يعني سؤال: كيف ينظم رواد الأعمال وقتهم؟ نوعًا من الخصوصية والتميز؛ فإذا كانت هناك طرق شائعة ومألوفة لتنظيم الوقت فلماذا نسأل/ أو نقصر حديثنا على طرق رواد الأعمال؟
والحق أن مرد ذلك إلى كون هذه الفئة من الناس على قدر كبير من التجربة والخبرة، كما أنهم في العادة هم الأكثر ذكاءً، ومن ثم فعندما نسأل: كيف ينظم رواد الأعمال وقتهم؟ فقد نظفر بطرائق أو منهجيات جديدة غير مألوفة في التعامل مع الوقت، ومن ثم نصيب عصفورين بحجر واحد: ننظم أوقاتنا ولكن بطريقة أفضل وأكثر ذكاءً.
اقرأ أيضًا: تنظيم وقت الأعمال غير المفيدة.. طرق لحياة منتجة
كيف ينظم رواد الأعمال وقتهم؟
ونحاول الإجابة عن السؤال: كيف ينظم رواد الأعمال وقتهم؟، وذلك على النحو التالي..
-
الجدولة
الجدولة هي الإجابة الأولى عن سؤال: كيف ينظم رواد الأعمال وقتهم؟ إذ يعمد هؤلاء القوم إلى جدولة كل شيء طالما كان ذلك ممكنًا.
إنهم يقولون إنه لا يمكنك الوثوق بذاكرتك حتى لو كنا نعتقد أننا نضع في اعتبارنا كل الأشياء التي نحتاج إلى القيام بها بدقة في أغلب الأحيان، فربما نسينا شيئًا ما أو أخطأنا في تذكر تفاصيل مهمة.
بالنسبة إلى رواد الأعمال المشغولين لا يمكنك التقليل من قيمة تدوين كل مهمة في متناول اليد إن أمكن. ابحث عما يناسبك. يمكنك أن تكون أكثر تقليدية من خلال الاحتفاظ بدفتر الجيب الذي يمكنك حمله دائمًا أو الاحتفاظ بتقويم عبر الإنترنت. هناك الكثير من خدمات إدارة الوقت وجدولة التقويم عبر الإنترنت.
-
مهمة واحدة في كل مرة
ولن يكون الحديث ممكنًا عن: كيف ينظم رواد الأعمال وقتهم؟ من دون التطرق إلى تلك الطريقة الأكثر حكمة وذكاءً التي يتبعها رواد الأعمال والتي يمكن تلخيصها على النحو التالي: مهمة واحدة في كل مرة؛ إذ يختارون المهمة الأولى في قائمة أولوياتهم، ثم بعد ذلك يضبطون الساعة على 25 دقيقة ويعملون ضمن هذا الحد الزمني لإنجازها. هذا يعني عدم التحقق من البريد الإلكتروني أو الرد على الهاتف أو إلقاء نظرة على وسائل التواصل الاجتماعي.
وعندما يرن الجرس مؤذنًا بانتهاء هذه الـ 25 دقيقة فإنهم يتوقفون عن تلك المهمة ويأخذون استراحة قصيرة؛ تمهيدًا للانتقال إلى المهمة التي تليها.
اقرأ أيضًا: التخلف عن تسليم المهام.. الأسباب والعلاج
-
نظرية أكل الضفدع
هذه التقنية المفضلة لإدارة الوقت، وهي أحد الأعمدة الأساسية في الإجابة عن السؤال: كيف ينظم رواد الأعمال وقتهم؟
وهي تقنية أشاعها الكاتب والمؤلف Brain Tracy؛ وهي المكان الذي تعمل فيه على مهمتك الأكثر أهمية (MIT) في اليوم السابق لأي شيء آخر.
وفقًا لـ “تريسي” فإن التغلب على مهمتك الأكثر تحديًا سوف يسمح لك بمتابعة اليوم برضا لمعرفتك بأن هذا ربما يكون أسوأ الأشياء التي ستحدث لك طوال اليوم، وقد اكتشف العلم أننا غالبًا ما نمتلك معظم الطاقة والتركيز في الصباح. إنه أيضًا أفضل وقت في اليوم لتجنب عوامل التشتيت.
إذا كان لديك العديد من المهام المهمة فإن يريسي ينصح بأن “تبدأ بالمهمة الأكبر والأصعب والأكثر أهمية أولًا”.
اقرأ أيضًا: كيف تجدد نشاطك العملي؟.. استراتيجيات وأهداف
-
التفويض وتحديد الأولويات
ولا مجال للإجابة عن السؤال: كيف ينظم رواد الأعمال وقتهم؟ من دون التطرق إلى التفويض وتحديد الأولويات، وهما عاملان مرتبطان على نحو وثيق، خاصة أنه يمكن أن تكون عوامل التشتيت أي شيء من الأشياء الصغيرة إلى الكبيرة أو من داخل أو خارج سيطرتك. فأي شيء يعطل جدول عملك هو إلهاء.
هنا تظهر أهمية تحديد الأولويات والتفويض -بصفتهما أحد محاور الإجابة عن السؤال: كيف ينظم رواد الأعمال وقتهم؟- فتحديد الأولويات هو تعلم متى تقول “لا” للأشياء التي لا تحتاج حقًا إلى اهتمامك. بينما يقوم التفويض بنقل تلك الأشياء غير ذات الأولوية إلى الأفراد الأكثر ملاءمة.
إذا استطعت فإن الحصول على مساعد شخصي هو أفضل طريقة لتفويض المهام الإدارية والروتينية الأخرى التي تستهلك معظم وقتك وتمنعك من التركيز على أهم جوانب عملك.
اقرأ أيضًا: الروتين الصباحي.. كيف تستعد للعمل؟
-
تخصيص الوقت غير المنظم (الوقت الحر)
الوقت غير المنظم هو وقت مخصص للاشيء، وهذه الطريقة أصلًا ليست أحد العوامل الأساسية في الإجابة عن سؤال: كيف ينظم رواد الأعمال وقتهم؟ فحسب، وإنما هي أحد الأسرار الكبرى في تنظيم الوقت أيضًا.
من المحتمل أنك ستفكر: “أنا مشغول بالفعل، لماذا عليّ تخصيص وقت لشيء”؟ ومع ذلك فإن وقتك غير المنظم (الوقت الحر) يُعد جانبًا مهمًا من جوانب الإدارة الفعالة للوقت. لماذا؟ لأنه كلما زاد الوقت الذي تخصصه في جدولك زادت انشغالك. وكلما زاد انشغالك دفعت نفسك إلى الإرهاق الجسدي والعقلي، وفي النهاية الإرهاق أو حتى المرض.
كرائد أعمال صحتك هي ثروتك. يمكن استخدام وقتك غير المنظم لمدة ساعة إلى ساعتين. يمكن أن يكون أسبوعيًا أو كل يوم. النقطة المهمة هي الوقت الذي يكون فيه عقلك حرًا في التجول؛ ما يسمح لك بأن تكون أكثر إبداعًا وانتعاشًا وبعيدًا عن الإجهاد. وبالتالي الحصول على مزيد من الطاقة والاهتمام والتركيز على العمل.
اقرأ أيضًا:
تنظيم جدول المهام اليومي.. كيف يُمكن ذلك؟
إعادة تنظيم الوقت المهدر.. وقف السير إلى الهاوية
كيف تنجح في تنظيم وقت عملك بثبات؟.. استراتيجيات مهمة للتميز
كيف تحافظ على وقتك؟.. كن منتجًا
تنظيم الوقت التلقائي.. الإنجاز في عصر مؤتمت
