تزايدت حالات البحث مؤخرًا عن أهمية الاستعانة بالتقويم لتنظيم الوقت، خاصة أن إدارة الوقت هي ذلك الشيء الذي يحاول معظم الناس إتقانه في الحياة، وسواءً كنت طالبًا أو محترفًا أو رائد أعمال أو مديرًا أو مساهمًا فرديًا فأنت تريد أن تفعل المزيد.
مع ازدحام الحياة ومشاغلها لن تكون إدارة الوقت ممكنة أبدًا من دون الاستعانة بالتقويم، إنها بالفعل تُساعد في تخطيط العمل والاجتماعات والأحداث المهمة، وعلى الرغم من أنه قد يبدو من السهل استخدام التقويم إلا أن العديد من الأشخاص يجدون صعوبة بالغة في إدارته.
وبعبارة أبسط: إدارة الوقت هي القدرة على التخطيط والتنظيم والتحكم في وقتك بشكلٍ كامل، كما سوف يساعدك التحكم بساعات يومك في تحقيق أهدافك، وغالبًا ما يتضمن: التخطيط للمستقبل وتحديد الأهداف، وتحديد أولويات المهام، ومراقبة أين يذهب وقتك بالفعل.
الاستعانة بالتقويم لتنظيم الوقت
طالما كُنا نتناول أهمية الاستعانة بالتقويم لتنظيم الوقت فأحرى بنا الإشارة إلى أنه في الطبيعي يتعرض الشخص لانقطاع واحد كل ثماني دقائق تقريبًا، أو حوالي سبعة انقطاعات كل ساعة، وفي خضم ذلك تُشير إحصائية أجراها باحثون في جامعة “ستانفورد” الأمريكية مطلع عام 2021 إلى أن متوسط الانقطاع يستغرق خمس دقائق؛ أي ما مجموعه أربع ساعات تقريبًا أو 50% من متوسط يوم العمل.
اقرأ أيضًا: كيف تجدد نشاطك العملي؟.. استراتيجيات وأهداف
وبشكل عام يتم تصنيف 80% من هذه الانقطاعات على أنها لا قيمة لها ولا تضيف شيئًا مفيدًا في الحياة اليومية، وهو ما يؤدي بلا شك إلى إهدار ما يقرب من ثلاث ساعات يوميًا تقريبًا، إذًا نقطة التحول تحتاج تأكيد أن إدارة الوقت هي مهارة تتطلب الانضباط والجهد الكبير، إنه كفاح مستمر للعديد من الأشخاص لإدارة وقتهم بفعالية، والوفاء بالمواعيد النهائية، والتأكد من أنهم يحافظون على التزاماتهم.
وفي النهاية تُركز الإدارة الجيدة للوقت على الأنشطة التي تحقق النتائج بدلًا من مجرد الانشغال، إذا تم إجراؤه بشكل صحيح فستكون أكثر إنتاجية وفعالية، وسيكون لديك أيضًا ضغط أقل وستكون لديك المزيد من الفرص للنمو على المستويين الشخصي والمهني، علاوة على كل ذلك فإن التحكم في وقتك بشكلٍ كامل يُساعدك في تطوير سمعة مهنية قوية.
أهمية الاستعانة بالتقويم لتنظيم الوقت
ويرصد موقع “رواد الأعمال” في السطور التالية أهمية الاستعانة بالتقويم لتنظيم الوقت، وذلك على النحو التالي:
-
حدد نوع التقويم
عند الاستعانة بالتقويم لتنظيم الوقت فإن الخطوة الأولى هي تحديد نوع التقويم الذي يناسبك؛ حيث يفضل بعض الأشخاص النسخ المادية مثل: المخططات اليومية وتقويمات الحائط والمكتب والبطاقات، بينما قد يختار البعض الآخر الإصدارات الرقمية مثل: التقويمات والتطبيقات المستندة إلى الويب، ومع ذلك قبل اتخاذ قرار بشأن التقويم تأكد من اختيار التقويم الذي يناسب عاداتك الشخصية والمهنية وأسلوب حياتك.
