ترتيب المهام الأسبوعية.. طرق لتحقيق الإنتاجية

يتطلب ترتيب المهام الأسبوعية التزامًا بالبقاء مركزًا وناصبًا عينيك على أهدافك طوال الوقت، وقد كشفت الأبحاث التي أجرتها جامعة كاليفورنيا عن أنك بحاجة إلى 30 دقيقة لإعادة التركيز بعد تشتيت انتباهك في مهمة ما.

ولكن مع وجود الكثير من عوامل التشتيت التي تشد انتباهنا كيف يمكننا إكمال قوائم المهام الخاصة بنا وترتيب المهام الأسبوعية؟

مع إدخال التقنيات الجديدة وتعميم العمل عن بُعد يمكنك توقع المزيد من مصادر التشتيت. في هذه الأثناء من الممكن أن تعتق نفسك من الضغط عندما تتقن كيفية تنظيم الأعمال والمهام والمسؤوليات الخاصة بك من خلال قوائم المهام الأسبوعية.

كيفية ترتيب المهام الأسبوعية

ويقدم «رواد الأعمال» طرق ترتيب المهام الأسبوعية، وذلك على النحو التالي..

• تحديد الأداة المناسبة

من المهم عند العمل على ترتيب المهام الأسبوعية العثور على وسيط مناسب لقوائم المهام الخاصة بك. يمكنك استخدام قلم وقائمة مهام قابلة للطباعة أو الاستفادة من التطبيقات في إدارة قوائم المهام الأسبوعية.

ومع ذلك تشير الأبحاث إلى أنه يمكنك تذكر المعلومات بشكل أفضل عندما تكتب باليد. في النهاية اعثر على ما يساعد في تحفيزك أكثر والتزم بذلك.

• تطوير القوائم المتعددة

يجب أن تتضمن قائمتك الرئيسية كل مهمة تريد تحقيقها على المدى الطويل. على سبيل المثال: أكمل جميع دورات اللياقة البدنية ونظف حوض الاستحمام وما إلى ذلك. كما يجب أن تحتوي قائمة مشروعك على جميع المهام التي تتطلب انتباهك في غضون الأيام السبعة المقبلة.

وبعد ذلك تتضمن قائمتك عالية التأثير المهام التي تحتاج إلى إنجازها في غضون 24 ساعة. كل مساء حدد العناصر التي تحتاج إلى نقلها من قائمة المهام الأسبوعية إلى قائمة اليوم التالي. بهذا يمكنك ترتيب المهام الأسبوعية بشكل أكثر سلاسة.

اقرأ أيضًا: هل يضيع وقتك في الاجتماعات؟

• تبسيط القوائم

يجب ألا تكون قوائم المهام الأسبوعية مخيفة. يمكنك تبسيط قائمة المهام الخاصة بك من خلال إبراز المهام والمسؤوليات التي تريد إكمالها اليوم وتقسيمها إلى قسمين.

ابدأ قائمتك بمهمتين أو ثلاث مهام؛ مهمة تحتاج إلى تنفيذها في غضون 24 ساعة. بهذه الطريقة لن تضيع وقتك في تنظيف حوض الاستحمام بدلًا من إكمال العرض التقديمي الذي يحين موعده صباح الغد.

• تقسيم الأهداف

بدلًا من الحصول على عنصر مثل “العمل على كتاب Kindle” يمكنك أن تكون أكثر تحديدًا من خلال جعل أهدافك أكثر قابلية للإدارة. بهذه الطريقة ستقضي على عامل الخوف، ومن ثم ستتمكن من ترتيب المهام الأسبوعية بدقة وكفاءة.

• تضمين معلومات مفصلة

يجب أن تدعم كل عنصر في قائمة المهام الأسبوعية بمعلومات لإكمال المهمة. على سبيل المثال: إذا كان أحد العناصر يقول “التسجيل في دورة تدريبية” فيجب عليك تضمين موقع الويب وعنوان الدورة.

بهذه الطريقة ستوفر على نفسك وقت البحث عن المعلومات لاحقًا. ومن ثم تفلح في ترتيب المهام الأسبوعية.

اقرأ أيضًا: متى يفشل جدول تنظيم الوقت؟

• تحديد وقت لكل مهمة

لديك 10080 دقيقة كل أسبوع لإكمال جميع المهام في قوائم المهام الأسبوعية الخاصة بك. من المعقول تخصيص وقت لكل عنصر في قائمتك.

على سبيل المثال: اكتب المقدمة من الساعة 9 صباحًا حتى 12 ظهرًا، ونظف حوض الاستحمام من الساعة 4-5 مساءً، واحضر بعض البقالة من السوبر ماركت من الساعة 5-6 مساءً. بمجرد انتهاء الوقت الخاص بك يمكنك الانتقال إلى العنصر التالي.

• أخذ قسط من الراحة

تحتاج إلى الراحة قليلًا بعد تنظيف حوض الاستحمام (مثلًا) قبل الخروج. يمكنك تخصيص 15 دقيقة لتهدئة عقلك أو الاستعداد للمهمة التالية.

• اجعل قائمة المهام مرئية وعامّة

يمكنك مشاركة قائمة المهام الخاصة بك مع زميلك في العمل. أيضًا انشر مهامك على هيئة ملاحظات على الجدار أو جهاز الحاسوب الخاص بك، أو أضف مهام إلى تقويم رقمي يمكن لجميع أعضاء الفريق الوصول إليه.

• تخصيص الوقت للجدولة

يستغرق الأمر وقتًا لإعداد قوائم المهام الأسبوعية، وأفضل طريقة لـ ترتيب المهام الأسبوعية هي تحديد موعد لهذه المهمة. واستخدم يومًا محددًا لتنظيم العناصر في قوائم المهام الأسبوعية.

الآن لا يكفي إعداد قوائم المهام الأسبوعية؛ تحتاج إلى إتقان كيفية تحديد الأولويات مع القائمة لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.

اقرأ أيضًا:

أهمية الوقت للموظف الجديد.. نقاط مفصلية

أشهر مضيعات الوقت.. ما الذي يهدر حياتك؟

تنظيم الوقت للمدير الجديد.. مفتاح نجاح الشركات

استثمار الوقت.. أوقف هدر حياتك

الاستعانة بالتقويم لتنظيم الوقت.. كيف يكون؟