تنظيم وقت العمل في الأعياد مهمة تقع على عاتق الموظفين والشركات على حد سواء، فمن شأن هذه الأخيرة أن تضع الخطط والاستراتيجيات التي تضمن لها استمرار أعمالها بذات الزخم في الإجازات والعطلات المختلفة، وتلك استراتيجية شاملة يفترض أن تتولاها إدارة الموارد البشرية.
أما الموظفون فإنهم معنيون كذلك بكيفية تنظيم وقت العمل في الأعياد؛ حتى يتمكنوا من إنجاز ما عليهم من مهام قبل الدخول في الإجازة، ثم التخطيط لهذه العطلات جيدًا؛ ابتغاء الاستفادة منها أفضل استفادة ممكنة، ومن ثم يعودون إلى العمل وقد شحنوا طاقاتهم وأمسوا أكثر قدرة على الإبداع.
طرق تنظيم وقت العمل في الأعياد
نقدم في «رواد الأعمال» بعض طرق تنظيم وقت العمل في الأعياد وذلك على النحو التالي..
-
صنع قائمة مهام
يستخدم بعض الأشخاص دفتر ملاحظات سهل الاستخدام أو ورق ملاحظات، وهم طريقة رائعة إذا عدت وقراءت تلك الملاحظات. يستخدم الآخرون تطبيقات مثل: Todoist أو Toodledo أو Trello أو Bubblz. بغض النظر عما تختاره فإن وضع قائمة مهام مفصلة هي أول طريقة من طرق تنظيم وقت العمل في الأعياد.
وستكون من خلال هذه القائمة قادرًا على تحديد ورؤية العمل الذي يجب إكماله قبل المغادرة. إنها أفضل طريقة للبقاء على اطلاع بالأمور وتوفير الوقت لك على المدى الطويل.
رتب مهامك وفقًا لأهميتها وأولويتها قبل أن تغادر، وحدد إطارًا زمنيًا لكل مشروع، ضع الأشياء الأكثر إلحاحًا والتي تستغرق وقتًا طويلاً لإنجازها في أعلى القائمة. بعد ذلك عليك تدوين المهام المهمة التي تجيدها؛ لأنها سوف تستغرق وقتًا أقل.
ضع تلك الأشياء الصغيرة التي يمكنك تأجيلها إلى ما بعد العودة في أسفل القائمة، حاول إنجاز أكبر قدر ممكن من العمل قبل أن تغادر، لكن كن صريحًا مع نفسك ولا تضع المهام التي تعرف أنك لن تتمكن من إنهائها في الوقت المناسب.
اقرأ أيضًا: فوائد تنظيم الوقت.. 8 مكاسب حقيقية
-
جدول للإجازة
إذا كنت تريد تنظيم وقت العمل في الأعياد فاصنع جدولًا مفصلًا لإجازة الفريق؛ بحيث يكون الجميع واضحًا بشأن تحركات الآخرين ولا ينتهي بك الأمر بالحصول على مكالمات متعددة متعلقة بالعمل.
ضع في اعتبارك أيضًا جدولًا زمنيًا متناوبًا حتى يتمكن كل موظف من أخذ إجازة خلال هذه العطلات، وأدرج جميع موظفيك بناءً على العوامل التي ترى أنها من مصلحة العمل.
اقرأ أيضًا: تنظيم وقت العمل الحر.. طرق واقتراحات
-
تفويض المهام وترتيب العمل
عندما تكون واضحًا بشأن حالة مشاريعك، قبل حوالي أسبوع من مغادرتك، اجمع فريقك معًا في اجتماع. اشرح مكانك في كل مهمة، وما الذي قد يحدث أثناء غيابك، وكيفية الرد. سيعطيهم هذا فكرة جيدة عما يمكن توقعه. ثم تعرف على من يشعر بأنه يمكنه التدخل حسب الحاجة لكل مشروع. بمجرد توزيع هذه المهام تأكد من التفاصيل كتابيًا وشاركها مع الفريق.
لكل مشروع يجب أن تحتوي المذكرة على:
اسم الشخص الذي يتولى المهمة، الموعد النهائي للمشروع، اسم جهة اتصال للعميل المحتمل أو مزود الخدمة، ملخص للمهام التي يجب أداؤها.
لا تنسَ إرسال بريد إلكتروني إلى جهات اتصالك المعتادة لإخبارهم بمن سيحل مكانك أثناء رحيلك. تذكر أيضًا أن تطلب من الشخص الذي يحل محلك أن يدوّن ما تم فعله أثناء غيابك، وما الذي لا يزال يتعين عليك فعله عند العودة.
-
تنظيم عودتك
لتجنب أي ضغوط وفوضى عند العودة إلى العمل عليك إعداد العناصر التي تعرف أنها ستكون الأكثر إلحاحًا، هذا ضمن تنظيم وقت العمل في الأعياد أيضًا.
وحدّث تقويمك الخاص بالأحداث والمواعيد النهائية للوفاء بها، وحدد موعدًا للاجتماع مع فريقك في اليوم التالي لعودتك (أو حتى في اليوم نفسه إذا كنت بحاجة إلى فعل ذلك لتستمر في العمل بسرعة) لاستعراض ما تم إنجازه أثناء الإجازة وما يجب النهوض به الآن.
-
غادر تمامًا
كل ما تبقى الآن هو الخروج من العمل وترك كل شيء خلفك أثناء إجازتك. من الأهمية بمكان مغادرة العمل تمامًا، بالمعنى الحقيقي للكلمة. لتحقيق ذلك أفرغ رأسك من أي مشاكل متعلقة بالعمل كنت منشغلًا بها، واترك الكمبيوتر المحمول في المنزل، وضع هاتفك المحمول بعيدًا عنك، ولا تفكر في العمل مطلقًا.
استفد من فترة الراحة والعطلات، هذه هي أفضل طريقة لإعادة شحن طاقتك والاستعداد للعمل من جديد.
اقرأ أيضًا:
إلهاءات شائعة في مكان العمل.. تجنبها لتحقيق جودة العمل
كيف تدير وقتك وتضمن نجاح أعمالك؟
جدول تنظيم الوقت اليومي.. أهميته وكيفية إعداده