على سبيل المثال: إذا كنت تعمل بشكل متكرر على الكمبيوتر المحمول فقد تقرر استخدام تطبيق تقويم يُمكنه إرسال رسائل تذكير، وإذا كنت تتنقل بشكل متكرر يمكنك استخدام مخطط يومي؛ حيث تحدد التواريخ المهمة، أضف إلى أنه بإمكانك أن تقرر الحصول على مزيج من تقويم الحائط وتقويم الهاتف المحمول للمساعدة في تذكر التواريخ عندما تكون في العمل أثناء تلقي تذكيرات من جهازك المحمول.
اقرأ أيضًا: تنظيم وقت الأعمال الطارئة.. استراتيجيات فعالة
-
اختر النظام
بمجرد الانتهاء من تحديد نوع التقويم يُمكنك تحديد نظام يعتمد على نمط حياتك والأحداث التي ترغب في تضمينها بالتقويم، على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بملفات تعريف منفصلة فيمكنك استخدام تقاويم مختلفة للعمل والحياة الشخصية، بدلًا من ذلك يُمكنك الاحتفاظ بتقويم واحد لكليهما.
بالإضافة إلى ذلك يُمكنك استخدام تقويم واحد لإنشاء ملفات تعريف مختلفة؛ حيث تسمح لك بعض التقويمات الرقمية باستخدام تقاويم إضافية يُمكنك إخفاؤها من التقويم القياسي، وبلا شك يُساعدك هذا الخيار في تتبع حياتك الشخصية وحياتك العملية في تطبيق واحد مع الحفاظ على الفصل بين حياتك الشخصية والعملية.
-
التخطيط مُسبقًا
ثمة طريقة واحدة للبقاء منظمًا وهي مراجعة جدولك اليومي في الليلة السابقة، إذا كنت تتطلع إلى الاستعانة بالتقويم لتنظيم الوقت فلتعلم أن التخطيط كل يوم في التقويم الخاص بك مُقدمًا يُوفر الوقت ويساعدك في بدء يوم جديد بمنظور واضح لما يجب القيام به لإنجاز مهامك، علاوة على ذلك يُمكنك تخصيص وقت محدد كل يوم؛ حيث تخطط لليوم التالي وجدولته في جدولك الزمني.
وبينما يُمكنك وضع الخطط في أي وقت من اليوم فإن جدولة اليوم التالي في الليل تُساعدك حقًا في تضمين جميع المعلومات الأساسية التي تحتاجها لليوم التالي، على سبيل المثال: أنت تعرف بالفعل ما هي الأحداث التي لديك في نهاية يوم معين ويُمكنك التخطيط لكيفية إدارة وقتك بناءً على الأحداث التي سوف تقع في اليوم التالي.
-
ترتيب أولويات المهام
عندما يتعلق الأمر بأهمية الاستعانة بالتقويم لتنظيم الوقت فاعلم أنه من الجيد تحديد أولويات الأحداث في التقويم الخاص بك عندما يكون لديك العديد من المهام المعلقة، ويُمكنك تحديد الأولويات بناءً على وزن المهمة أو المواعيد النهائية المعلقة.
وعند تحديد أولويات المهام في التقويم يُمكنك أيضًا استخدام رموز الألوان، على سبيل المثال: يُمكنك استخدام اللون الأحمر للمهام الأكثر إلحاحًا، والأصفر لمن لديهم مواعيد نهائية قريبة، والأخضر للمهام ذات تاريخ استحقاق أكثر استرخاءً، ويُمكنك أيضًا استخدام الرموز أو الأنظمة التنظيمية لإبراز المهام بناءً على مستوى أهميتها.
اقرأ أيضًا:
تنظيم جدول المهام اليومي.. كيف يُمكن ذلك؟
التغلب على التسويف.. خطوات مجربة
الالتزام بجدول العمل.. كيف يكون؟
تنظيم وقت الموظف.. أدوات مُهمة لزيادة الإنتاجية
تنظيم وقت المهام العاجلة.. كيف يُمكن ذلك؟
