لعلنا أجبنا أكثر من مرة عن سؤال: كيف تدير وقتك؟ لكن الأمر هذه المرة متخصص كفاية؛ إذ نبتغي إرشاد رواد الأعمال وأصحاب المشروعات إلى الطرق المثلى التي تمكنهم من إدارة أوقاتهم بما يضمن لهم تحقيق النجاح في أعمالهم.
من المفهوم أن إدارة الوقت الجيدة تنعكس دومًا على نجاح الأعمال؛ فالرواد وأصحاب المشاريع دومًا ما يعانون من شعور ضاغط بشح الوقت وعدم كفايته، وهو ما يؤثر سلبًا في نفسياتهم وطرق إدارة أعمالهم.
لذلك إذا عرفت كيف تدير وقتك بنجاح وفعالية فستصيب بذلك عصفورين بحجر واحد: نجاح عملك وراحة بالك، ألا تظن أن الأمر يستحق المحاولة إذًا؟!
كيف تدير وقتك؟
ونوضح في «رواد الأعمال» ملامح الإجابة عن هذا السؤال، وذلك على النحو التالي..
-
تحديد الأولويات
إذا أردت أن تعرف كيف تدير وقتك بنجاح فحدد أولوياتك جيدًا؛ إذ يساعدك هذا في التركيز على تحقيق أهدافك اليومية والأهداف العامة كذلك. اسأل نفسك: “ما الذي يجب عليك فعله بنهاية اليوم؟”.
ثم رتب كل عنصر حسب أهميته -أو الموعد النهائي- وابدأ في العمل على القائمة. أما إذا ظهر أي شيء غير متوقع خلال اليوم فسوف يمكنك إدارته بفعالية وكفاءة، خاصة أن المهام الأكثر إلحاحًا ستكون تمت معالجتها بالفعل.
-
وضع أهداف قابلة للقياس
لا سبيل إلى معرفة إجابة السؤال: كيف تدير وقتك؟ من دون وضع أهداف محددة قابلة للقياس؛ فهذا ضروري لكل من أصحاب الأعمال والموظفين على حد سواء، وسوف يساعدك تحديد أهداف واضحة في قياس نجاح عملك وتتبع التقدم الذي أحرزته نحو هذا الهدف بشكل فعال.
بصفتك صاحب شركة يجب أن تطرح أسئلة مثل: أين نريد أن نكون العام المقبل؟ وفي وقت محدد بالضبط؟ وما مقدار الإيرادات التي نحتاج إلى تحقيقها الشهر المقبل للبقاء على المسار الصحيح؟
يجب أن تشكل إجابات أسئلتك أهدافًا ملموسة قابلة للقياس يمكنك توصيلها إلى موظفيك. تعني إدارة الوقت أنك لست منتجًا بوقتك فحسب بل إن إنتاجيتك تركز على تحقيق أهداف شركتك. هكذا تعرف كيف تدير وقتك بنجاح وفعالية.
اقرأ أيضًا: تعيين حد زمني للمهمات.. السبيل إلى ضبط إيقاع يومك
-
التخطيط المسبّق
التخطيط للمستقبل يوفر لك الوقت، ويجنبك ضغطًا غير ضروري؛ فبمجرد تحديد أهدافك يمكنك أيضًا البدء في العمل على جدول زمني مناسب للوصول إلى هذه الأهداف.
جزء مهم من التخطيط -ولمعرفة إجابة السؤال: كيف تدير وقتك؟- هو أن تكون واقعيًا بشأن ما يمكنك تحقيقه ومدى سرعة العمل من خلال هذا الجدول الزمني. لا تقع في فخ الإفراط بالطموح مع كل موعد نهائي. وضمان أن يتوفر لديك الوقت الكافي لتقديم منتج أو خدمة عالية الجودة يجب أن يكون دائمًا أولوية قصوى.
كما أن عدم الالتزام بالمواعيد النهائية قد يثبط عزيمة موظفيك أيضًا؛ لذا تأكد من تحديد أهداف معقولة وإبلاغ فريقك بالضبط بما يجب فعله لتحقيقها.
-
التفويض
بصفتك صاحب عمل غالبًا ما يتم تقسيم وقتك بين العمليات اليومية ومسؤولياتك الكبيرة. إن معرفة الوقت المناسب لتفويض بعض هذه المهام لأعضاء الفريق الآخرين يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت، علاوة على كونها فرصة رائعة لتحفيز موظفيك عبر إسناد مسؤوليات وتحديات متزايدة إليهم.
هناك طريقة رائعة للتعامل مع ما يجب ولا ينبغي تفويضه، وهي تقدير الوقت الذي يستغرقه شخص آخر لإكمال المهمة. هل ستشمل تدريبًا إضافيًا؟ هل ستقضي وقتًا أطول في مراجعة عمله أكثر من الوقت الذي سوف تستغرقه لفعل ذلك بنفسك؟ هذه كلها أسئلة يجب أن تطرحها قبل اتخاذ قرار التفويض.
اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت أثناء الأزمات.. كيف تنجو بأقل الخسائر؟
-
التوقف عن تعدد المهام
تعدد المهام خرافة، ولن تعرف كيف تدير وقتك إلا إذا توقفت عن تعدد المهام فعلًا، يمكن لعقلك التعامل مع شيء واحد فقط في كل مرة. لذلك إذا حاولت أداء المزيد فسينتهي بك الأمر فقط إلى تبديد تركيزك باستمرار واستهلاك المزيد من الوقت لإكمال كلا المهمتين.
ما الحل إذًا؟ ركز انتباهك على مهمة واحدة في كل مرة. عندما تكتمل يمكنك الانتقال إلى المهمة التالية.
اقرأ أيضًا:
الروتين الصباحي وعادات الناجحين
تنظيم البريد الإلكتروني.. نصائح عملية
كيف تدير وقتك ولا تدعه يتحكم بك؟
الفوائد النفسية لتنظيم الوقت.. الطريق لحياة أفضل
الخطة الأسبوعية.. أهميتها وكيفة إعدادها
