهمة يقترح آخرون قضاء وقت أقل في الأنشطة غير المهمة (بغض النظر عن مدى إلحاحها) لتوفير الوقت للأنشطة غير العاجلة ولكنها مهمة. يسمح لك التركيز على هذه الأنشطة المهمة بالتحكم بشكل أكبر في وقتك وقد يقلل من عدد المهام المهمة التي قد تصبح عاجلة.
-
استخدام أدوات التخطيط
يوصي خبراء إدارة الوقت باستخدام أداة تخطيط شخصية لتحسين إنتاجيتك، وتلك أيضًا واحدة من آليات تنظيم الوقت، وتتضمن أدوات التخطيط الشخصية: التقويمات وتطبيقات الهاتف والمخططات الجدارية وبطاقات الفهرسة ومذكرات الجيب وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وغيرها.
يمكن أن تؤدي كتابة المهام والجداول والعناصر التي يجب تذكرها إلى تحرير عقلك للتركيز على أولوياتك. المهم هو العثور على أداة تخطيط واحدة تناسبك واستخدامها باستمرار.
اقرأ أيضًا: التحكم في وقت الفراغ.. هل نحن مشغولون حقًا؟
-
الجدولة
الجدولة هي أكثر من مجرد تسجيل ما يجب أداؤه، إنها إحدى آليات تنظيم الوقت التي لا يمكن إغفالها، وتتطلب الجدولة الفعالة أن تعرف نفسك وأهدافك على نحو دقيق.
يجب أن تساعدك الجدولة في تحديد الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية وتنبيهًا. خطط لمهامك الأكثر صعوبة عندما يكون لديك أكبر قدر من الطاقة. خصص وقتًا لأنشطتك ذات الأولوية القصوى أولًا واحمِ ذلك الوقت من التشتت والانقطاعات.
ولا تنسَ أيضًا جدولة المهام الصغيرة مثل: كتابة رسالة بريد إلكتروني، أو إنشاء قائمة تسوق، أو القراءة، أو مشاهدة ندوات عبر الإنترنت؛ أو الاستماع إلى المدونات الصوتية للتنقلات الطويلة أو عند انتظار مكالمة أو موعد.
استفد من كل لحظة في يومك، وتجنب الأنشطة غير المنتجة، مثل: ممارسة الألعاب أو تصفح وسائل التواصل الاجتماعي. هكذا ستجد نفسك أكثر إنتاجية ونجاحًا كذلك.
اقرأ أيضًا:
مصيدة الوقت.. تخلص من أوهامك أولًا
سر التفوق العملي.. تعلّم السيطرة على وقتك
تنظيم وقت رواد الأعمال المشغولين
